Rechnungspositionen: Manuell hinzufügen, bearbeiten und löschen

Was sind Rechnungspositionen?

Positionen sind die einzelnen Leistungen auf einer Rechnung. Jede Position besteht aus Bezeichnung, Menge, Preis und ergibt einen Betrag. Sie können Positionen automatisch aus Einsätzen übernehmen oder manuell hinzufügen.

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Für: Büro und Verwaltung

Position manuell hinzufügen

1. Neue Position starten

Gehen Sie zur Rechnungs-Anlage (neue Rechnung oder Bearbeitung).
Klicken Sie in der Sektion „Positionen“ auf „Position hinzufügen“.

2. Felder ausfullen

Für jede Position füllen Sie aus:

Pflichtfelder

• Bezeichnung: Kurzer Name der Leistung (z.B. „Grundpflege“, „Beratung“, „Material“)
• Menge: Zahlenwert (z.B. 4 oder 1.5)
• Einheit: z.B. „h“ (Stunden), „Tage“, „Stück“, „Pauschale“
• Einzelpreis: Preis pro Einheit, NETTO (z.B. 45,50)

Optionalfelder

• Beschreibung: Erklärtext (z.B. „Monatliche Pauschale“, „inklusive Material“)
• Leistung von – bis: ein einzelnes Feld für beide Fälle. Nur das Von-Datum setzen, wenn die Leistung an einem einzigen Tag erbracht wurde; Von und Bis setzen, wenn sie über mehrere Tage lief
• Paragraph/Leistungsart: kein Eingabefeld. Die Angabe entsteht, wenn Sie die Position über die Leistungs-Palette einfügen (z.B. „Entlastungsbetrag §45b SGB XI“), und steht danach klein hinter der Bezeichnung

3. Automatische Berechnung

Das System berechnet automatisch:

• Betrag: Menge x Einzelpreis (netto)
• Mit Rabatt: Wird berücksichtigt, wenn Sie einen Gesamtrabatt (unten) setzen
• Mit Steuer: Wird bei Speichern berechnet, abhängig vom USt-Satz

Die Positionen sind eine direkt beschreibbare Tabelle: Sie tippen in die Zelle, der Betrag (Menge × Einzelpreis) rechnet sich sofort mit. Einen eigenen Speicher- oder Bearbeiten-Schritt je Position gibt es nicht; gespeichert wird die ganze Rechnung über „Rechnung erstellen“ (bzw. „Erstellen & versenden“, wenn der Versand-Schalter gesetzt ist).

Position bearbeiten

1. Position in der Liste suchen

Sie sehen alle Positionen als Zeilen in einer Tabelle.

2. Bearbeiten starten

Klicken Sie direkt in die Zelle, die Sie ändern möchten; die Positionen sind eine direkt beschreibbare Tabelle, ein eigener „Bearbeiten“-Button existiert nicht. Einen eigenen Speicher-Schritt je Position gibt es nicht; gespeichert wird die ganze Rechnung über „Rechnung erstellen“ (bzw. „Erstellen & versenden“, wenn der Versand-Schalter gesetzt ist).

3. Felder ändern

Ändern Sie beliebige Felder (Menge, Preis, Beschreibung etc.). Die Summen werden automatisch neu berechnet.

Position löschen

1. Position wählen

Suchen Sie die Position in der Liste.

2. Löschen

Klicken Sie auf das „X“-Button (Mülleimer-Icon) am Zeilenende. Die Position wird ohne Rückfrage sofort entfernt und die Summen werden neu berechnet. Solange die Rechnung noch nicht gespeichert ist, verwerfen Sie einen Fehlgriff über „Abbrechen“.

Preis-Modi: Netto vs. Brutto

Wählen Sie beim Erstellen der Rechnung, in welchem Modus Sie Einzelpreise eingeben. Der Umschalter ist nur bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen sichtbar: bei steuerbefreiten Pflegeleistungen (§4 Nr.16 UStG) gilt brutto gleich netto, deshalb wird dort ausschliesslich netto erfasst.

Modus	Eingabe	Speicherung	Beispiel
Netto (default)	Sie geben netto ein	Wird 1:1 gespeichert	100 EUR eingegeben → 100 EUR netto gespeichert
Brutto	Sie geben brutto ein	Wird auf netto berechnet (÷1.19)	119 EUR eingegeben → 100 EUR netto gespeichert

Dies ist nur ein Eingabe-Hilfs-Modus. Intern wird alles netto verwaltet (GoBD).

Positionen übernehmen vs. manuell

Automatisch (aus Einsätzen)

• Klicken Sie „Erledigte Einsätze übernehmen“ und setzen Sie darüber den Zeitraum
• Alle Einsätze des Klienten im Zeitraum werden eingefügt
• Schneller, weniger Fehler

Manuell

• Klicken Sie „Position hinzufügen“
• Sie tippen alle Daten ein
• Flexibel für Sonderfälle, Pauschalen, Zuschläge

Kombination

Oftetehm übernehmen Sie zuerst Einsätze, dann:

• Löschen Sie überflüssige Positionen
• Fügen Sie manuelle Zuschläge/Rabatte hinzu
• Bearbeiten Sie Preise oder Mengen

Häufige Fragen

F: In welcher Währung sind die Preise?
A: Euro (EUR). Dezimalstellen mit Punkt oder Komma möglich.

F: Was ist der Unterschied zwischen Menge und Betrag?
A: Menge ist die Anzahl/Dauer, Betrag ist Menge x Preis. Der Betrag wird berechnet.

F: Kann ich Positionen sortieren?
A: Ja, über den Greifer am Zeilenanfang per Drag-and-Drop; mit der Tastatur über Leertaste und Pfeiltasten.

F: Was passiert mit meinen Positionen wenn ich Preis oder USt ändere?
A: Positionen bleiben unverändert. Die neue Berechnung gilt erst ab neuen Positionen.