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Integrationen

Apotheken-Bestellungen erstellen und verwalten

Apotheken-Bestellungen erstellen und verwalten

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Import &amp; Integrationen in Alltagora: Apotheken-Bestellungen erstellen und verwalten

Alltagora ermöglicht es Ihnen, Medikamenten-Bestellungen direkt an lokale Apotheken zu senden, entweder manuell per E-Mail oder (ab Phase 6.5) automatisiert über Partner-Apotheken-APIs. Das spart Zeit und Fehlerquellen bei der Rezeptur-Versorgung.

Für: Pflegekräfte, Büro & Verwaltung

Schritt für Schritt

1. Apotheken-Provider konfigurieren (Setup, nur Admin)

  1. Klicken Sie auf Einstellungen → Apotheken-Anbindung
  2. Wählen Sie den Bestell-Provider:
    • Manuell (E-Mail): aktuell verfügbar
    • meine medikiste (Phase 6.5, kommt bald)
    • Gehe Pharma Handel (Phase 6.5, kommt bald)
    • Sanacorp (Phase 6.5, kommt bald)
  3. Je nach Provider:
    • Manuell: Geben Sie die Standard-Apotheken-Details ein:
    • API-Provider: Geben Sie API-Credentials ein (kommt ab Phase 6.5)
  4. Optional: Auto-Reorder-Funktion
    • Aktivieren Sie „Auto-Reorder aktiviert“
    • Setzen Sie eine Schwelle (z.B. „7 Tage“ vor Lagerbestand-Ende)
    • Die Einstellung wird gespeichert. Ein automatisches Erstellen von Bestellungen bei Erreichen der Schwelle ist derzeit nicht implementiert.
  5. Klicken Sie Speichern

2. Neue Bestellung erstellen

  1. Klicken Sie auf Dashboard → Apotheken-Bestellungen
  2. Klicken Sie auf + Neue Bestellung
  3. Ein Dialog öffnet sich mit Feldern:
    • Klient (optional): wählen Sie den Klienten, für den Sie bestellen
    • Apotheke (optional): überschreitet die Standard-Apotheke
    • Apotheken-E-Mail (optional): wenn nicht über Standard-Apotheke
    • Bemerkung (optional, z.B. „Per E-Rezept“, „Lieferschwelle unterschritten“)

3. Medikamente zur Bestellung hinzufügen

  1. Im Dialog klicken Sie + Medikament hinzufügen
  2. Für jede Zeile geben Sie ein oder mehrere an:
    • PZN (Pharmazentralnummer, z.B. „4012345“): wird nach verfügbaren Medikamenten durchsucht
    • ODER Medikament-Name (z.B. „Ibuprofen 600mg Tabletten“)
    • Anzahl (Menge/Packungen, z.B. „5“)
    • Einheit (z.B. „Pck.“, „Tbl.“, automatisch erkannt)
    • Rezept-Referenz (optional, z.B. „E-Rezept 12345“, „Kassenrezept“)
  3. Sie können bis zu 50 Positionen pro Bestellung hinzufügen
  4. Klicken Sie Bestellung speichern

4. Bestellung prüfen und versenden

  1. Die neue Bestellung erscheint mit Status „Entwurf“
  2. Sie sehen in der Liste:
    • Bestellungs-ID
    • Klient-Name (falls zugeordnet)
    • Apotheken-Name
    • Anzahl Positionen
    • Status (Entwurf / Gesendet / Angenommen / Verschickt / Geliefert / Storniert / Fehler)
    • Betrag (wenn verfügbar)
  3. Klicken Sie auf eine Zeile für Details
  4. Klicken Sie Senden (oder Versenden)
  5. Das System:
    • Manuell: Sendet eine E-Mail an die Apotheke mit Bestelldetails + Medikamenten-Liste
    • API: Derzeit nicht möglich. API-Provider sind noch nicht implementiert (siehe Phase 6.5 oben). Bis dahin steht nur „Manuell“ zur Verfügung.
  6. Status ändert sich auf „Gesendet“
  7. Toast zeigt: „Bestellung versendet“

5. Status-Updates verwalten

  1. Die Apotheke bestätigt den Empfang → Status wechselt zu „Angenommen“
  2. Apotheke versendet Medikamente → Status „Verschickt“
  3. Sie erhalten die Medikamente → Status „Geliefert“ (Sie setzen manuell)
  4. Sie können jederzeit Status manuell ändern:
    • Klicken Sie auf eine Bestellung
    • Wählen Sie einen neuen Status aus dem Dropdown
    • Klicken Sie Status aktualisieren

6. Fehler-Handling

  1. Falls eine Bestellung nicht versendet werden kann, sehen Sie Status „Fehler“
  2. Klicken Sie auf die Bestellung für Fehler-Details
  3. Häufige Gründe:
    • Apotheken-E-Mail ungültig
    • Netzwerkfehler (API-Provider nicht erreichbar)
    • Unbekannte Medikament-PZN
  4. Korrigieren Sie die Details und klicken Sie Erneut versuchen

7. Bestellung stornieren oder löschen

  1. Entwürfe können gelöscht werden: Klicken Sie auf die Bestellung und wählen Sie Löschen
  2. Versendete Bestellungen können storniert werden: Wählen Sie Status „Storniert“
  3. Ein Bestätigungs-Dialog warnt: „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden“

Tipps

  • PZN-Suche: Geben Sie die 7–8-stellige Pharmazentralnummer oder den Medikament-Namen ein. Das System schlägt verfügbare Medikamente vor.
  • E-Rezepte: Das System unterstützt die Referenzierung von E-Rezepten im Feld „Rezept-Referenz“. Manche API-Provider nutzen diese direkt.
  • Auto-Reorder: Die Einstellung lässt sich bereits konfigurieren, ist aber noch nicht aktiv. Es erstellt derzeit niemand automatisch Bestellungen, wenn Lagerbestände die Schwelle unterschreiten.
  • Mehrsprachige Apotheken: Das System sendet Bestellungen per E-Mail. Die Apotheke erhält Deutsch. Für internationale Apotheken möglicherweise Anpassung nötig.
  • Kostennutzung: Bestellungen zählen nicht zur Pflegeleistungs-Abrechnung. Das ist reine Verwaltung.

Häufige Fragen

Welche Apotheken-Provider sind derzeit verfügbar?
Nur „Manuell“ (E-Mail) ist jetzt live. API-Provider (meine medikiste, Gehe, Sanacorp) kommen in Phase 6.5.

Kann ich Bestellungen rückgängig machen?
Entwürfe können gelöscht werden. Versendete Bestellungen können auf „Storniert“ gesetzt werden. Das sendet aber keine Storno-Benachrichtigung. Sie müssen die Apotheke ggf. manuell kontaktieren.

Werden Lieferscheine/Rechnungen importiert?
Nicht automatisch. Sie können aber Bestätigungen von der Apotheke per E-Mail erhalten und den Status manuell aktualisieren.

Kann ich mehrere Klienten in einer Bestellung versorgen?
Nein, eine Bestellung ist immer für 0 oder 1 Klient. Für mehrere Klienten erstellen Sie mehrere Bestellungen.

Welche Medikament-Felder werden genutzt?
PZN (eindeutig), Name, Anzahl. Einheit und Rezept-Referenz sind optional aber empfohlen.

Frage nicht beantwortet? Schreiben Sie uns: Wir antworten so schnell wie möglich.

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