Klient inaktiv oder pausiert setzen

Klienten-Status verstehen

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Jeder Klient hat einen Status, der seinen aktuellen Beziehungszustand beschreibt:

Status	Bedeutung	Einsätze möglich?
Interessent	Noch nicht vertraglich gebunden	Nein
Aktiv	Vertrag läuft, regelmäßige Betreuung	Ja
Pausiert	Temporär keine Einsätze (z.B. Urlaubsphase)	Nein (aber reversibel)
Ehemaliger Kunde	Beziehung beendet, aber Daten bleiben	Nein
Verstorben	Klient ist verstorben	Nein

Daneben gibt es im Kopfbereich der Klient-Detailseite einen Schalter „Aktiv“/„Inaktiv“. Er setzt den Klienten auf „Inaktiv“ und den Status automatisch auf „Ehemaliger Kunde“.

Status auf „Pausiert“ setzen (temporär)

Wann nutzen: Klient hat Urlaub, nimmt temporär Leistungen von Angehörigen in Anspruch, oder Wartet auf OP.

1. Klientenliste öffnen → bei diesem Klienten die Statusaktion anklicken
2. Im Modal „Status ändern“ auf „Pausiert“ wechseln
3. Speichern

Effekt:

• ✅ Keine neuen Einsätze buchbar
• ✅ Daten bleiben erhalten
• ✅ Klient taucht in Statistiken nicht mehr auf
• ✅ Status kann jederzeit auf „Aktiv“ zurückgesetzt werden

Status auf „Ehemaliger Kunde“ setzen (dauerhaft)

Wann nutzen: Beziehung endet (Klient zieht weg, wechselt Anbieter, möchte kündigen).

1. Klientenliste öffnen → bei diesem Klienten die Statusaktion anklicken (oder auf der Klient-Detailseite den Schalter „Aktiv“/„Inaktiv“ im Kopfbereich nutzen)
2. Im Modal „Status ändern“ den Eintrag „Ehemaliger Kunde“ wählen. In Liste und Schaltflächen erscheint dafür die Kurzform „Ehem. Kunde“
3. Speichern
4. Anschließend separat im Stammdaten-Tab das Vertragsende eintragen, falls noch nicht gesetzt

Effekt:

• ✅ Klient wird aus Standard-Listen entfernt
• ✅ Alle Daten bleiben erhalten (Audit, MDK)
• ✅ Abrechnungen laufen bis Vertragsende
• ✅ Kann reaktiviert werden (setzt Status auf „Aktiv“ zurück)

Status auf „Verstorben“ setzen

Wann nutzen: Wenn Sie vom Tode eines Klienten erfahren.

1. Klientenliste öffnen → bei diesem Klienten die Statusaktion anklicken
2. Im Modal „Status ändern“ auf „Verstorben“ wechseln
3. Notiz/Begründung eintragen (optional)
4. Speichern

Ein Todesdatum lässt sich in der Oberfläche derzeit nicht erfassen.

Effekt:

• ✅ Klient wird komplett aus Statistiken/Listen entfernt
• ✅ Familie kann über Angehörigen-Portal reagieren (falls konfiguriert)
• ✅ Abrechnungen stoppen zum Datum der Statusänderung
• ✅ Daten bleiben für Compliance (z.B. Bestattung, Endsaldo)

Versicherungsende beim Beenden der Kundenbeziehung

Wenn Sie den Klient-Status auf „Ehemaliger Kunde“ setzen (oder ihn über den Schalter im Kopfbereich deaktivieren), sollten Sie gleichzeitig:

1. Vertragsende in Stammdaten setzen
2. Versicherungsende (falls Pflegekasse) in Stammdaten anpassen
3. Abrechnungsgruppen deaktivieren (optional)

Best Practices

• Zeitstempel: Notieren Sie in „Notizen“ warum und wann der Status geändert wurde (z.B. „Pausiert: Rehabilitation 01.07–31.08.2025“)
• Keine Massenlöschung: Status-Änderung ≠ Löschen. Daten bleiben IMMER erhalten.
• Rücktivierung: Falls Klient nach Urlaub/Pause zurückkommt: Status auf „Aktiv“, Vertragsende löschen
• Ehemaliger vs. Verstorben: „Ehemaliger Kunde“ für alte Beziehungen (Archiv). „Verstorben“ für respektvolle Dokumentation.

Tipps

• Pausiert ist reversibel: Gute Option für Vakanz-Phasen
• Ehemaliger Kunde ist final: Wird nicht mehr angezeigt, aber Daten erhalten
• Verstorben ist sensitiv: Informieren Sie die Familie, bevor Sie den Status setzen
• Vertragsende vs. Status: Das „Vertragsende“-Datum lädt die Abrechnung, der Status-Wechsel versteckt nur die Anzeige

Häufige Fragen

F: Kann ich einen inaktiven Klienten reaktivieren?
J: Ja, ändern Sie den Status zurück auf „Aktiv“ und updaten Sie das Vertragsende (leeren Sie es oder setzen Sie ein neues Datum).

F: Was passiert mit den Einsätzen, wenn ich den Klienten pausiere?
J: Bereits gebuchte Einsätze bleiben; Sie können aber keine neuen eintragen. Diese werden normal abgerechnet.

F: Wer darf den Status ändern?
J: Nur Büro-Mitarbeiter (Rolle „buero“) und Administratoren.

F: Wird der verstorbene Klient gelöscht?
J: Nein. Die Daten bleiben in der Datenbank (wichtig für Audits, MDK-Anfragen, Bestattungs-Dokumentation). Ein Archivierungs-Prozess entfernt ihn später aus aktiven Listen, aber nicht aus den Records.