Kontoauszug-Import und Zahlungsabgleich

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Alltagora gleicht automatisch Zahlungen von Ihrem Bankkonto mit offenen Rechnungen ab. Das System erkennt Rechnungsnummern im Verwendungszweck und zeigt für jede Zahlung eine Erkennungs-Confidence (Hoch/Mittel/Niedrig). Sie bestätigen dann, welche Zahlungen tatsächlich zu Rechnungen gehören. Der Status wird auf „Bezahlt“ gesetzt.

Für: Büro & Verwaltung

Schritt für Schritt

1. Kontoauszug von Ihrer Bank exportieren

1. Melden Sie sich in Ihrem Online-Banking an
2. Gehen Sie zu Kontoauszug oder Umsätze
3. Wählen Sie einen Zeitraum (z.B. letzter Monat)
4. Exportieren Sie als CSV (nicht PDF oder Excel)
5. Format-Beispiele, die Alltagora versteht:
   • Deutsche Bank / Postbank: CSV-Download mit Spalten Buchungstag, Wertstellung, Betrag, etc.
   • Sparkasse / DKB: Gewöhnlich mit Semikolon-Trennzeichen
   • ING: CSV-Export (wird über denselben generischen Spalten-Parser erkannt)
   • GLS / Triodos: Auch unterstützt
   • Generisches Format: Spalten wie Datum, Betrag, Verwendungszweck

2. Kontoauszug-Import-Seite öffnen

1. Öffnen Sie den Kontoauszug-Import über die Suche (Strg+K bzw. Cmd+K) oder direkt über die Adresse /dashboard/kontoauszug
2. Sie sehen ein Upload-Feld und eine Tabelle mit bisherigen Abgleichen

3. CSV-Datei hochladen

1. Klicken Sie auf CSV-Datei auswählen oder ziehen Sie die Datei ins Feld
2. Das System erkennt automatisch:
   • Spalten-Struktur und -Namen
   • Trennzeichen (Semikolon oder Komma)
   • Dateiformat (Deutsche Bank, Sparkasse, etc.)
   • Zeichensatz (UTF-8, ISO-8859-1)

4. Vorschau und Matching

1. Das System analysiert die Datei und zeigt:
   • Anzahl erkannter Zeilen
   • Für jede Zeile: Datum, Betrag, Verwendungszweck, Begünstigter
2. Das System sucht nach Matches:
   • Hochs Confidence-Matches: Rechnungsnummer im Verwendungszweck gefunden (z.B. „GH-2024-00123“ in „Rechnung GH-2024-00123“)
   • Mittlere Confidence: Betrag + Klient-Name im Verwendungszweck, aber keine Rechnungsnummer
   • Niedrige Confidence: Nur Betrag matcht, kann auch Zufall sein
   • Kein Treffer: Keine offene Rechnung für diesen Betrag/Klient gefunden
3. Zeilen mit hoher Confidence werden automatisch ausgewählt ✓

5. Matches prüfen und anpassen

1. Sie sehen eine Tabelle mit Spalten:
   • Checkbox (zum Auswählen/Abwählen)
   • Datum
   • Betrag
   • Verwendungszweck
   • Erkannte Rechnung: Rechnungsnummer und Klient-Name (oder „-“ bei kein Treffer)
   • Confidence: Hoch / Mittel / Niedrig / Kein Treffer
   • Match-Grund: Warum wurde dieses Match erkannt (Rechnungsnummer im Text, Betrag-Match, etc.)
2. Für jede Zeile können Sie:
   • Die Checkbox nutzen, um zu bestätigen/ablehnen
   • Manuell eine andere Rechnung aus einem Dropdown wählen (falls das Match falsch ist)
3. Prüfen Sie ungewöhnliche Zeilen selbst: Eine automatische Warnung bei Betrag-Abweichungen, alten Rechnungen oder doppelten Zahlungen gibt es derzeit nicht.

6. Bestätigung und Buchen

1. Nach der Prüfung klicken Sie Bestätigen und Buchen
2. Das System setzt alle ausgewählten Rechnungen auf Status „Bezahlt“
3. Ein Erfolgs-Dialog zeigt: „X Zahlungen gebucht, Y Fehler“
4. Bei Fehlern werden diese detailliert angezeigt (z.B. „Rechnung GH-2024-00123: Doppelt erfasst“)

Tipps

• Rechnungsnummern im Verwendungszweck: Damit das Matching funktioniert, nutzen Sie ein konsistentes Format, z.B. „GH-2024-00123“ in Ihren Rechnungen. Das System sucht danach im Verwendungszweck.
• Betrag-Matching: Bei Rechnungen ohne Rechnungsnummer im Text wird auf Betrag + Klient-Name gemappt. Das ist weniger zuverlässig, manuell prüfen!
• Monatlicher Rhythmus: Führen Sie den Abgleich monatlich am Monatsende durch, um Zahlungsrückstände schnell zu erkennen.
• CSV-Format: Wenn Alltagora die Spalten nicht erkennt, können Sie die CSV manuell umbenennen oder per E-Mail Support anfragen.
• Negative Beträge: Nur Zahlungseingänge (positive Beträge) werden eingelesen. Lastschriften und andere negative Buchungen überspringt der Import; enthält die Datei ausschließlich solche Zeilen, meldet das System „Keine Haben-Buchungen (positive Beträge) gefunden.“
• Audit-Trail: Jede gebuchte Zahlung ist an der Rechnung selbst nachvollziehbar (Status, Zahlungsbetrag, Datum). Eine eigene Abgleich-Historie mit Export gibt es derzeit nicht.

Häufige Fragen

Welche Bank-Formate werden unterstützt?
Hauptbanken in Deutschland: Deutsche Bank, Postbank, Sparkasse, DKB, ING, GLS, Triodos. Falls Ihre Bank nicht auf der Liste steht, versuchen Sie „Generisches Format“. Wenn die CSV Datum, Betrag und Verwendungszweck hat, funktioniert es.

Was, wenn Alltagora die Spalten nicht richtig erkennt?
Es gibt ein fallback zu manuellem Spalten-Mapping (kommt bald). Derzeit: CSV-Datei manuell umbenennen oder Support kontaktieren.

Kann ich Zahlungen korrigieren, nachdem ich sie bestätigt habe?
Ja, gehen Sie zur Rechnung und ändern Sie den Status oder die Zahlungs-Notiz. Ein Storno + Neubuchung ist auch möglich.

Werden Gebühren/Sollzinsen automatisch ausgebucht?
Nein. Bankgebühren müssen Sie manuell als „Nebenkosten-Rechnung“ erfassen. Die werden nicht automatisch matched.

Wie genau muss der Betrag stimmen?
Ohne Rechnungsnummer oder Zahlungsreferenz im Verwendungszweck gilt ein reiner Betrags-Treffer als „Niedrige Confidence“. Mit Rechnungsnummer bleibt eine größere Differenz „Mittel“, mit exakter Zahlungsreferenz „Hoch“. Bei Abweichungen prüfen Sie den Treffer manuell.