Aufbewahrungsfristen für Belege und Dokumentation

Steuerliche und handelsrechtliche Fristen

Rechnungen, Leistungsnachweise und Quittungen sind Buchungsbelege. Sie müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG).

Bücher, Journale und Jahresabschlüsse müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe sechs Jahre.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die achtjährige Frist auch für Belege, deren zuvor zehnjährige Frist Ende 2024 noch lief (Art. 97 § 19a EGAO).

Keine Frist endet, solange eine Steuerfestsetzung für den betroffenen Zeitraum noch offen ist.

Diese Fristen sind gesetzlich vorgegeben. Ihre Steuerkanzlei entscheidet im Einzelfall, ob für Ihren Betrieb weitere Fristen oder Ausnahmen gelten.

Fristen für die Pflegedokumentation

Alltagora bewahrt Pflegedokumentation einheitlich zehn Jahre auf. Bei Behandlungspflege (häusliche Krankenpflege) gilt dafür § 630f Abs. 3 BGB unmittelbar. Die kürzeren Mindestfristen Ihres Landesrahmenvertrags nach § 75 SGB XI sind damit stets erfüllt.

Bei reiner Pflege und Betreuung ohne Behandlung dient die Frist der Beweissicherung gegenüber möglichen Haftungsansprüchen: Ansprüche wegen Körper- oder Gesundheitsverletzung verjähren nach § 199 Abs. 2 BGB ohne Rücksicht auf die Kenntnis erst nach 30 Jahren, regelmäßig aber schon drei Jahre nach Kenntnis (§ 199 Abs. 1 BGB). Die Löschung darf deshalb nach Art. 17 Abs. 3 Buchstabe e DSGVO zurückgestellt werden.

Was Alltagora tut

Löschen Sie einen Klienten, bleiben die archivierten Leistungsnachweise als Beleg erhalten. Alltagora setzt bei diesen Nachweisen die Klienten-Referenz auf NULL und ersetzt sie durch ein Pseudonym, der Beleg selbst wird nicht gelöscht.

Ein täglicher Hintergrundjob entfernt Leistungsnachweise, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und Rechnungen acht volle Kalenderjahre nach Ablauf des Rechnungsjahres. Rechnungsentwürfe sind davon ausgenommen. Eine Rechnung, auf die noch eine nicht abgelaufene Korrekturrechnung verweist, wird übersprungen und beim nächsten Lauf erneut geprüft.

Mehr zur Kontenrahmen-Buchung im Ratgeber Kontenrahmen im Pflegedienst.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Ob für Ihren Betrieb weitere Fristen gelten, etwa aus Ihrem Landesrahmenvertrag oder speziellen Berufsordnungen, prüfen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerkanzlei oder Ihrem Landesverband.