Abwesenheits-Anträge verwalten und genehmigen

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Mitarbeiter beantragen Urlaub, Krankheit oder Fortbildung über das Portal. Büro-Mitarbeiter und Admins genehmigen diese Anträge. Hier erfahren Sie das Verwaltungs-Workflow.

Für: Büro & Verwaltung (Genehmigung), Pflegekräfte (Antragsstellung). Hintergrund: Abwesenheiten bestimmen, wer einsatzfähig ist.

Als Mitarbeiter: Abwesenheit beantragen

1. Öffnen Sie Dashboard → Abwesenheiten (oder über das Mitarbeiter-Profil → „Abwesenheiten“)
2. Klicken Sie „+ Neue Abwesenheit“
3. Wählen Sie:
   • Typ:
     • Urlaub: bezahlte Freizeit (wird gegen Kontingent verrechnet)
     • Krank: Krankschreibung (wird getrackt, aber nicht gegen Kontingent)
     • Fortbildung: Schulungstag (wird getrackt)
     • Sonstiges: andere Abwesenheitsgründe (z.B. Arzt-Termin)
   • Von: Startdatum
   • Bis: Enddatum
   • Anmerkung (optional; z.B. „Erholung nach Projekt XY“)
4. Klicken Sie „Beantragen“
5. Der Antrag wird gespeichert und mit Status „Ausstehend“ markiert

Hinweis: Abwesenheits-Anträge sind für Mitarbeiter verbindlich. Sie können Einsätze während der Abwesenheit nicht selbst absagen.

Als Büro: Anträge genehmigen oder ablehnen

Im Abwesenheits-Tab

1. Öffnen Sie Dashboard → Abwesenheiten
2. Wechseln Sie zum Tab „Anträge“
3. Sehen Sie alle Anträge gruppiert nach Status: Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt
4. Klicken Sie auf einen Antrag (unter „Ausstehend“)
5. Im Popup:
   • „Genehmigen“: Antrag wird akzeptiert, Status → „Genehmigt“
   • „Ablehnen“: Sie werden aufgefordert, einen Ablehnungsgrund einzugeben (z.B. „Kritische Betreuer-Besetzung geplant“), Status → „Abgelehnt“
6. Der Mitarbeiter sieht sofort das Ergebnis in seinem Portal

Im Mitarbeiter-Detail

1. Öffnen Sie einen Mitarbeiter → Tab „Abwesenheiten“
2. Alle Anträge (ausstehend & genehmigt) werden als Tabelle/Kalender angezeigt
3. Klicken Sie auf einen „Ausstehend“-Antrag → Button „Genehmigen“ oder „Ablehnen“

Abwesenheit manuell eintragen (Admin-Funktion)

Wenn ein Mitarbeiter längere Zeit ausfällt (z.B. Berufsunfähigkeit, Betriebsunfall):

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter → Tab „Abwesenheiten“
2. Klicken Sie „+ Neue Abwesenheit (manuell)“
3. Wählen Sie Typ, Von, Bis
4. Status wird direkt auf „Genehmigt“ gesetzt (keine Genehmigung nötig)
5. Speichern Sie

Der Mitarbeiter sieht den manuellen Eintrag in seinem Kalender.

Urlaubskontingent verwalten

Kontingent für ein Jahr einstellen

Diese beiden Schritte sind der Admin-Rolle vorbehalten. Büro-Konten sehen die Schaltflächen zwar, das Speichern wird jedoch abgelehnt.

1. Öffnen Sie Dashboard → Abwesenheiten → Tab „Kontingente“
2. Für jeden Mitarbeiter sehen Sie eine Karte:
   • Tage gesamt (Standard 28 Tage, pro Mitarbeiter änderbar)
   • Übertrag aus Vorjahr (optional)
   • Tage genommen (aus den genehmigten Urlaubsanträgen des Jahres berechnet, sobald Sie das Kontingent speichern)
   • Tage frei (Berechnung: Gesamt + Übertrag − Genommen)
3. Klicken Sie „Bearbeiten“ → ändern Sie Tage/Übertrag → „Speichern“

Resturlaub übertragen

Diese beiden Schritte sind der Admin-Rolle vorbehalten. Büro-Konten sehen die Schaltflächen zwar, das Speichern wird jedoch abgelehnt.

Am Jahresende (z.B. 31.12.):

1. Öffnen Sie Abwesenheiten → Kontingente
2. Klicken Sie „Resturlaub übertragen“ (oben rechts)
3. System:
   • Kopiert das „Tage frei“-Feld aus 2025 in „Übertrag aus Vorjahr“ für 2026
   • Übernimmt „Tage gesamt“ unverändert aus dem Vorjahr
   • „Tage genommen 2026“ wird auf 0 zurückgesetzt
4. Speichern Sie

Achtung: Resturlaub-Übertragung ist nur möglich, wenn alle Kontingente für das Vorjahr gespeichert sind.

Urlaubs-Statistik (Kalender-View)

1. Öffnen Sie Dashboard → Abwesenheiten → Tab „Kalender“
2. Sie sehen einen Monats- oder Jahreskalender mit allen Abwesenheiten
3. Farbcodierung:
   • Blau = Urlaub
   • Rot = Krank
   • Violett = Fortbildung
   • Grau = Sonstiges
4. Mit Maus über Tag → Popup zeigt Mitarbeiter-Name + Grund
5. Klicken Sie auf einen Tag → Wechsel zu Detailansicht

Drag & Drop: Admins und Büro-Mitarbeiter können Abwesenheits-Einträge im Kalender verschieben (z.B. um einen Tag verschieben). Der Status bleibt „Genehmigt“.

Tipps

Situation	Empfehlung
Mitarbeiter in letzter Minute krank	Manuell als „Krank“ eintragen, sofort genehmigt. Benachrichtigte Klienten selbst.
Urlaub-Anfrage vor Ferien ablehnen	Ablehnungsgrund: „Überlastungs-Schutz (3 Mitarbeiter bereits in Urlaub)“. Mitarbeiter sieht Grund + kann erneut anfragen.
Schichttausch statt Urlaub	Reiter „Schichttausch“ zeigt nur bestehende Anfragen, fachlich kein gegenseitiger Tausch, sondern Abgabe eines Einsatzes an einen zustimmenden Kollegen. Neu anlegen geht über die Oberfläche nicht, weisen Sie den Einsatz stattdessen im Schichtplan direkt neu zu.
Quarantäne/Berufsunfähigkeit	Lange Abwesenheit manuell eintragen („Sonstiges“ oder „Krank“). Status-Feld „Beurlaubt“ verwenden für Grenzfälle (siehe Mitarbeiter-Status).
Urlaubstage überbucht	System warnt, wenn Urlaub-Antrag die freien Tage überschreitet. Büro kann trotzdem genehmigen (explizit).

Unterschied: Abwesenheit vs. Mitarbeiter-Status

Aspekt	Abwesenheit	Mitarbeiter-Status
Dauer	Tage bis Wochen	Kann Monate/Jahr dauern
Grund-Typen	Urlaub, Krank, Fortbildung, Sonstiges	Aktiv, Inaktiv, Beurlaubt, Suspendiert, Archiviert
Wirkung auf Einsatzplanung	Mitarbeiter invisible in diesem Zeitraum	Sperrt alle Einsätze (Status „Inaktiv“ oder „Suspendiert“)
Beispiel	„15.–25.7.: Urlaub“ (normal, kommt zurück)	„Status: Beurlaubt bis 30.6.2026“ (dann Rückkehr erwartet)
Genehmigung	Ja (Antrag → Genehmigung)	Nur Admin, oft mit Notiz

Häufige Fragen

F: Kann ich einen genehmigten Urlaub noch absagen?
A: Ja, Mitarbeiter und Büro können genehmigte Anträge löschen. Die Zahl der genommenen Tage aktualisiert sich, sobald das Kontingent des Mitarbeiters das nächste Mal gespeichert wird.

F: Mitarbeiter hat 2025 noch 5 Tage Urlaub und benötigt bis 31.12.2026 nicht mehr?
A: Resturlaub kann ganz oder teilweise übertragen werden (Bundes-Standard: 3 Monate Transferfrist). Legen Sie manuell fest, wie viele Tage in „Übertrag 2026“ gehen.

F: Wie sehe ich die Urlaubsliste eines ganzen Teams?
A: Im Tab „Kalender“ (Jahres-Heatmap) sehen Sie alle Mitarbeiter + deren Urlaub nach Monat. Oder im Bericht „Berichte → Abwesenheiten“ (wenn aktiv).

F: Was ist die Deadline, bis wann Urlaub-Anträge genehmigt sein müssen?
A: Gesetzlich mindestens 2–3 Wochen vor dem geplanten Urlaub (Branchengepflogenheit). Alltagora setzt kein Limit. Planung kann jederzeit genehmigt werden.