Eingangsrechnungen (XRechnung) erfassen und abgleichen

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Alltagora empfängt und verwaltet Lieferanten-Rechnungen im XRechnung-Format (UBL 2.1 oder CII, auch als ZUGFeRD). Das System extrahiert automatisch Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.

Für: Büro & Verwaltung

Schritt für Schritt

1. Zur Eingangsrechnungen-Seite gehen

1. Öffnen Sie die Eingangsrechnungen. Die Seite hat derzeit keinen Menüpunkt und keinen Suchtreffer, Sie erreichen sie über die Adresse /dashboard/eingangsrechnungen
2. Sie sehen eine Tabelle mit bisherigen Eingangsrechnungen

2. Neue Rechnung hochladen

1. Klicken Sie auf + Rechnung hochladen
2. Wählen Sie eine XML-Datei im XRechnung-Format aus (UBL 2.1 oder CII, auch ZUGFeRD-XML). Reine PDF-Dateien werden nicht angenommen
3. Optional: Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop ins Upload-Feld

3. Rechnung hochgeladen, Daten werden extrahiert

1. Das System:
   • Parst die XML und extrahiert Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Lieferant
   • Erkennt das Format (UBL 2.1 oder CII). Eine Datei in einem anderen Format wird abgelehnt, es wird kein Datensatz angelegt
   • Ordnet einen initialen Status zu: „Empfangen“
2. Die neue Rechnung erscheint in der Liste

4. Rechnung prüfen und bearbeiten

1. Klicken Sie auf eine Zeile in der Liste
2. Sie sehen Details:
   • Lieferant-Name
   • Rechnungsnummer (extern)
   • Rechnungsdatum
   • Brutto-Betrag + Währung
   • Format (UBL 2.1 oder CII)
   • Status (empfangen / verarbeitet / bezahlt / storniert)
   • Notiz (optional)
   • DATEV-Sync-Status und Lexware-Sync-Status: derzeit ohne Funktion, Eingangsrechnungen werden nicht automatisch an DATEV oder Lexware übermittelt
3. Klicken Sie Bearbeiten, um Details zu ändern:
   • Fälligkeitsdatum (falls nicht automatisch erkannt)
   • Status manuell setzen
   • Notiz hinzufügen
4. Klicken Sie Speichern

5. Status-Überblick

Sie können nach Status filtern:

• Empfangen: Rechnung hochgeladen, aber nicht verarbeitet
• Verarbeitet: manuell als verarbeitet markiert
• Bezahlt: manuell als bezahlt markiert
• Storniert: Rechnung storniert (wird nicht mehr exportiert)

Tipps

• Automatische Extraktion: Das System erkennt XRechnung im UBL-2.1- oder CII-Format (auch ZUGFeRD-XML). Eine Datei in einem anderen Format wird abgelehnt, statt sie anzulegen.
• Mehrsprachig: Lieferantennamen und Nummern können in verschiedenen Sprachen/Formaten sein. Das System ist flexibel.
• Notiz hinzufügen: Im Bearbeitungs-Dialog können Sie Besonderheiten notieren (z.B. „Frachtkosten, separate Rechnungsbegleichung“).
• Export für Steuerberater: Wenn Sie einen Steuerberater-Benutzer erstellen, kann dieser alle Eingangsrechnungen einsehen und auch neue Rechnungen hochladen, kein reiner Lesezugriff.
• DATEV/Lexware: Eingangsrechnungen werden derzeit nicht automatisch an DATEV oder Lexware übermittelt. Verbuchen Sie sie bei Bedarf dort manuell.

Häufige Fragen

In welchen Formaten werden Rechnungen unterstützt?
XRechnung als XML im UBL-2.1- oder CII-Format, auch ZUGFeRD-XML. Reine PDF-Dateien werden nicht angenommen.

Kann ich Rechnungen stapelweise hochladen?
Nicht über die Web-Oberfläche und derzeit auch nicht automatisiert: Es gibt weder einen E-Mail-Eingang noch eine eigene Schnittstelle für Eingangsrechnungen. Jeder Beleg wird einzeln über den normalen Login hochgeladen.

Werden Rechnungen zu DATEV/Lexware übermittelt?
Nein, für Eingangsrechnungen ist das derzeit nicht angebunden. Den Status pflegen Sie manuell.

Kann ich eine Eingangsrechnung löschen?
Nein, aus GoBD-Gründen sind Eingangsrechnungen unveränderlich. Sie können nur den Status ändern (z.B. auf „Storniert“), aber nicht löschen.