Häufige Fragen

Ja, den Basis-Tarif: 60 Tage kostenlos, für die ersten 10 Betriebe 6 Monate, für bis zu 25 Klienten und 3 Mitarbeitende, keine Kreditkarte erforderlich. Enthalten: Klientenverwaltung, Einsatzplanung, Betreuungsdokumentation, §45b Budget-Tracking, interne Nachrichten sowie Rechnungen an Pflegekasse und Privatzahler (ohne Mahnwesen). Danach ist die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs nötig.

Basis (60 Tage kostenlos, erste 10 Betriebe 6 Monate) eignet sich für Einzelbetreiber im Aufbau, bis 25 Klienten. Einstieg (ab 99 €/Monat, Kassen-DTA braucht ein eigenes ITSG-Zertifikat, Kauf direkt bei der ITSG, 79 € netto, 94,01 € mit USt im Jahr, kein Teil unseres Preises) für kleine bis mittlere Dienste ohne Klientenbegrenzung, mit §45b-Abrechnung, Kassenversand per E-Mail an hinterlegte Kassenadressen, Zahlungsabgleich per Kontoauszug, Mahnwesen und der Erzeugung verschlüsselter §105-Dateien (der Versand braucht ein eigenes ITSG-Zertifikat des Dienstes). Enterprise eignet sich für Organisationen, die Tourenoptimierung und Schichttausch brauchen.

Nein. Der Monatsplan ist jederzeit ohne Frist kündbar und läuft bis zum Ende der bezahlten Periode. Beim Jahresplan sparen Sie bis zu 20 % gegenüber der monatlichen Zahlung. Er verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern Sie ihn nicht vor dem Verlängerungstermin kündigen. Der Basis-Tarif ist 60 Tage kostenlos, für die ersten 10 Betriebe 6 Monate. Vom Basis-Tarif lässt sich jederzeit in den Einstieg wechseln, die Abrechnung erfolgt anteilig.

Ja. Vom Basis-Tarif lässt sich jederzeit in den Einstieg wechseln, die Abrechnung erfolgt anteilig. Enterprise richten wir auf Anfrage ein.

Nein. Weder für den Basis-Tarif noch für kostenpflichtige Pläne gibt es eine Einrichtungsgebühr, versteckte Kosten oder Transaktionsgebühren. Sie zahlen nur den Monatsbeitrag Ihres Tarifs, und beim Basis-Tarif in den ersten 60 Tagen (für die ersten 10 Betriebe 6 Monate) gar nichts.

Ja, per CSV oder Excel über den Import-Assistenten mit Spaltenzuordnung, in allen Plänen. Das Restbudget des laufenden Jahres (§45b samt Vorjahresübertrag, Verhinderungs- und Kurzzeitpflege) übernehmen Sie als Verbrauch bis Stichtag gleich mit. Leistungsnachweise, Einsätze und Dienstpläne werden nicht importiert. Die Übernahme erledigen Sie selbst, einen Migrationsdienst bieten wir nicht an.

§45b SGB XI regelt den Entlastungsbetrag von 131 €/Monat (seit 01/2025), den Pflegebedürftige für anerkannte Betreuungsdienste erhalten. In Alltagora ist Standard die Kostenerstattung: die Rechnung geht an den Klienten. Bei Abtretung rechnen Sie direkt mit der Pflegekasse ab. Alltagora unterstützt Sie dabei mit Budget-Tracking und Rechnungen in allen Plänen (auch Basis). Mahnwesen, Zahlungsabgleich und Kassen-DTA kommen ab Einstieg dazu.

Im Basis-Tarif ist die §45b-Budgetübersicht inklusive: Sie sehen je Klient das Entlastungsbudget mit Monats- und Jahresstand und können den Betrag pflegen. Leistungsnachweise und Rechnungen an die Pflegekasse sind ebenfalls enthalten. Mahnwesen und Zahlungsabgleich gibt es ab dem Einstieg-Tarif.

Alltagora enthält ein Verzeichnis der gesetzlichen Pflegekassen mit IK-Nummer. Eine zentrale Liste von Rechnungsadressen pflegen wir nicht: Standard ist die Kostenerstattung, bei der die Rechnung an den Klienten geht und er sie selbst bei seiner Kasse einreicht. Rechnen Sie direkt mit Abtretung ab, hinterlegen Sie Anschrift und E-Mail der Kasse selbst unter Pflegekassen. Private Kassen und Kostenträger legen Sie dort ebenfalls an.

Das Budget-Modul zeigt für jeden Klienten den Monatsverbrauch und die Jahresübersicht. Sie sehen auf einem Blick, wer noch Budget hat. Das Modul ist in allen Tarifen enthalten, auch im Basis-Tarif.

Ja, im Tarif Einstieg. Alltagora erzeugt und verschlüsselt Abrechnungsdaten im §105-DTA-Format. Für den Versand benötigen Sie ein eigenes ITSG-Zertifikat (79 € zzgl. MwSt. im Jahr, direkt bei der ITSG) und eine Anmeldung bei den Pflegekassen mit Ihrem Institutionskennzeichen (IK). Bis dahin reichen Sie per Portal oder Post ein.

Alltagora läuft vollständig im Browser: auf Desktop (Windows, Mac, Linux) und auf mobilen Geräten (iOS, Android). Es ist keine Installation erforderlich. Die Oberfläche ist für alle Bildschirmgrößen optimiert. Sie können die App als PWA auf dem Smartphone-Homescreen speichern.

Die Einsatzplanung zeigt einen Wochen- und Monatskalender. Sie weisen Mitarbeitern Klienten und Zeitfenster zu. Beim Anlegen prüft das System Doppelbelegungen und genehmigte Abwesenheiten, Sie können die Warnung bewusst übersteuern, das wird protokolliert. Im Einstieg-Tarif sind außerdem Serieneinsätze enthalten: Sie legen wiederkehrende Einsätze als Serie an und beenden sie, Änderungen und Pausen erfolgen derzeit durch Beenden und Neuanlegen.

Im Enterprise-Tarif exportieren Sie Rechnungen für DATEV als Datei (Buchungsstapel im Format EXTF als CSV, mit SKR03 oder SKR04) und übertragen sie per Schnittstelle an Lexware. Eine direkte DATEV-Schnittstelle gibt es nicht. In allen Tarifen können Rechnungen als PDF exportiert und Daten per CSV weitergegeben werden.

Basis: 3 aktive Mitarbeiter, bis 25 Klienten (60 Tage kostenlos, erste 10 Betriebe 6 Monate). Einstieg und Enterprise: keine Grenze für Klienten und Mitarbeiter. Jeder Benutzer hat eine eigene Rolle (Administrator, Büro, Pflegekraft, examinierte Pflegekraft).

Alltagora kennt vier Rollen für Mitarbeitende: Administrator (voller Zugriff), Büro (Planung und Abrechnung), Pflegekraft und examinierte Pflegekraft (eigene Einsätze und Dokumentation). Jede Rolle sieht nur die für sie freigegebenen Bereiche.

Anwendung und Datenbank laufen auf Servern in deutschen Rechenzentren. Einzelne Dienstleister (Zahlung, KI-Funktionen, Push) sitzen in den USA und sind im AVV aufgeführt. KI-Anfragen gehen an Anthropic in den USA. Aus der Pflege- und Betreuungsdokumentation senden wir derzeit keine Daten dorthin, also weder Gesundheitsdaten noch Namen von Klientinnen und Klienten. Schreiben Sie solche Angaben deshalb auch nicht in den Support-Chat.

Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO schließen Sie online ab, Ihre Zustimmung wird mit Zeitpunkt und Fassung protokolliert. Stamm- und Einsatzdaten exportieren Administratoren während der Vertragslaufzeit selbst. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für den Einsatz liegt beim jeweiligen Pflegedienst.

Personenbezogene Felder von Klienten werden einzeln mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, Sicherungen sind verschlüsselt, die Übertragung läuft über TLS mit HSTS. Der Datenträger des Servers ist nicht zusätzlich verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert.

Während der Vertragslaufzeit exportieren Administratoren die Daten selbst als JSON und CSV. Nach einer Kündigung bewahren wir Ihre Daten 30 Tage auf und liefern den Export auf Anfrage. Danach löschen wir, was nicht aufbewahrt werden muss.

Ja. Vollständige automatisierte Backups werden täglich erstellt und lokal 14 Tage, außer Haus bis zu 30 Tage aufbewahrt. Administratoren können die Daten während der Vertragslaufzeit unter Einstellungen, Datenschutz & DSGVO als Gesamtexport herunterladen.

Ihre Mitarbeitenden sehen nur, was ihre Rolle erlaubt. Personal von Alltagora kann sich nur dann in Ihr Konto anmelden, wenn Sie den Support-Zugriff unter Einstellungen, Datenschutz & DSGVO freigeben. Bei neuen Konten ist er ausgeschaltet. Jede Support-Sitzung braucht einen dokumentierten Grund, steht im Audit-Log und endet nach 30 Minuten.

Sie erreichen den Support per E-Mail, Telefon und WhatsApp. Die Kontaktdaten stehen auf der Kontaktseite.

Ja. Auf Anfrage führen wir Sie per Videocall in Alltagora ein.