Wie können
wir helfen?

Nach der Anmeldung führt dich der 4-Schritte-Assistent durch das Onboarding. Schließe ihn ab, danach erscheint die Setup-Checkliste (rechts unten) mit den wichtigsten Einstiegsaufgaben: <!-- screenshot: kb-erste-schritte -- ![Allt

Nach der ersten Anmeldung führt dich ein mehrstufiger Einrichtungs-Wizard durch die Grundkonfiguration: Begrüßung, Überblick über dein gebuchtes Paket und die Auswahl, welche Bereiche du zuerst sehen möchtest. <!-- screenshot: kb-onboa

Klienten sind die Grundlage jeder Planung. Den ersten legst du im Menü Klienten an. <!-- screenshot: kb-ersten-klienten-anlegen --  1. In der linken S

Das Dashboard ist deine Startseite nach der Anmeldung. Es bündelt die wichtigsten Zahlen und Schnellzugriffe. <!-- screenshot: kb-dashboard-verstehen -- 

Sobald mindestens ein Klient und ein Mitarbeiter angelegt sind, planst du den ersten Einsatz im Menü Einsatzplanung. <!-- screenshot: kb-ersten-einsatz-planen -- ![Alltagora-Dashboard: Den ersten Einsatz planen](/api/public/platform-a

Damit du Einsätze zuweisen kannst, brauchst du Mitarbeiter im System. Du legst sie direkt im Menü Mitarbeiter an. <!-- screenshot: kb-team-aufbauen -- ![Alltagora-Dashboard: Team aufbauen: Mitarbeiter hinzufügen](/api/public/platform-

Ihr gebuchter Plan bestimmt, welche Features verfügbar sind und welche Limits gelten (Anzahl Klienten, Mitarbeiter, Speicherplatz). <!-- screenshot: kb-plan-features-verwalten -- ![Alltagora-Dashboard: Plan, Features & Limits verwalten](/

Der Einrichtungs-Assistent führt Sie durch die Konfiguration Ihres Alltagora-Systems und öffnet sich bei jeder Anmeldung erneut, bis die Einrichtung abgeschlossen ist. Er ist in 4 Schritten aufgebaut und dauert ca. 2–3 Minuten. <!-- screen

Das Alltagora-Dashboard ist Ihr Kontrollzentrum. Das Disponent-Cockpit zeigt Echtzeit-Daten zur Einsatzplanung. <!-- screenshot: kb-dashboard-cockpit-verstehen -- ![Alltagora-Dashboard: Dashboard & Disponent-Cockpit verstehen](/api/public

Ihre Zahlungsmethode ist die Grundlage für die automatische Abrechnung Ihres Alltagora-Abos. Sie können diese jederzeit verwalten, ohne das Abo zu kündigen. <!-- screenshot: kb-zahlungsmethode-aktualisieren -- ![Alltagora-Dashboard: Zahlu

Den Aktiv-Status steuerst du direkt in der Klient-Detailansicht über den Status-Button neben dem Namen. <!-- screenshot: kb-klient-inaktiv-setzen -- ![Klienten-Verwaltung in Alltagora: Klient inaktiv setzen oder wieder aktivieren](/ap

Klicke im linken Menü auf Klienten, dann auf der Klientenliste oben rechts auf Neuer Klient. Das öffnet einen 4-Schritte-Assistenten (Grunddaten, Pflege-Setup, Betreuung, Bestätigung), Details dazu in Artikel 233 („Neuen Klient mit

Was ist der Klient-Wizard? <!-- screenshot: kb-klient-neu-anlegen-wizard --  Der Klient-Wizard ist ein geführter Proze

Was ist der Privatversicherungs-Tab? <!-- screenshot: kb-privatversicherung-und-tarif-hinterlegen --  Für Klienten mit

Was ist der Biografie-Tab? <!-- screenshot: kb-biografie-und-mdk-informationen-erfassen --  Die Biografie dokumentiert die pe

Was ist der Ärzte-Tab? <!-- screenshot: kb-behan-delnde-aerzte-und-fachkontakte-hinterlegen --  Die Ärzte eines Kliente

Klienten-Status verstehen <!-- screenshot: kb-klient-inaktiv-oder-pausierten-status-setzen --  Jeder Klient hat einen Status, der

Was ist der Stammdaten-Tab? <!-- screenshot: kb-klient-stammdaten-adresse-pflegen --  Im Stammdaten-Tab speichern Sie di

Was sind Abrechnungsgruppen? <!-- screenshot: kb-abrechnungsgruppen-und-kostentraegerregeln-definieren --  Ein K

Was ist der Notizen-Tab? <!-- screenshot: kb-notizen-und-nachtrag-system --  Notizen sind chronologisch sortierte Eint

Was ist die Klienten-Karte? <!-- screenshot: kb-klienten-karte-geografische-uebersicht --  Die Klienten-Karte is

Was ist der Medikamente-Tab? <!-- screenshot: kb-medikamentenplan-verwalten --  Der Medikamente-Tab dokumentiert alle vom Ar

Was ist der Angehörigen-Tab? <!-- screenshot: kb-angehoerage-und-notfallkontakte-erfassen --  Hier speichern Sie Familienmitgl

Den Pflegegrad pflegst du im Klient → Reiter Stammdaten → Bearbeiten → Sektion „Versicherung & Budget“. <!-- screenshot: kb-pflegegrad-aendern -- ![Klienten-Verwaltung in Alltagora: Pflegegrad eines Klienten ändern](/api/public/platfo

Was bedeuten Pflegegrad und Kostenträger? <!-- screenshot: kb-pflegegrad-und-versicherung-zuordnen --  Der Pfleg

Öffne den Klient → Reiter Stammdaten → Bearbeiten → Sektion „Versicherung & Budget“. Wähle die Pflegekasse aus der Liste (die gängigen deutschen Pflegekassen sind hinterlegt). Trage die Versicherungsnummer ein. <!-- screenshot: kb-

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-examiniert-vs-allgemein --  In Deutschland g

Den Status änderst du über Mitarbeiter → (Person) → Button Status oben rechts im Kopfbereich. Es stehen zur Auswahl: <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-deaktivieren-offboarding -- ![Mitarbeiter-Verwaltung in Alltagora: Mitarbeiter deakti

Welche Qualifikationen ein Mitarbeiter hat, pflegst du in seinem Profil unter Mitarbeiter → (Person) → Reiter Qualifikationen. Die Einträge dienen dem Nachweis, etwa gegenüber dem MDK. Auf die Zuweisung von Einsätzen wirken sie nicht: D

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-deaktivieren-archivieren --  Mitarbeiter-Status regel

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-schichtplan-erstellen --  Der Schichtplan (auch „Dienstplan“) ist die wöchen

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-anlegen-detail --  Hier erfahren Sie, wie Sie neue Mitarbeiter i

Wann ein Mitarbeiter eingeplant werden kann, pflegst du in seinem Profil. Öffne dazu Mitarbeiter → (Person) → Reiter Verfügbarkeiten. <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-verfuegbarkeit -- ![Mitarbeiter-Verwaltung in Alltagora: Verfügbarke

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-verfuegbarkeit --  Verfügbarkeitszeiten sind wöchentlich wiederkehrende Zeit

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-rollen-berechtigungen --  Alltagora nutzt ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem

Öffne den Mitarbeiter über Mitarbeiter → (Person) → Reiter Verfügbarkeiten (Gruppe „Arbeit“). Dort pflegst du wöchentliche Zeitfenster: <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-verfuegbarkeit-abwesenheit -- ![Mitarbeiter-Verwaltung in Alltagor

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-qualifikationen-zertifikate --  Hier erfahren Sie, wie Sie Qualifikationen und

Was ist dieser Artikel? <!-- screenshot: kb-abwesenheit-antrag-genehmigung --  Mitarbeiter beantragen Urlaub, Krankhe

Im Menü Mitarbeiter → Neu anlegen legst du Pflegekräfte/Büro an. Rollen: <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-anlegen --  - admi

Für: Administratoren Statt ein Konto für jede Person selbst anzulegen, lädst du sie per E-Mail ein. Die Person legt Namen und Passwort selbst fest. Einladung senden 1. Dashboard → Mitarbeiter öffnen. Der Abschnitt Mitarbeite

Was ist dieser Artikel? Ein Betreuungsdienst nach § 71 Abs. 1a SGB XI hat dieselben Personalfragen wie ein Pflegedienst: Welche Qualifikation braucht die Leitung, woraus ergibt sich die personelle Ausstattung, und wo steht das nachlesba

Im Menü Einsatzplanung → Wochenansicht klickst du auf einen leeren Zeitslot, um einen Einsatz zu erstellen: <!-- screenshot: kb-einsatz-planen -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Einsatz planen + Mitarbeiter zuweisen](/api/public/platfo

Die Einsatzplanung bietet drei Kalenderansichten zum Planen. <!-- screenshot: kb-wochenansicht-monatansicht-gantt --  Für: Büro

Dispatcher-Tagesüberblick: Schnelle Übersicht aller Einsätze <!-- screenshot: kb-dispatcher-tagesuebersicht -- 

Einen geplanten Einsatz sagst du im Menü Einsatzplanung ab. Storniert wird nur bei Status „geplant“: <!-- screenshot: kb-einsatz-absagen-stornieren -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Einsatz absagen / stornieren](/api/public/platform-a

Tour-Optimierung: Fahrtzeiten sparen <!-- screenshot: kb-tour-optimierung-nutzen --  Die Tour-Optimierung ordnet Einsätze automatis

Live-Karte & Disponent-Cockpit: Echtzeit-Übersicht <!-- screenshot: kb-live-karte-cockpit --  Das Disponent-Cockpit z

Tour planen: Tagesplan und Karte <!-- screenshot: kb-tour-planung-ubersicht --  Die Tourenplanung ist das zentrale Werkzeug zur Verwalt

Der Schichttausch zeigt Tauschanfragen zwischen Pflegekräften an, die Sie im Büro einsehen und beantworten. Eine neue Anfrage lässt sich über die Oberfläche derzeit nicht erstellen, wenden Sie sich dafür an den Support. <!-- screenshot: kb

Beim Planen siehst du die Auslastung deiner Mitarbeiter direkt in der Wochenansicht unter Einsatzplanung → Kalender → Woche. Über dem Kalender liegt pro Mitarbeiter eine kleine Leiste: <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-auslastung-pla

Zuordnung von Mitarbeitern zu Einsätzen ist zentral für die Planung. <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-einsaetzen-zuweisen --  Für: Büro und

Mitarbeiter-Auslastung: Wer hat zu viel zu tun? <!-- screenshot: kb-mitarbeiter-auslastung-sehen --  Die Auslastungs-Heatm

Die Leistungsart entscheidet, wer einen Einsatz bezahlt: die Pflegekasse, die Krankenkasse oder der Klient selbst. <!-- screenshot: kb-leistungsarten-typen -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Leistungsarten und Einsatztypen verstehen](/api/

Die Tour-Optimierung berechnet pro Mitarbeiter die kürzeste Route mit OSRM (Open-Source-Routing). Sie berücksichtigt: <!-- screenshot: kb-tour-optimierung -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Was macht die Tour-Optimierung?](/api/public/

Fahrtzeiten und Routing: Wie werden Zeiten berechnet? <!-- screenshot: kb-fahrtzeiten-routing-verstehen --  Wenn du ei

Regelmäßige Einsätze legst du als Serie an. <!-- screenshot: kb-serien-wiederkehrende-einsaetze --  Für: Büro und Verwaltung Schritt f

Jeder abgeschlossene Einsatz durchläuft einen Freigabe-Workflow, bevor er abgerechnet wird. <!-- screenshot: kb-einsatz-freigabe-workflow -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Einsatz-Freigaben: Workflow vom Entwurf zur Abrechnung](/api/publi

Welche Gemeinden und Stadtteile auf deiner Karte erscheinen, steuerst du unter Einstellungen → Bezirksverwaltung. Es gibt drei Reiter: <!-- screenshot: kb-bezirke-konfigurieren -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Bezirke für die Karte k

Einen Einsatz verschiebst du im Menü Einsatzplanung → Kalender per Drag-and-drop. Drag and drop zum Verschieben gibt es nur in der Wochenansicht. In der Gantt-Ansicht öffnet ein Klick auf den Block nur das Detail-Fenster. <!-- screensh

Die Karte erreichst du über den Button Live-Karte oben in der Klienten-Liste. Sie zeigt Klienten, Mitarbeiter und den Hauptstandort als Marker. <!-- screenshot: kb-live-karte-cockpit-nutzen -- ![Einsatzplanung in Alltagora: Live-K

Einsätze sind die Grundlage der Pflege-Planung. <!-- screenshot: kb-einsatz-erstellen-detail --  Für: Büro und Verwaltung Schritt für

Als Pflegekraft siehst du in Meine Einsätze deine Termine für heute. <!-- screenshot: kb-meine-einsaetze-pflegekraft --  Für:

Für: Büro & Verwaltung Hat eine Mitarbeiterin vergessen, die Zeiterfassung zu starten oder zu beenden, korrigierst du Beginn und Ende im Büro. Jede Änderung braucht eine Begründung und wird im Änderungsprotokoll gespeichert. Zeit n

Für: Büro & Verwaltung Fällt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter für einen Tag aus, verteilt Alltagora die geplanten Einsätze dieses Tages auf verfügbare Kolleginnen und Kollegen. Die Übernehmenden werden benachrichtigt. Ausfal

Die Medikamentengabe hältst du in der Pflegedokumentation fest, um Compliance und mögliche Verweigerungen zu dokumentieren. <!-- screenshot: kb-medikamentengabe-dokumentieren -- ![Pflegedokumentation in Alltagora: Medikamentengabe dokumen

Vitalwertmessungen dokumentierst du in der Pflegedokumentation, um Gesundheitsverlauf und Auffälligkeiten zeitnah zu erfassen. <!-- screenshot: kb-vitalwerte-erfassen -- ![Pflegedokumentation in Alltagora: Vitalwerte (Blutdruck, Puls, Tem

Ein Sturzprotokoll dokumentiert den Unfallhergang, Verletzungen und eingeleitete Maßnahmen zur Haftung und zukünftigen Prävention. <!-- screenshot: kb-sturzdokumentation-durchfuehren -- ![Pflegedokumentation in Alltagora: Sturz dokumentie

Fehler oder unvollständige Einträge in der Pflegedokumentation lassen sich nachträglich korrigieren. Alle Änderungen werden in der Audit-Historie festgehalten. <!-- screenshot: kb-dokumentation-nachtraeglich-bearbeiten -- ![Pflegedokument

Die Biografie erfasst persönliche und biografische Informationen des Klienten und unterstützt personenzentrierte Pflege sowie MDK-Bewertung. <!-- screenshot: kb-klient-biografie-mdk-erfassen -- ![Pflegedokumentation in Alltagora: Biografi

Die SIS (Strukturierte Informationssammlung) ist ein bundeseinheitliches Pflegeassessment nach dem Strukturmodell. Sie bildet die Grundlage der Pflegeplanung. <!-- screenshot: kb-sis-systematisch-ausfuellen -- ![Pflegedokumentation in All

Wunddokumentationen erfassen medizinische Befunde von Wunden mit detaillierten Metriken und Behandlungsangaben zur Verfolgung des Wundheilungsverlaufs. <!-- screenshot: kb-wunddokumentation-detail -- ![Pflegedokumentation in Alltagora: Wu

Monatliche Leistungsnachweise erzeugst du im Menü Leistungsnachweise. <!-- screenshot: kb-leistungsnachweis-pdf-erstellen --  1.

Pflegekräfte dokumentieren in der Mobile App direkt beim Klienten: <!-- screenshot: kb-pflegedokumentation --  1. Einsatz öffnen

In der SIS kannst du Einträge per Sprache aufnehmen statt zu tippen. Den Diktieren-Button findest du im Klient → Reiter „SIS“ an den Textfeldern (z.B. Feld A). <!-- screenshot: kb-voice-dokumentation-sprache -- ![Pflegedokumentati

Biografische Angaben pflegst du im Klient → Reiter „Biografie / MDK“. <!-- screenshot: kb-biografie-mdk-dokumentieren --  1.

Was ist DATEV-Export? DATEV ist das Standard-Format für Steuerberatung und Finanzbuchhaltung in Deutschland. Mit dem DATEV-Export können Sie alle Rechnungsdaten an Ihren Steuerberater oder Ihr Buchhaltungs-Programm übertragen. <!-- scre

Den Datenträgeraustausch mit den Krankenkassen verwaltest du auf der Seite DTA-Abrechnung §302/§105 im Tab EDIFACT-Lieferungen. Lieferungen entstehen aus dem Abrechnungs-Modul und durchlaufen pro Eintrag: <!-- screenshot: kb-dta-30

Für: Büro & Verwaltung <!-- screenshot: kb-paragraph45b-entlastungsbetrag-verstehen --  Der Entlastungsbetrag nac

Was macht diese Funktion <!-- screenshot: kb-dta-validierung-versand --  Die Validierungsfunktion prüft EDIFACT-Dateien auf Fehler,

Den USt-Modus legst du unter Einstellungen → Rechnungsvorlage beim Punkt Umsatzsteuer-Modus fest. Er bestimmt, wie neue Rechnungen voreingestellt werden: <!-- screenshot: kb-ust-modus-einstellen -- ![Abrechnung in Alltagora: Umsat

Was macht diese Funktion <!-- screenshot: kb-dta-lieferungen-reexport-korrektur --  Das Lieferungs-Protokoll dokumentiert

Was sind Rechnungsgruppen? Rechnungsgruppen heissen in der Oberfläche Abrechnungsgruppen / Kostenträger. Eine Gruppe beschreibt, wer eine Rechnung bekommt: Kostenträger-Typ, Empfänger-Name und -Adresse, optional IBAN und §-Text, dazu

Eine versendete Rechnung ist nach §14 UStG / GoBD unveränderbar. Im Tab Abrechnung → Rechnungen stehen dir zwei Wege offen: <!-- screenshot: kb-rechnung-korrigieren-stornieren -- ![Abrechnung in Alltagora: Rechnung korrigieren oder st

Was macht diese Funktion <!-- screenshot: kb-dta-lieferung-erstellen-edifact --  Mit dem DTA-Export erstellen Sie elektro

Für: Admin, IT-Leiter <!-- screenshot: kb-ti-kim-zertifikate-telematics --  Konfigurieren Sie Ihre Zugangsberechtigungen fü

Was ist der Datenträgeraustausch (DTA) Pflege- und Krankenkassen nehmen Abrechnungen nach § 105 SGB XI und § 302 SGB V nur als verschlüsselte EDIFACT-Datei an. Alltagora erzeugt diese Datei, signiert und verschlüsselt sie mit Ihrem ITSG

Was sind Rechnungspositionen? Positionen sind die einzelnen Leistungen auf einer Rechnung. Jede Position besteht aus Bezeichnung, Menge, Preis und ergibt einen Betrag. Sie können Positionen automatisch aus Einsätzen übernehmen oder manue

Für: Büro & Verwaltung <!-- screenshot: kb-budget-pro-klient-ueberwachen --  Jeder Klient hat ein monatliches und jä

Was macht diese Funktion <!-- screenshot: kb-mahnungen-erstellen-mahnstufen --  Mit der Mahnungsverwaltung können Sie überfällige

Statt Positionen manuell zu tippen, übernimmst du erbrachte Leistungen direkt in der Rechnungs-Anlage. Über Abrechnung → Neue Rechnung öffnest du die Anlage-Seite. Im Positionen-Bereich steht oben Erledigte Einsätze übernehmen mit e

Für: Büro & Verwaltung <!-- screenshot: kb-leistungsnachweis-zip-export-kostentraeger --  Zum Einreichen bei der Pfl

Für: Büro & Verwaltung <!-- screenshot: kb-leistungsnachweis-pruefung-genehmigung --  Leistungsnachweise durchlaufen vor der Kostener

Die Monatsansicht zeigt alle Betreuungsleistungen eines Monats in Kalenderform - ideal zur schnellen Übersicht und zum Planen von Einsätzen. <!-- screenshot: kb-leistungsnachweis-monatsansicht-nutzen -- ![Abrechnung in Alltagora: Monatsan

Im Menü Abrechnung legst du über Neue Rechnung eine Rechnung an und wählst den Empfänger. Für wiederkehrende Einzelrechnungen an einen Klienten richtest du im Tab Sammel eine Serienrechnung mit Intervall ein (z. B. monatlich):

Was macht diese Funktion <!-- screenshot: kb-dta-feldmappings-konfigurieren --  Die DTA-Code-Mappings sind Zuordnungsregeln, die Allt

Für: Admin, Compliance-Beauftragte <!-- screenshot: kb-datenschutz-dsgvo-loeschfristen --  Verwalten Sie DSGVO-Einwilligungen,

Für: Pflegekraft & Büro <!-- screenshot: kb-betreuungsleistungen-verwalten --  Betreuungsleistungen dokumentieren die tägli

Ein Leistungsnachweis dokumentiert die erbrachten Betreuungsleistungen eines Klienten pro Monat - notwendig für die Pflegekasse und als Nachweis der getätigten Arbeit. <!-- screenshot: kb-leistungsnachweis-erfassen -- ![Abrechnung in Allt

Was ist die Rechnungsvorlage? Die Rechnungsvorlage (Template) steuert das Aussehen aller Rechnungs-PDFs: Logo, Farbe, Brieffuß, Steuererklärung, Zahlungsbedingungen. Sie konfigurieren sie einmal. Alle neuen Rechnungen verwenden das Desig

Der §45b SGB XI Entlastungsbetrag beträgt aktuell 131 € pro Monat für jeden Pflegebedürftigen ab Pflegegrad 1. Er ist zweckgebunden: <!-- screenshot: kb-paragraph-45b -- ![Abrechnung in Alltagora: Was ist der §45b-Entlastungsbetra

Für: Admin & Büro <!-- screenshot: kb-budget-warnungen-konfigurieren-und-reagieren --  Die automatische Budg

Für: Büro & Verwaltung, Mitarbeitende in der App Kilometer und Fahrtzeit werden je Einsatz erfasst. Sind Sätze hinterlegt, erscheinen sie als eigene Positionen in der Rechnung. Rechne Fahrtkosten nur ab, wenn sie mit dem Klienten ver

Den §302-Datenträger für die Pflegekassen erstellst du im Tab Abrechnung → §302 Digital oder auf der Seite §302-Export. Pro Export legst du Zeitraum von und Zeitraum bis fest; Alltagora erzeugt eine CSV-Datenträgerdatei mit

Steuerliche und handelsrechtliche Fristen Rechnungen, Leistungsnachweise und Quittungen sind Buchungsbelege. Sie müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG). Bücher, Journale

Wo Sie den Kontenrahmen einstellen Unter Buchhaltung, Reiter DATEV-Einstellungen, wählen Sie SKR03 oder SKR04. Nehmen Sie den Rahmen, den Ihre Steuerkanzlei für Sie führt. Für: Administratoren (Berechtigung: admin) Was

Für: Büro & Verwaltung Ab Pflegegrad 2 dürfen Pflegebedürftige in häuslicher Pflege je Kalendermonat bis zu 40 Prozent des Sachleistungsbetrags für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag nutzen (§ 45a Abs. 4 SGB XI). Alltagora

Für: Admin, Büro Stand: Gesetzentwurf. Das Kabinett hat den Entwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG) am 30.09.2026 beschlossen. Verkündet ist er noch nicht, das Inkrafttreten ist für den 01.01.2027 geplant. Zahlen und Fristen k

Für: Büro & Verwaltung Eine Rechnung mit dem Empfängertyp Pflegekasse wird nur angelegt, wenn eine Pflegekasse hinterlegt ist. Ohne Pflegekasse weist Alltagora die Rechnung ab. Voraussetzung: Pflegekasse beim Klienten 1. Das

Mit der Abtretungserklärung tritt dein Klient seinen Anspruch auf Erstattung des Entlastungsbetrags an deinen Dienst ab. Du rechnest die erbrachten Leistungen dann direkt mit der Pflegekasse ab. Alltagora liefert dafür die Vorlage Abtretu

Für: Pflegekraft Die Touren-Ansicht zeigt dir deine Einsätze mehrerer Wochen, mit dem heutigen Tag hervorgehoben. Auf der Detailseite jedes Einsatzes findest du, wenn hinterlegt, einen Button zum Navigieren zur Adresse und einen zu

Alltagora nutzt du unterwegs auf drei Wegen: 1. Browser (iPhone + Android): Öffne https://alltagora.de/m/login direkt in Safari oder Chrome. Deine Organisation erkennt Alltagora an deiner E-Mail-Adresse. Die mobile Ansicht ist dafür

Für: Pflegekraft Über die Mobile-App erfasst du deine Arbeitszeit: Einfach die Schicht starten, wenn du beim Klienten ankommst, und beenden, wenn du gehst. Die genaue Dauer wird automatisch berechnet. Schicht starten 1. Gehe auf d

Die App funktioniert auch bei schlechter Verbindung weiter. Deine Tour wird lokal zwischengespeichert: Öffnest du Touren ohne Netz, siehst du die zuletzt geladenen Daten, auch wenn sie älter sind. Es gibt kein festes Alterslimit, angeze

Für: Pflegekraft, Büro, Admin Die Mobile-App erkennt deine Organisation automatisch anhand deiner E-Mail-Adresse. Falls du bei mehreren Organisationen arbeitest, wählst du die richtige aus. Schritt für Schritt 1. Öffne die Alltago

Für: Alle Benutzer (neue Installation) Beim ersten Login in die Mobile-App sieht du ein kurzes Onboarding mit zwei wichtigen Schritten: Push-Benachrichtigungen und Offline-Modus. Beide kannst du sofort aktivieren oder später ei

Für: Pflegekraft, Büro Der Mobile-Chat ist eine Schnell-Kommunikation mit deinem Team: Fragen, Änderungsmitteilungen, Notizen, alles über die App, ohne E-Mail oder Telefon. Schritt für Schritt 1. Öffne die App und tippe auf

Für: Pflegekraft Krank geworden oder brauchst frei? Reiche deine Abwesenheit direkt mobil ein. Das Büro-Team wird sofort benachrichtigt und kann die Schichten neu organisieren. Schritt für Schritt 1. Öffne die App und tippe au

Für Pflegekräfte unterwegs gibt es die Alltagora-App für Android. Sie wird aktuell als APK-Datei zur Direktinstallation bereitgestellt (noch nicht über den Google Play Store). So installierst du sie: 1. Die bereitgestellte APK-D

Für: Pflegekraft, Büro, Admin Dein Profil-Bereich zeigt deine Account-Infos und lässt dich deine angemeldeten Geräte verwalten. Falls du die App auf mehreren Handys nutzt, oder ein altes Gerät verlierst, kannst du Sitzungen spe

Deine Einsätze siehst du in der App unter Touren. Die Liste ist chronologisch nach Uhrzeit sortiert. Pro Stopp werden angezeigt: - Uhrzeit des Einsatzes - Name des Klienten Über Details zu einem Stopp gelangst du zur Einsatz-

Für: Pflegekraft, Büro, Admin Die Heute-Ansicht ist dein persönliches Cockpit: Sie zeigt alle deine Schichten und Einsätze für den heutigen Tag, sortiert nach Status (aktiv → anstehend → erledigt). Schritt für Schritt 1. Nach

Für: Pflegekraft Falls es beim Klienten zu einer akuten Situation kommt: Die Notfall-Funktion sendet sofort einen Alarm an alle Büromitarbeiter mit deinem aktuellen Standort. Es gibt dafür zwei Wege mit leicht unterschiedlichem

Wie eine Anfrage entsteht Eine Pflegekraft öffnet in der App den eigenen Einsatz und tippt auf Schicht tauschen. Sie wählt eine Kollegin oder einen Kollegen aus der Team-Liste aus und kann eine kurze Nachricht dazuschreiben. Für ein

Für: Pflegekraft, Büro, Admin Die PIN öffnet die gesperrte App, wenn dein Handy keinen Fingerabdruck oder keine Gesichtserkennung nutzen kann oder es nicht klappt, zum Beispiel mit nassen Händen oder in Handschuhen. Sie schützt die Dat

Für: Pflegekraft Die Unterschrift des Klienten bestätigt, dass die Leistung erbracht wurde. Du holst sie direkt am Handy ein, ohne Papier. Schritt für Schritt 1. Öffne den Einsatz in der App (über Heute oder Tour auf den E

Für: Pflegedienste (Pflege/Kombi) <!-- screenshot: kb-leistungskatalog-pflege-preise --  Verwalten Sie Ihre Leistungskomplexe mit Punktwe

Alltagora bietet schnelle Tastatur-Navigation (analog Gmail): <!-- screenshot: kb-tastatur-shortcuts --  - ?: diese Shortcut-Übersicht öffn

Für: Admin (die Seite selbst ist derzeit nicht für Büro freigeschaltet, obwohl die API es erlauben würde) <!-- screenshot: kb-adressbuch-aerzteapotheken -- ![Einstellungen in Alltagora: Adressbuch (Ärzte, Apotheken, Behörden) verwalte

Für: Büro, Admin <!-- screenshot: kb-textbausteine-dokumentation --  Erstellen Sie wiederverwendbare Texte für Dokumentation, Anamn

Für: Admin (Schriftgröße ist zusätzlich unter Profil für alle Rollen einstellbar, Theme über den Umschalter im Header für alle Rollen; die Sidebar-Einstellung ist derzeit nur über diese admin-only Seite erreichbar) <!-- screenshot: kb-

Für: Admin <!-- screenshot: kb-rechnungs-einstellungen-zahlung --  Konfigurieren Sie Rechnungs-Struktur (Präfix, Zahlungszie

Unter Einstellungen → Firmendaten trägst du deine Stammdaten ein: <!-- screenshot: kb-firmendaten-anpassen --  - Firmenname (erscheint auf R

Für: Admin <!-- screenshot: kb-email-vorlagen-anpassen --  Passen Sie automatische E-Mail-Inhalte (Rechnungen, Mahnungen, Termine) an Ihre Kommuni

Für: Admin <!-- screenshot: kb-bezirke-touren-konfigurieren --  Definieren Sie, welche geografischen Regionen (Bundesländer, La

Über die Seitenleiste erreichst du Einstellungen → Branding. Hier passt du das Erscheinungsbild über die Firmendaten hinaus an: <!-- screenshot: kb-branding-white-label-einrichten -- ![Einstellungen in Alltagora: Branding & White-Labe

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen legst du je Kategorie fest, ob du sie per E-Mail und/oder Push erhältst: <!-- screenshot: kb-benachrichtigungen-einstellen -- ![Einstellungen in Alltagora: Benachrichtigungen konfigurie

Die fest vorgegebenen Systemrollen sind admin (voller Zugriff), buero (Klienten, Einsätze, Abrechnung, Berichte), pflegekraft (eigene Einsätze, Doku) und examiniertepflegekraft (Sub-Rolle von pflegekraft zur Kennzeichnung;

Für die Telematikinfrastruktur richtest du Konnektor und Karten unter Einstellungen → TI / KIM ein. Ab 01.12.2026 sind §302 SGB V / §105 SGB XI-Abrechnungen über KIM Pflicht. <!-- screenshot: kb-ti-kim-einrichten -- ![Import & Int

Telematik-Infrastruktur (TI) und KIM-E-Mail einrichten <!-- screenshot: kb-ti-kim-konfiguration --  Die Telem

Steuerberater-Zugang einrichten (Lese-Zugriff) <!-- screenshot: kb-steuerberater-zugang-einrichten --  Sie können ein

Apotheken-Bestellungen erstellen und verwalten <!-- screenshot: kb-apotheken-bestellungen --  Alltagora ermöglicht es

Deine Rechnungen übergibst du dem Steuerberater oder der Betriebsprüfung über die Abrechnung: Zeitraum wählen, Button DATEV-Export klicken, die Datei wird heruntergeladen. Für den GoBD-Z3-Export nutzt du weiterhin die Buchhaltung

Klienten und Mitarbeiter per CSV importieren <!-- screenshot: kb-csv-import-klienten --  Mit dieser Funktion laden Sie

Wenn du deine Buchhaltung über Lexware Office führst, verbindest du beide Systeme unter Einstellungen → Lexware (auch über den Lexware-Button im Abrechnungsbereich erreichbar): <!-- screenshot: kb-lexware-anbindung -- ![Import & I

Kontoauszug-Import und Zahlungsabgleich <!-- screenshot: kb-kontoauszug-import-zahlungsabgleich --  Alltagora gleicht automa

Eingangsrechnungen (XRechnung) erfassen und abgleichen <!-- screenshot: kb-eingangsrechnungen-erfassen --  Al

Deine DSGVO-Rechte <!-- screenshot: kb-dsgvo-datenexport-loesch-anfrage --  Gemäß Datenschutz-Grundverord

Deine Betroffenenrechte nimmst du unter Datenschutz (Seitenleiste, Eintrag Datenschutz) wahr: <!-- screenshot: kb-dsgvo-datenexport-loeschung -- ![Berichte und Auswertungen in Alltagora: DSGVO: Daten exportieren oder Löschung bean

Was sind Arbeitszeiten-Berichte? <!-- screenshot: kb-berichte-arbeitszeiten-auswertung --  Der Arbeitszeiten-B

Was ist der MDK-Bericht? <!-- screenshot: kb-mdk-qualitaetsbericht-erstellen --  Der MDK-Bericht ist eine Volls

Hilfe findest du jederzeit über Hilfe & Support (Eintrag Hilfe & Support in der Seitenleiste). Die Seite bündelt mehrere Wege: <!-- screenshot: kb-support-kontaktieren -- ![Berichte und Auswertungen in Alltagora: Den Support konta

Was ist die Wissensdatenbank? <!-- screenshot: kb-wissensdatenbank-durchsuchen --  Die Wissensdatenbank (KB) ist ei

Was ist das Angehörigen-Feedback-Dashboard? <!-- screenshot: kb-feedback-angehoerige-verwalten --  Das Feedback-D

Was sind interne Nachrichten? <!-- screenshot: kb-interne-nachrichten-nutzen --  Interne Nachrichten ermöglichen si

Was ist QPR 2026? <!-- screenshot: kb-qpr-compliance-status-pruefen --  QPR (Qualitätsprüfungs-Richtlinien) ist ein

Was sind KPIs? <!-- screenshot: kb-statistiken-kpis-lesen --  KPIs (Key Performance Indicators) sind die wichtigsten L

Die meisten Antworten findest du direkt auf der Seite Hilfe & Support, ohne den Support kontaktieren zu müssen. <!-- screenshot: kb-hilfe-durchsuchen -- ![Berichte und Auswertungen in Alltagora: Die Wissensdatenbank durchsuchen](/api/

Was ist Live-Chat? <!-- screenshot: kb-live-chat-support-starten --  Der Live-Chat ermöglicht dir direkten, synchronen Ko

Hilfe findest du jederzeit über Hilfe & Support (Link unten in der Seitenleiste): <!-- screenshot: kb-support-ticket-livechat -- ![Berichte und Auswertungen in Alltagora: Support-Ticket erstellen oder Live-Chat nutzen](/api/public/pla

Für Anliegen, die schriftlich besser aufgehoben sind, erstellst du ein Ticket auf der Seite Hilfe & Support. <!-- screenshot: kb-support-ticket-erstellen -- ![Berichte und Auswertungen in Alltagora: Ein Support-Ticket erstellen](/api/