Rechnungsvorlage und PDF-Design konfigurieren

Was ist die Rechnungsvorlage?

Die Rechnungsvorlage (Template) steuert das Aussehen aller Rechnungs-PDFs: Logo, Farbe, Brieffuß, Steuererklärung, Zahlungsbedingungen. Sie konfigurieren sie einmal. Alle neuen Rechnungen verwenden das Design.

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Für: Administration

Einstellungen öffnen

1. Zu den Rechnungs-Einstellungen gehen

Gehen Sie zu Einstellungen → Rechnungsvorlage.

2. Tabs durchblättern

Sie sehen mehrere Tabs:

• Allgemein: Grundeinstellungen, Logo-Upload, Zahlungsziel und Umsatzsteuer-Modus
• Design: Logo-Position, Briefkopf-Farbe und Schriftgrößen
• Bankverbindung: Bankdaten
• Tabellenspalten: Welche Spalten auf dem Beleg sichtbar sind
• Datenschutz: Datenschutz-Hinweise

Allgemeine Einstellungen

• Umsatzsteuer-Modus: Pflege steuerfrei / Kleinunternehmer / Regelbesteuerung
• Standard-Zahlungsziel: Anzahl Tage für Zahlungsfrist (z.B. 14, 30)
• Rechnungsnummern-Präfix: Das Präfix ist derzeit nicht selbst einstellbar; Rechnungsnummern entstehen als <PRÄFIX>-<Jahr>-<5-stellige laufende Nummer>, ab Werk mit dem Präfix „INV“. Eine Änderung des Präfix lässt sich nur über den Support anstoßen.

Farbe & Design

Brieftopf-Farbe

• Wählen Sie die Farbe für die Kopf-Linie (z.B. Ihre Corporate Color)
• Klicken Sie auf den Farbwähler und wählen Sie RGB/Hex
• Beispiele: #1E3A5F (Alltagora-Blau), #10B981 (Grün)

Logo

• Logo hochladen: Im Tab Allgemein auf „Logo hochladen“ klicken und die Datei auswählen.
• Unterstützte Formate: PNG, JPG, SVG, WEBP (bis 2 MB)
• Position (Links, Mitte, Rechts): im Tab Design unter „Logo-Position“.
• Anzeige: Im Entwurf rechts sichtbar

Vorschau

Rechts in der Seite sehen Sie eine Live-Vorschau des Rechnungs-PDFs mit Ihrer Einstellung.

Bankverbindung

• IBAN: Internationale Bankkontonummer (wird mit Leerzeichen formatiert)
• BIC: Swift-Code (OPTIONAL)
• Kreditinstitut: Name der Bank (OPTIONAL)

Ein eigenes Feld für den Kontoinhaber gibt es nicht.

Diese Angaben erscheinen unten auf dem Beleg (im Zahlung-Bereich).

Zahlungsbedingungen

• Zahlungsziel (Tage): Frist nach Rechnungsdatum (z.B. 30 Tage = zahlbar bis 30.06. bei Rechnungsdatum 01.06.)
• Zahlungsziel-Text: Erklärtext (z.B. „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang“)
• Titel-Präfix: Wort oben auf dem Beleg (z.B. „Rechnung“, „Invoice“). Das Feld liegt im Tab Allgemein

Steuererklärung

• Umsatzsteuer-Modus: Die 3 Optionen (s. unter „Allgemein“ oben)
• Umsatzsteuer-Hinweis: Text, der bei Steuerfrei-Rechnungen oben angezeigt wird
  • Es gibt genau einen Vorgabetext: „Umsatzsteuerbefreit gem. §4 Nr. 16 UStG“
  • Ein Wechsel des Umsatzsteuer-Modus ändert diesen Text nicht automatisch. Wenn Sie auf Kleinunternehmer umstellen, tragen Sie den §19-Hinweis selbst in das Feld ein
  • Bei Regelbesteuerung: keine Anzeige (MwSt-Satz steht in der Tabelle)

Spalten (Positions-Tabelle)

Ab Werk sind sechs Spalten vorgesehen: Pos., Beschreibung, Datum, Menge, Einzelpreis, Gesamt.

Jede dieser Spalten hat denselben Schalter, keine ist gesperrt. Zusätzlich können Sie pro Spalte die Beschriftung ändern und die Breite in Pixel setzen.

DSGVO-Hinweise

Im Tab Datenschutz stehen drei Schalter, die steuern, welche Angaben auf dem Beleg erscheinen:

• Geburtsdatum des Klienten
• Pflegegrad
• Versicherungsnummer

Ein Freitextfeld für einen Datenschutz-Hinweis gibt es nicht.

Brieffuss

• Brieffuss-Text: Langer Text unten auf dem Beleg mit Impressum-Daten
• Beispiel:

  Muster Pflegedienst GmbH | Strasse 123 | 12345 Stadt
  Geschaeftsfuehrer: Max Muster | HRB 123456 | Steuernr. 12 345 678 901
  Tel. +49 (0)123-456789 | E-Mail: info@beispiel.de
  

Speichern

Änderungen werden erst mit dem Knopf Speichern oben rechts übernommen. Es gibt keine automatische Speicherung.

Vorschau & Test

Live-Vorschau

Rechts sehen Sie ständig eine Vorschau. Änderungen werden sofort angezeigt.

Test-Rechnung

1. Gehen Sie zu Abrechnung → Rechnungen
2. Erstellen Sie eine Test-Rechnung
3. Das Design wird live angewendet

Häufige Fragen

F: Kann ich pro Rechnung das Design ändern?
A: Begrenzt, pro Rechnung können Sie Titel, Einleitungstext und Brieffuß überschreiben, nicht aber Farbe/Logo.

F: Werden alte Rechnungen mit neuer Vorlage neu gerendert?
A: Nein. Alte Rechnungen behalten das Design vom Erstellungs-Zeitpunkt. Nur neue Rechnungen nutzen die neue Vorlage.

F: Kann ich mehrere Templates haben?
A: Derzeit ein globales Template pro Tenant. Mehrere Templates ist ein geplantes Feature.

F: Muss ich meine IBAN speichern?
A: Nein, es ist optional. Aber es wird stärker empfohlen (für automatische Zahlungen).