Mahnungen erstellen und Mahnstufen verwalten

Was macht diese Funktion

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Mit der Mahnungsverwaltung können Sie überfällige Rechnungen systematisch mahnen und mehrere Mahnstufen anlegen, um den Zahlungsverzug zu eskalieren. Jede Mahnung kann mit einer separaten Mahngebühr versehen und per E-Mail versendet werden.

Für: Büro & Verwaltung (Berechtigungen: admin, buero). Die Standard-Mahngebühren unter Auto-Mahnwesen kann nur admin lesen und ändern

Schritt für Schritt

Mahnungen anzeigen

1. Navigieren Sie zu Dashboard → Abrechnung
2. Wählen Sie den Tab Mahnungen
3. Die Tabelle zeigt alle bestehenden Mahnungen mit Rechnungsnummer, Mahnstufe, Klientendaten, Frist bis, Betrag, Mahngebühr und Status

Mahnung versenden

1. Im Tab Mahnungen suchen Sie die gewünschte Mahnung
2. Klicken Sie auf das Versenden-Symbol (Papierflugzeug) am rechten Ende der Zeile
3. Das System versendet die Mahnung per E-Mail
4. Status ändert sich zu versendet

Mahnstufen und Eskalation

Eine typische Mahnung enthält:

• Rechnungsnummer: Bezug zur Originalrechnung
• Mahnstufe: Numerische Eskalation (1, 2, 3, ...)
• Betrag: offener Rechnungsbetrag zum Zeitpunkt der Mahnung (Bruttobetrag abzüglich bereits gezahlter Beträge) zuzüglich Mahngebühr
• Mahngebühr: frei einstellbar bis EUR 50 je Stufe (System-Standard: EUR 0 / EUR 5 / EUR 10)
• Frist bis: Neue Zahlungsfrist (YYYY-MM-DD)

Beispiel einer 2-Stufen-Eskalation:

• Mahnung I: EUR 500 + EUR 3 Gebühr, Frist +14 Tage
• Mahnung II: EUR 500 + EUR 5 Gebühr, Frist +7 Tage

Tipps

• Konfigurieren Sie Standard-Mahngebühren über Dashboard → Abrechnung → Tab Mahnungen → Button Auto-Mahnwesen. Der Button ist nur im Tab Mahnungen sichtbar
• Versichern Sie sich, dass E-Mail-Adressen der Klienten hinterlegt sind
• Überwachen Sie den Status, um zu sehen, ob Mahnungen versendet und Rechnungen bezahlt wurden

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Klient bezahlt, während mehrere Mahnungen offen sind?

Wenn eine Zahlung eingeht, werden alle zugehörigen Mahnungen automatisch auf Status bezahlt gesetzt.

Kann ich eine versendete Mahnung löschen?

Nein. Versendete Mahnungen sind für das Audit-Trail unveränderlich, und auch der Status lässt sich nicht von Hand ändern. Er wechselt automatisch auf „versendet“ beim Versand und auf „bezahlt“, sobald die zugehörige Rechnung als bezahlt markiert wird.

Wie viele Mahnstufen sollte ich verwenden?

Typischerweise: Mahnung I (14 Tage nach Fälligkeit), Mahnung II (7 Tage später), optional Mahnung III vor rechtlichen Schritten.

Mahnung erstellen

Eine Mahnung erstellst du im Tab Abrechnung → Mahnungen oder über das Aktionsmenü einer versendeten oder überfälligen Rechnung mit Mahnung erstellen. Die nächste Mahnstufe wird automatisch ermittelt. Über den Knopf Auto-Mahnwesen aktivierst du das automatische Mahnwesen und hinterlegst pro Mahnstufe „Nach Tagen“ und „Gebühr (EUR)“.