Mitarbeiter & Team

Schichtplan erstellen & Einsätze verwalten

Was ist dieser Artikel?

Der Schichtplan (auch „Dienstplan“) ist die wöchentliche Übersicht aller Einsätze und Mitarbeiter-Zuweisungen. Hier erfahren Sie, wie Sie Einsätze anlegen, verschieben und auf Konflikte prüfen.

Für: Büro & Verwaltung | Einsatz: Zentrale Planungs-Werkzeug, täglich aktiv. Hintergrund: Einsätze sind die Schnittstelle zwischen Pflegekräften und Klienten.

Der Schichtplan im Überblick

Aufbau

Oben: Wochennavigation (← Woche zurück, → Woche vor, „Heute“-Button)
Legende: Abwesenheits-Typen (Urlaub = blau, Krank = rot, etc.) + Farbmodi
Tabelle: Spalten = Wochentage (Mo–So), Zeilen = Mitarbeiter
Zellen: Einsätze farbcodiert (nach Schichttyp oder Mitarbeiter)
Seite unten: Statistik (Mitarbeiter, Einsätze, Stunden, Abwesende)

Farbmodi

Schalten Sie zwischen „Schichttyp“ und „Mitarbeiter“ um:

Schichttyp: Einsatz-Farbe nach Tageszeit (Früh = blau, Spät = orange, Abend = violett)
Mitarbeiter: Jeder MA hat eine Farbe (Konsistenz über die Woche)

Einsätze hinzufügen

Variante 1: Neuer Einsatz im Plan

Öffnen Sie Dashboard → Schichtplan → Tab „Wochenplan“
Klicken Sie in eine leere Zelle (MA-Name + Wochentag)
Ein Eingabe-Fenster öffnet sich:
- Klient (Such-Dropdown)
- Von (Uhrzeit, z.B. 08:00)
- Bis (Uhrzeit, z.B. 12:00)
- Leistungsart (z.B. „Grundpflege“, „Betreuung“)
- Status („Geplant“ = Standard)
Klicken Sie „Speichern“
Der Einsatz wird in die Zelle eingefügt

Variante 2: Über Einsatzplanung (Klient-Fokus)

Öffnen Sie Dashboard → Einsatzplanung (separates Modul)
Wählen Sie einen Klient
Klicken Sie „+ Neuer Einsatz“
Füllen Sie aus: Wochentag, Von, Bis, gewünschte MA-Liste (mehrfach möglich)
Beim Speichern prüft das System auf Zeitkonflikte. Kommt es zu einer Überschneidung, zeigt der Hinweis-Dialog die Mitarbeiter an, die im gewünschten Zeitfenster frei sind.
Wählen Sie einen MA aus der Liste → Einsatz wird erstellt

Einsätze verschieben (Drag & Drop)

Im Schichtplan: Klicken Sie auf einen Einsatz (Karte mit Name + Zeit)
Halten Sie die Maus gedrückt und ziehen Sie die Karte zu einem anderen Mitarbeiter / Wochentag
Das System:
- Prüft automatisch auf Zeitkonflikte beim selben Mitarbeiter
Bei Konflikt: Warnung anzeigen, Verschiebung blockieren
Bei OK: Einsatz wird sofort an neue Position verschoben

Einsatz-Status verwalten

Ein Einsatz kann mehrere Status haben:

Status	Bedeutung
Geplant	Vorbereitet, noch nicht begonnen
In Bearbeitung	MA ist aktuell beim Klient
Abgeschlossen	Einsatz ist zu Ende, Dokumentation erfolgt
Storniert	Abgesagt (z.B. Klient nicht erreichbar, Mitarbeiter krank)

Status-Wechsel (im Mitarbeiter-Mobile-Portal oder über Admin):

Mobile App: MA sieht „Geplant“-Einsätze → Klick → „Starten“ → Status → „In Bearbeitung“
Nach Einsatz-Ende: MA klickt → „Beenden“ → Status → „Abgeschlossen“

Konflikte erkennen & beheben

Konflikt-Tab

Öffnen Sie Schichtplan → Tab „Konflikte“
Das System zeigt alle Doppelbuchungen dieser Woche:
- „MA X: 09:00–11:00 Klient A + 10:30–12:00 Klient B“ (Überlappung 30min)
Für jeden Konflikt: „Anzeigen“ → Sie sehen beide Einsätze nebeneinander
Beheben:
- Einen Einsatz löschen (rechts: Papierkorb)
- Einen Einsatz verschieben (Drag & Drop oder Manual-Edit)
- Einen anderen MA zuweisen

Automatische Warnung

Beim Erstellen/Verschieben eines Einsatzes: Wenn ein Konflikt entsteht, wird rote Warnung angezeigt, bevor Sie speichern.

Verfügbarkeits-Check

Tab „Verfügbarkeit“

Öffnen Sie Schichtplan → Tab „Verfügbarkeit“
Wählen Sie ein Datum
Sie sehen alle Mitarbeiter + deren Status:
- 🟢 Verfügbar (keine genehmigte Abwesenheit und im gewählten Zeitfenster kein Einsatz)
- 🔴 Abwesend (im Urlaub, krank, Fortbildung)
- 🟡 Belegt (bereits Einsätze zugewiesen)
Klicken Sie auf einen MA → Details zu seinen Einsätzen + Belastung

Statistik & Auslastung

Auslastungs-Tab

Öffnen Sie Schichtplan → Tab „Auslastung“
Wählen Sie Monat + Jahr
Sie sehen pro Mitarbeiter:
- Soll-Stunden (vertraglich vereinbart, z.B. 40h/Woche)
- Geplant (zugewiesene Stunden in diesem Monat)
- Geleistet (abgeschlossene Einsätze)
- Auslastung % (Berechnung: Geplant ÷ Soll × 100)
Farbe:
- 🟢 Grün: bis 85 % (im Rahmen)
- 🟡 Gelb: über 85 % bis 100 % (gut ausgelastet)
- 🔴 Rot: über 100 % (überplant)
Eine eigene Warnfarbe für Unterauslastung gibt es nicht.

Schichtvorlagen (Zeitblöcke speichern)

Für häufig verwendete Schichten (z.B. „Früh: 06:00–14:00“):

Öffnen Sie Schichtplan → Tab „Schichtvorlagen“
Klicken Sie „+ Neue Vorlage“
Geben Sie ein:
- Name (z.B. „Früh-Schicht“, „Nacht-Bereitschaft“)
- Von / Bis (Uhrzeit)
- Farbe (optional, zur Visualisierung)
Speichern Sie
Verwendung: Beim Einsatz-Anlegen: Wählen Sie Vorlage statt manuelle Uhrzeit

Tipps

Situation	Empfehlung
Massenplanung (viele MAs in derselben Woche)	Nutzen Sie „Einsatzplanung“-Modul (Klient-fokus). Dort können Sie mehrere MAs schnell zuweisen.
Wöchentliche Routine	Übernehmen Sie eine bestehende Woche mit Woche kopieren in den neuen Zeitraum, statt jeden Einsatz einzeln anzulegen.
Plötzliche Absage	Setzen Sie Einsatz-Status auf „Storniert“. Benachrichtigung geht an Klient (automatisch oder manuell).
Überstunden vermeiden	Prüfen Sie vor jeder Planung im Tab „Auslastung“, wer noch Kapazität hat.
Farbliche Markierung	Nutzen Sie Schichtvorlagen mit Farben (z.B. Weihnachts-Schichten = rot) für schnelle Orientierung.

Export & Druck

Öffnen Sie Schichtplan
Klicken Sie „CSV Export“ (oben rechts)
Die aktuelle Woche wird als CSV-Datei heruntergeladen
Öffnen Sie in Excel/Sheets → drucken oder weiterverarbeiten

Häufige Fragen

F: Kann ein Mitarbeiter selbst einen Einsatz ablehnen?
A: Momentan nein. Wenn MA einen Einsatz nicht übernehmen kann, informiert er Büro mündlich/Mail. Büro storniert oder weist neu zu.

F: Wer sieht den Schichtplan (Mitarbeiter oder nur Büro)?
A: Im Mobile-Portal sieht jede Pflegekraft ihre eigenen Einsätze dieser Woche + nächste Woche (Vorschau). Den gesamten Plan sieht nur Büro + Admin.

F: Gibt es Automatische Vorschläge bei der Planung?
A: Nur eingeschränkt. Entsteht beim Anlegen oder Verschieben ein Zeitkonflikt, blendet die Einsatzplanung die Mitarbeiter ein, die in diesem Zeitfenster frei sind. Grundlage sind allein genehmigte Abwesenheiten und bereits verplante Einsätze. Qualifikation und Auslastung fließen nicht ein, und es gibt keine Rangfolge der besten Kandidaten. Endgültige Auswahl trifft Büro.

F: Können wir Schichten an unterschiedliche Länder anpassen (z.B. AT/CH)?
A: Momentan noch nicht. Multi-Country-Unterstützung ist geplant für 2026/27.

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