Pflegegrad und Kostenträger eines Klienten zuordnen

Was bedeuten Pflegegrad und Kostenträger?

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Der Pflegegrad (1–5) bestimmt den Anspruch auf Leistungen der Pflegekasse. Der Kostenträger (Pflegekasse, Selbstzahler, etc.) legt fest, wer die Leistungen bezahlt und wie die Abrechnung erfolgt.

Pflegegrad ändern

1. Klient öffnen → Stammdaten-Tab
2. Bearbeiten klicken
3. Pflegegrad-Feld: Wählen Sie einen Wert von 1 bis 5
4. Speichern

Ein Datum „seit wann der Pflegegrad gilt“ lässt sich in der Stammdaten-Bearbeitung aktuell nicht setzen. Das Feld „Vertragsbeginn“ bezieht sich auf den Vertrag des Klienten, nicht auf den Pflegegrad.

Kostenträger / Pflegekasse zuordnen

1. Klient öffnen → Stammdaten-Tab
2. Bearbeiten klicken
3. Pflegekasse: Aus Dropdown-Liste auswählen (z.B. „Techniker Krankenkasse“, „AOK Bayern“)
4. Versicherungsnummer: Eindeutige Nummer des Klienten bei der Kasse eingeben
5. Privatversichert?: Toggle setzen, falls der Klient über private Krankenversicherung versichert ist
6. Vertragsende: Optional; falls der Klient die Leistungen nicht mehr nutzen soll
7. Speichern

Privatkostenträger oder Selbstzahler

Ist der Klient kein Pflegekassen-Versicherter (z.B. privat finanziert oder Angehöriger zahlt):

1. Ist Privatkostenträger? Toggle aktivieren
2. Pflegekasse-Feld wird optional. Sie können es leer lassen
3. Budget monatlich: Manuell eingeben (EUR), wie viel Budget pro Monat zur Verfügung steht

Ausgaben aus dem Budget verfolgen

Das System berechnet automatisch:

• Verbrauchtes Budget: Summe aller gebuchten Einsätze im aktuellen Monat
• Restbudget: Budget minus Verbrauchtes
• Warnung bei Überschuss: Das System sendet automatisch eine Warnung bei 75% und 90% Budget-Auslastung. Auf der Budget-Übersicht (Dashboard → Budget) lässt sich einstellen, ob diese Warnung sich monatlich wiederholt oder nur einmalig kommt.

Tipps

Szenario	Einstellung
Pflegekasse-Versicherter (GKV)	Pflegekasse + Versicherungsnummer + Pflegegrad
Privatversicherter	Privatversicherter-Flag + zusätzliche Daten im „Privatversicherung“-Tab
Selbstzahler / Angehörige zahlen	Ist Privatkostenträger = true, Pflegekasse optional
Mehrere Kostenträger	Nutzen Sie den „Abrechnungsgruppen“-Tab

Häufige Fragen

F: Wo finde ich die Versicherungsnummer?
J: Auf der Versichertenkarte des Klienten, oben rechts.

F: Kann ein Klient mehrere Kostenträger haben?
J: Ja, über den Tab „Abrechnungsgruppen“ können Sie mehrere Kostenträger und Leistungsarten pro Klient definieren.

F: Welcher Pflegegrad entspricht welcher Leistung?
J: Das ist im Ratgeber-Artikel „Pflegegrade in Deutschland“ erklärt. Kurzum: PG 1 = geringe Einschränkung (z.B. Einkaufen), PG 5 = Vollversorgung.