DTA-Datei validieren und korrekt versenden

Was macht diese Funktion

<!-- screenshot: kb-dta-validierung-versand -->

Die Validierungsfunktion prüft EDIFACT-Dateien auf Fehler, bevor sie zur Pflegekasse versendet werden. Dies verhindert Ablehnungen und sichert die Datenqualität.

Für: Büro & Verwaltung (Berechtigungen: admin, buero)

Schritt für Schritt

Validierung starten

1. Öffnen Sie die DTA-Lieferung in Dashboard → DTA-Abrechnung
2. Klicken Sie auf Validieren
3. Das System prüft IK-Nummern, ob überhaupt Rechnungen und Positionen enthalten sind, die Krankenversichertennummer (§302 SGB V) bzw. den Pflegegrad (§105 SGB XI), die Summen (Positionen gegen Rechnung, Rechnungen gegen Lieferung) und die LK-/DTA-Codes gegen den GKV-Katalog.

Validierungsergebnis

Bei Erfolg: Der Status wechselt auf Validiert (blaues Feld), die Meldung lautet „Validierung OK“ mit der Zahl der Warnungen. Der Validieren-Knopf verschwindet damit aus der Zeile, Sie können die Datei jetzt versenden.

Bei Fehlern:

• Rote Fehlermeldung mit Details
• Beispiel: „Rechnung RG-2026-001: KVNR fehlt oder ungültig (Pflicht bei §302 SGB V)“

Fehler beheben

1. Lesen Sie die Fehlerliste
2. Navigieren Sie zur genannten Rechnung (Dashboard → Abrechnung)
3. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Felder
4. Öffnen Sie die Lieferung über „Detail“. Solange noch keine EDIFACT-Datei erzeugt wurde, steht dort Neu generieren. Ist bereits eine Datei vorhanden, legen Sie stattdessen eine neue Lieferung mit den korrigierten Rechnungen an.
5. Validieren Sie erneut

DTA-Datei versenden

1. Nach erfolgreicher Validierung klicken Sie in der Lieferungszeile auf Per E-Mail an Annahmestelle senden (nur Administratoren).
2. Alltagora signiert und verschlüsselt die Datei mit Ihrem ITSG-Zertifikat und schickt sie an die Annahmestelle der Kasse. Dateiname: EPFL0001 (Muster: E oder T, dann PFL oder SOL, dann 0 und die dreistellige laufende Nummer).
3. Test- und Erprobungsdateien (T) gehen nur an die in den DTA-Einstellungen hinterlegte Testadresse, nie an die Kasse.
4. Der Status wechselt selbst auf versendet. Unter Versandprotokoll sehen Sie Empfänger, Dateiname und Uhrzeit jedes Versands.
5. Bleibt die Rückmeldung der Annahmestelle länger als fünf Werktage aus, meldet Alltagora das den Administratoren. Voraussetzungen (IK, ITSG-Zertifikat, Vertragsdaten) beschreibt der Artikel „DTA einrichten in 5 Schritten“.

Tipps

• Vor Versand immer validieren: Übersehene Validierungen führen zu Ablehnungen (nach 3–5 Werktagen)
• Duplikate vermeiden: Prüfen Sie, dass Sie dieselbe Lieferung nicht zweimal versenden
• Versanddatum dokumentieren: Notieren Sie das reale Versanddatum mit Uhrzeit
• Zertifikat im Blick behalten: Mit abgelaufenem ITSG-Zertifikat lehnt die Annahmestelle jede Datei ab, Alltagora warnt 30 Tage vorher

Häufige Fragen

Was bedeutet der Fehler „Rechnungsnummer doppelt“?

Die gleiche Rechnungsnummer wurde mehrfach aufgenommen. Entfernen Sie Duplikate.

Kann ich eine bereits versendete Lieferung erneut validieren?

Nein. Eine bereits versendete Lieferung lässt sich in Alltagora nicht erneut validieren; bei Status versendet gibt es keinen Validieren-Knopf. Rückmeldungen der Pflegekasse (akzeptiert, abgewiesen, storniert) kommen ausschließlich über die Schnittstelle.

Welche Fehler sind kritisch?

Kritisch sind IK-Nummern, KVNR bzw. Pflegegrad, fehlende Positionen, Summenabweichungen und nicht zugeordnete DTA-Codes; das Leistungsdatum außerhalb des Zeitraums ist nur eine Warnung.