Abrechnung & §45b

DATEV-Export: Rechnungsdaten für Finanzbuchhaltung und Steuerberater

Was ist DATEV-Export?

DATEV ist das Standard-Format für Steuerberatung und Finanzbuchhaltung in Deutschland. Mit dem DATEV-Export können Sie alle Rechnungsdaten an Ihren Steuerberater oder Ihr Buchhaltungs-Programm übertragen.

Für: Administration (zusammen mit Steuerberater/Buchhalter)

Export erstellen

DATEV-Export ist eine Enterprise- und Ultimate-Funktion. Administratoren mit passendem Tarif klicken in der Abrechnung auf den Button DATEV-Export, wählen den Zeitraum, die Datei wird heruntergeladen.

Die Datei heißt dann zum Beispiel „EXTF_Buchungsstapel_T7_2026-06-01_2026-06-30.csv“; die Nummer hinter dem T ist Ihre Mandanten-Nummer.

Datei-Inhalt

Die CSV-Datei enthält je Rechnung eine Buchungszeile im DATEV-EXTF-Format: Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Währung, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 (Rechnungsnummer), Belegfeld 2 (Storno-Referenz) und Buchungstext. Die genaue Struktur steht unter „CSV-Struktur“ weiter unten.

Datei weitergeben

Option 1: An Steuerberater

Laden Sie die CSV-Datei herunter
Senden Sie sie per E-Mail an Ihren Steuerberater
Dieser importiert sie in sein Buchhaltungs-Programm

Option 2: Ins Buchhaltungs-Programm importieren

Öffnen Sie Ihr Buchhaltungs-Programm (z.B. Lexware, WISO, sevDesk)
Gehen Sie zu „Datei → Importieren“ oder „DATEV-Import“
Wählen Sie die heruntergeladene CSV-Datei
Folgen Sie den Import-Schritten
Die Rechnungen werden als Debitoren-Rechnungen eingefügt

Format-Details

Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04

Unter Buchhaltung, Reiter DATEV-Einstellungen, wählen Sie den Kontenrahmen. Nehmen Sie den Rahmen, den Ihre Steuerkanzlei für Sie führt. Dieselbe Kontonummer bedeutet in SKR03 und SKR04 etwas anderes (1200 ist in SKR03 die Bank, in SKR04 die Forderungen).

Vorbelegung ab Werk:

Steuerfrei (§ 4 Nr. 16 UStG): Pflegekasse, § 45b, § 39, § 42, Privatzahler Pflege und Privatzahler Betreuung, alle auf SKR03 8100, SKR04 4100 („Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 ff. UStG“)
Steuerpflichtig 19 % (nur Sonstiges, von der Steuerkanzlei im Einzelfall zu prüfen): SKR03 8400, SKR04 4400
Forderungen: SKR03 1410, SKR04 1210 („Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent“)
Die Erlöskonten sind DATEV-Automatikkonten. Die Umsatzsteuer ergibt sich aus dem Konto, der Export schreibt deshalb keinen BU-Schlüssel.

Beim Wechsel des Rahmens stellt Alltagora nur die Standard-Zuordnungen um. Zuordnungen, die Sie im Reiter Konto-Mapping selbst geändert haben, bleiben stehen und werden in der Meldung genannt. Prüfen Sie diese danach. Den SKR45 nach der Pflege-Buchführungsverordnung bietet Alltagora derzeit nicht an.

Mehr dazu im Ratgeber Kontenrahmen im Pflegedienst und im Glossar unter Kontenrahmen.

Zahlungseingänge sind nicht enthalten; die bucht Ihr Steuerberater aus dem Kontoauszug

CSV-Struktur

Die Datei ist ein DATEV-EXTF-Buchungsstapel (Formatversion 7.0), ISO-8859-15 kodiert, Semikolon als Trenner, Komma als Dezimalzeichen. Sie enthält je Buchung: Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Währung, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 (Rechnungsnummer), Belegfeld 2 (Storno-Referenz) und Buchungstext.

Besonderheiten

Nur versendete Rechnungen

Nur Rechnungen mit Status „versendet“, „bezahlt“, „überfällig“ oder „storniert“ werden berücksichtigt
Entwürfe bleiben außen vor

Korrekturrechnungen

Werden separat aufgelistet
Referenzieren die Original-Rechnungsnummer
Erscheinen als Sturzbuchung: Soll und Haben sind getauscht, der Betrag bleibt positiv

Mehrfach-Export

Sie können den Export mehrfach mit gleichen Daten machen. Ein Duplikat-Check im Buchhaltungs-Programm verhütet Doppel-Einträge.

Häufige Fragen

F: Wie oft sollte ich DATEV-Export machen?
A: Typisch monatlich (zum Monatsende). Fragen Sie Ihren Steuerberater nach seinem Rhythmus.

F: Was ist der Unterschied zu CSV-Export?
A: CSV-Export ist ein einfaches Format für Excel/Sheets. DATEV ist das Standard-Buchhalter-Format mit fester Struktur.

F: Können Zahlungen automatisch importiert werden?
A: Ja, falls Sie den Kontoauszug-Import konfigurieren (separates Feature). Der Buchhalter kann dann Zuordnungen prüfen.

F: Sind alle Daten in der Datei enthalten?
A: Die wichtigsten Rechnungs-Metadaten ja. Details (z.B. einzelne Positionen) müssen separat geprüft werden (im Alltagora-PDF sichtbar).

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