Rollen & Berechtigungen verstehen

Was ist dieser Artikel?

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Alltagora nutzt ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem (RBAC). Erfahren Sie, welche Rechte jede Rolle hat und wie Sie Mitarbeiter richtig zuordnen.

Für: Verwaltung & Admin | Wichtig: Die Rolle kann von einem Admin unter Benutzer & Rollen jederzeit geändert werden.

Die vier Rollen im Überblick

Pflegekraft

Einsatzpersonal: examinierte Pflegekräfte, Betreuungskräfte, Fachkräfte in der Altenpflege

Berechtigungen:

• Eigene Einsätze einsehen (Wochenplan, Tagesplan)
• Abwesenheits-Anträge stellen (Urlaub, Krank, Fortbildung)
• Eigene Dokumente hochladen (Zertifikate, ärztliche Atteste)
• Auf dem mobilen Portal: Berichte erfassen, Notizen hinzufügen

Einschränkungen:

• KEINE Einsatzplanung für andere: eigene Einsätze darf eine Pflegekraft selbst anlegen, Ändern und Stornieren bleiben Büro und Admin vorbehalten
• KEINE Änderungen an anderen Mitarbeitern
• KEINE Systemkonfiguration
• KEINE Abrechnung/Finanzen

Typische Anwendung:
Ambulante Pflegekräfte (Grüne Gruppe), Nachtwachen, Fachkräfte in der Altenhilfe

Examinierte Pflegekraft

Sub-Rolle der Pflegekraft ohne zusätzliche Rechte.

Berechtigungen:

• Alle Rechte der Pflegekraft
• Aktuell keine zusätzlichen Rechte: Wunden, Vitalwerte, Medikamenten- und Sturzprotokolle darf sie wie die Pflegekraft anlegen und einsehen, ein nachträgliches Bearbeiten sieht das System für keine Rolle vor

Einschränkungen:
Wie Pflegekraft: KEINE Einsatzplanung, KEINE Änderungen an anderen Mitarbeitern, KEINE Systemkonfiguration, KEINE Abrechnung/Finanzen.

Typische Anwendung:
Staatlich examinierte Pflegefachkräfte mit besonderer Verantwortung für die Pflegedokumentation.

Büro

Verwaltungs-Team: Planer, Koordinatoren, Sachbearbeiter

Berechtigungen:

• Einsatzplanung: Einsätze erstellen, ändern, löschen, drag-and-drop im Schichtplan
• Mitarbeiter-Management: Stammdaten bearbeiten, Status ändern (aber NICHT archivieren und NICHT neu anlegen, das ist Admin vorbehalten)
• Abwesenheiten: Genehmigen/Ablehnen von Urlaubs- und Krankheits-Anträgen, manuell eintragen
• Verfügbarkeiten: Für Mitarbeiter eintragen/ändern
• Abrechnung: Leistungsnachweise generieren, Rechnungen entwürfe
• Berichte: Auswertungen nach Einsatz, Mitarbeiter, Klient, Zeitraum
• Qualifikationen: Für Mitarbeiter verwalten (Zertifikate hochladen, Gültigkeitsdatum setzen)
• Export: CSV/PDF-Exporte (Datenschutz beachten!)

Einschränkungen:

• KEINE Systemkonfiguration (Felder, Leistungsarten, Pflegekassen)
• KEINE Benutzer-Verwaltung (nur auf Admin-Ebene)
• KEINE Mitarbeiter-Archivierung (nur Admin)
• KEINE Finanz-Berichte (Erträge, Kosten, Gewinn)

Typische Anwendung:
Bürosachbearbeiter, Planungs-Koordinatoren, Pflegedienstleitung (PDL)

Admin

System-Administrator: Tenant-Owner, Geschäftsführer, IT-Leiter

Berechtigungen:

• Alles aus Büro +
• Benutzer-Verwaltung: Anlegen, Rollen ändern, Passwörter zurücksetzen, Konto deaktivieren (das Löschen setzt das Konto nur inaktiv, die Daten bleiben erhalten)
• Mitarbeiter-Archivierung: Status → Archiviert setzen (kann über den normalen Status-Dialog wieder auf Aktiv gesetzt werden)
• Systemkonfiguration:
  • Leistungsarten (Altenpflege, Betreuung, …)
  • Pflegekassen & Gebührensätze
  • Custom-Formularfelder
  • Mail-Templates
  • Backup-Einstellungen
• Budget §45b: Monats- und Jahres-Töpfe der Klienten festlegen (Übersicht und Buchungen stehen auch dem Büro offen, nur das Ändern eines Monats- oder Jahres-Topfes ist Admin vorbehalten)
• Integrations-Konfiguration (externe Abrechnung, API-Keys)
• Audit-Log: derzeit nicht verfügbar, das Änderungsprotokoll ist Alltagora-Mitarbeitern vorbehalten und auch für den Admin des Mandanten gesperrt

Wichtig:
Ein archivierter Mitarbeiter wird aus aktiven Listen entfernt, kann aber von Admin oder Büro über den normalen Status-Dialog wieder auf Aktiv gesetzt werden.

Typische Anwendung:
CEO, Geschäftsführer, stellvertretender Geschäftsführer

Rollen korrekt zuordnen

Entscheidungs-Baum

Mitarbeiter braucht Zugang zu Alltagora?
├─ JA: Pflegekraft, der Einsätze empfängt?
│  └─ JA → PFLEGEKRAFT
│  └─ NEIN (reine Planer-Rolle)
│     └─ Planer braucht Status-Änderungen/Archivierung?
│        └─ JA → ADMIN
│        └─ NEIN → BUERO
└─ NEIN: Kein Zugang nötig (Beispiel: Klient ohne Login)

Best Practice

Szenario	Empfohlene Rolle
Examinierte Pflegekraft mit Einsätzen	Pflegekraft
Betreuungskraft, 4h/Woche	Pflegekraft
Sachbearbeiterin (Planung, Zeiterfassung)	Büro
Pflegedienstleitung (auch PDL-Aufgaben)	Büro (oder Admin je nach Bedarf)
Geschäftsführer	Admin
Externe Buchhaltung (nur Abrechnung-Daten)	Externe Rolle (noch nicht implementiert): momentan Büro mit Einschränkung
Reinigungspersonal (nur Dokumentation)	Pflegekraft (mit Sperre für Einsatzänderung)

Häufige Fragen

F: Kann ich die Rolle eines Mitarbeiters später ändern?
A: Ja, ein Admin kann sie unter Benutzer & Rollen in den Einstellungen jederzeit ändern.

F: Was ist der Unterschied zwischen Büro und Admin?
A: Büro plant und koordiniert Einsätze. Admin kann darüber hinaus Mitarbeiter archivieren, Systemkonfiguration ändern und auf Finanz-Module zugreifen.

F: Kann ein Pflegekraft-Mitarbeiter selbst seinen Status ändern?
A: Nein. Nur Büro- und Admin-Mitarbeiter können Status ändern (aktiv ↔ inaktiv ↔ beurlaubt ↔ suspendiert ↔ archiviert).

F: Wer kann Abwesenheits-Anträge genehmigen?
A: Büro- und Admin-Mitarbeiter. Pflegekräfte können nur Anträge stellen.

Rollen ändern und eigene Rollen

Die Rolle eines Mitarbeiters änderst du ausschließlich unter Benutzer & Rollen in den Einstellungen, nicht im Bearbeiten-Formular des Mitarbeiter-Profils. Die Systemrollen sind fest vorgegeben und lassen sich nicht löschen. In den Einstellungen unter Rollen kannst du zwar eigene Rollen mit Modul-Berechtigungen anlegen, die Zugriffssteuerung richtet sich aber weiterhin allein nach den Systemrollen.