E-Mail-Vorlagen anpassen

Für: Admin

<!-- screenshot: kb-email-vorlagen-anpassen -->

Passen Sie automatische E-Mail-Inhalte (Rechnungen, Mahnungen, Termine) an Ihre Kommunikationsstandards an. Nutzen Sie {{Platzhalter}} für dynamische Werte.

Schritt für Schritt

1. Navigieren zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen
   • Übersicht aller verfügbaren Vorlagen nach Kategorien (Rechnung, Mahnung, Termin, Allgemein, Portal, System)
   • Suchfilter oben zur schnellen Navigation
2. Kategorie filtern: Buttons für Rechnung/Mahnung/Termin usw.
   • Zeigt nur Vorlagen der gewählten Kategorie
   • Klick auf Alle für Gesamtübersicht
3. Vorlage bearbeiten:
   • Icon Stift → Edit-Dialog öffnet
   • Felder: Name, Kategorie, Betreff, E-Mail-Text
4. Platzhalter eintragen:
   • Syntax: {{variable_name}} (z.B. {{klient_vorname}}, {{rechnungsnummer}}, {{faellig_am}})
   • Liste verfügbarer Variablen wird in der Vorlage angezeigt
   • Teste mit Auge-Icon (Vorschau)
5. Aktivieren/Deaktivieren: Toggle Aktiv
   • Inaktive Vorlagen werden nicht gesendet
6. Speichern: Dialog-Button Speichern → Toast-Bestätigung

Tipps

• Vorschau vor Abspeichern: Nutze Auge-Icon, um Platzhalter-Ersetzung zu prüfen
• Konsistente Grußformen: Alle Rechnungs-Vorlagen sollten gleich klingende Anrede haben
• Disclaimer-Text: Tragen Sie Standard-Datenschutztexte in die Vorlage ein (z.B. Link zu Datenschutzerklärung)
• Mehrsprachigkeit: Pro Sprache separate Vorlagen möglich (via Name-Namenkonvention, z.B. „Mahnung DE“, „Mahnung EN“)

Häufige Fragen

F: Welche Variablen gibt es?
A: Hängt von der Vorlage-Kategorie ab. Im Edit-Dialog unten wird die Liste angezeigt (z.B. klient_vorname, rechnungsnummer, gesamtbetrag).

F: Kann ich HTML-Formatierung nutzen?
A: Ja, der E-Mail-Text wird als HTML interpretiert. Nutzen Sie <strong>, <em>, <br> für Formatierung.

F: Wo sehe ich, welche Vorlagen aktiv sind?
A: Filter Alle → Badge Inaktiv (rot) zeigt deaktivierte Vorlagen an.