Mitarbeiter deaktivieren, beurlauben oder archivieren

Was ist dieser Artikel?

<!-- screenshot: kb-mitarbeiter-deaktivieren-archivieren -->

Mitarbeiter-Status regeln die Verfügbarkeit und Zugriffe. Hier erfahren Sie die Unterschiede zwischen Deaktivieren, Beurlauben, Suspendieren und Archivieren, und wann Sie welche Option nutzen.

Für: Admin | Wichtig: Manche Status-Änderungen sind teilweise irreversibel. Lesen Sie sorgfältig durch.

Die fünf Status im Überblick

1. Aktiv (Normal-Status)

Bedeutung: Mitarbeiter ist einsatzfähig und kann sich anmelden.

• ✅ Kann Einsätze planen + absolvieren
• ✅ Sieht Mobile-App + Portal
• ✅ Kann Abwesenheits-Anträge stellen
• ✅ Taucht in Schichtplänen auf

Standard bei Neuanlage.

2. Inaktiv (Kurzfristig offline)

Bedeutung: Mitarbeiter ist momentan nicht verfügbar (z.B. Krankheitsausfall, Sonderurlaub), wird aber erwartet zurückzukommen.

• ❌ Kann sich nicht anmelden
• ❌ Ist nicht in der Schichtplan-Planung sichtbar
• ✅ Historische Daten bleiben erhalten
• ⏱️ Kann jederzeit wieder auf „Aktiv“ gesetzt werden

Beispiel: Mitarbeiter hat corona-verdacht (2 Wochen Isolation erwartet) → Status „Inaktiv“ → nach Test Rückkehr auf „Aktiv“.

Häufig verwechselt mit: „Abwesenheit“ (siehe Abwesenheits-Artikel). Inaktiv-Status ist Administrative Sperre, Abwesenheit ist ein Zeitraum-Eintrag.

3. Beurlaubt (Zeitgesteuert inaktiv)

Bedeutung: Mitarbeiter ist für einen längeren, bekannten Zeitraum nicht verfügbar (z.B. Elternzeit, Sabbatical). Das System erwartet eine Rückkehr-Datum.

• ❌ Kann sich nicht anmelden
• ❌ Ist in der Planung unsichtbar
• ✅ Sie geben ein Von-Datum + Bis-Datum ein
• ✅ Am Bis-Datum wird der Status automatisch nicht zurückgesetzt (Erinnerung für Admin)
• ✅ Historische Daten + Verträge bleiben aktiv

Zusatzfeld: Optional Notiz (z.B. „Elternzeit bis 30.6.2026“).

Rückkehr: Admin oder Büro setzt Status manuell zurück auf „Aktiv“ + optional mit neuem Rückkehr-Datum.

Beispiel:

• Mitarbeiter: „Ich gehe in Elternzeit ab 15.3.2026, Rückkehr 15.9.2026“
• Admin: Status-Modal → „Beurlaubt“, Von: 15.3.2026, Bis: 15.9.2026 → Speichern
• Im Mitarbeiter-Profil: Rückkehr in 87 Tagen (Countdown sichtbar)

4. Suspendiert (Lock-Out, reversibel)

Bedeutung: Mitarbeiter ist sofort und bis auf Weiteres disziplinarisch oder rechtlich gesperrt. Meist vorbereitet zur Beendigung.

• ❌ Kann sich NICHT anmelden (Login-Block)
• ❌ Ist aus Planung entfernt
• ⚠️ Kann durch Admin oder Büro zurückgesetzt werden („Wiedereinstieg“)
• ✅ Historische Daten + Verträge bleiben (Audit-Trail)

Notiz empfohlen: Z.B. „Verhaltensauffälligkeiten, Personalrat informiert“, „Verdacht auf Missbrauch, Ermittlung läuft“.

Rückkehr: Admin oder Büro können den Status manuell wieder auf „Aktiv“ setzen.

Häufig vorlagernd zu: → Status „Archiviert“ (finale Beendigung).

5. Archiviert (Endgültig raus)

Bedeutung: Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen (Kündigungsdatum überschritten). Der Datensatz bleibt zu Audit-Zwecken erhalten, aber der Mitarbeiter ist komplett unsichtbar aus den aktiven Betrieben.

• ❌ Kann sich NICHT anmelden
• ❌ Taucht NICHT in Mitarbeiterlisten auf (Filter: „Nur aktive“)
• ✅ Kann von Admin oder Büro über den normalen Status-Dialog wieder auf „Aktiv“ gesetzt werden, ohne DB-Eingriff
• ✅ Historische Daten + Verträge bleiben zu Compliance-Zwecken
• ✅ Audit-Log trägt Archivierung und Admin ein

Warnung im Dialog: „Archivierte Mitarbeiter werden aus aktiven Listen ausgeblendet.“

Status-Wechsel durchführen

Methode 1: Schnell im Überblick

1. Öffnen Sie Dashboard → Mitarbeiter (Übersichts-Liste)
2. Finden Sie den Mitarbeiter
3. Klicken Sie auf die Reihe → Aktionen-Menü (drei Punkte oben rechts in Mobile, oder Spalte „Aktionen“ am Ende in Desktop)
4. Wählen Sie neuen Status: „Aktivieren“, „Deaktivieren“, „Beurlauben“, „Suspendieren“, „Archivieren“. Nur der Wechsel nach „Archiviert“ ist der Admin-Rolle vorbehalten, alle anderen Status-Wechsel kann auch Büro vornehmen.
5. Bestätigung erscheint (bei Archivieren: Warnung)
6. Bei Beurlaubung / Suspendierung: Modal für Von/Bis + Notiz ausfüllen
7. Speichern

Methode 2: Im Detail-Profil

1. Öffnen Sie einen Mitarbeiter
2. Oben rechts: Button „Status“ (neben Name)
3. Dropdown-Menü → wählen Sie neuen Status
4. Modal mit From-To-Feldern + Notiz (falls relevant)
5. Speichern

Notiz (Begründung) empfehlenswert

Eine Notiz ist bei jedem Status-Wechsel optional, aber bei folgenden besonders sinnvoll:

Status	Notiz-Beispiel
Inaktiv	„Coronaverdacht, Isolation bis 5.4.2026“
Beurlaubt	„Elternzeit ab 1.7.2026, Rückkehr 31.12.2026“
Suspendiert	„Disziplinarmaßnahme wegen Verstoß gegen Hygienerichtlinien“
Archiviert	„Kündigungsdatum 31.3.2026, Abschlussgespräch erfolgt“

Notizen werden im Audit-Log erfasst und sind für Admin einsehbar.

Praktische Szenarien

Szenario 1: Kurzfristige Krankheit (1–2 Wochen)

→ Status: Inaktiv (schnell wieder Aktiv)

• Notiz: optional („Grippale Infekt“)
• Rückkehr: Manuell auf Aktiv durch Admin oder Büro
• Achtung: Das ist NICHT die „Abwesenheit“ (Krank). Das ist die Admin-Sperre

Szenario 2: Elternzeit (6 Monate bekannt)

→ Status: Beurlaubt (mit Von/Bis-Datum)

• Notiz: „Elternzeit, Rückkehr 30.6.2026“
• Von: 1.1.2026 | Bis: 30.6.2026
• Rückkehr: Admin oder Büro setzt nach 30.6. auf „Aktiv“, optional mit Onboarding-Notiz

Szenario 3: Verdacht auf Fehlverhalten

→ Status: Suspendiert (pending Ermittlung)

• Notiz: „Verdacht auf Datenschutz-Verstoß, Personalrat einbezogen, Anhörung 15.4.2026“
• Nach Klärung: Zurück auf „Aktiv“ ODER → Status „Archiviert“ (wenn Kündigung)

Szenario 4: Kündigung / Austritt

→ Status: Archiviert (endgültig)

• Notiz: „Kündigung zum 30.4.2026, letzter Arbeitstag 28.4.2026“
• Datum: 30.4.2026 oder später (Kündigungsfrist-Ablauf)
• Rückkehr: Admin oder Büro können über den normalen Status-Dialog wieder auf „Aktiv“ setzen

Tipps

Situation	Empfehlung
Mitarbeiter „vergessen“, nicht erreichbar	Status „Inaktiv“ für 2–4 Wochen, dann Kontakt versuchen. Nach Erfolglosigkeit → Suspendiert → Archiviert.
Kündigung mit langer Frist	Wechseln Sie Status erst zum letzten Arbeitstag auf Archiviert (nicht früher, evtl. noch Übergang-Einsätze).
Willkommens-Back nach Beurlaubung	Das System benachrichtigt am Rückkehr-Datum nicht von sich aus. Im Mitarbeiter-Profil läuft ein Countdown bis zum Bis-Datum, den Termin behalten Sie selbst im Blick. Danach den Status manuell auf „Aktiv“ setzen, optional mit Mail an den Mitarbeiter.
Datenschutz-Fall (Fehler in Kunden-Daten)	Suspendieren Sie sofort (bevor weiterer Schaden). Notiz detailliert. Ermittlung läuft parallel.

Häufige Fragen

F: Kann ich einen Status-Wechsel rückgängig machen?
A: Ja, alle Status inklusive „Archiviert“ können von Admin oder Büro über den normalen Status-Dialog zurückgesetzt werden, ohne SQL-Änderung.

F: Was sieht der Mitarbeiter, wenn er suspendiert ist?
A: Er sieht dieselbe Meldung wie bei einem falschen Passwort („Ungültige Anmeldedaten“). Der Grund wird bewusst nicht genannt, damit sich über die Anmeldeseite nicht herausfinden lässt, welche Konten existieren.

F: Können Einsätze eines archivierten Mitarbeiters noch berichtet werden?
A: Ja, historische Daten bleiben. In Abfragen werden archivierte MA standardmäßig gefiltert (Filter: „Aktive“ vs. „Alle“).

F: Muss ich einen Notiz-Text eingeben?
A: Nein, eine Notiz ist bei jedem Status-Wechsel optional, wird aber empfohlen und im Audit-Log gespeichert.