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Klienten verwalten

Abrechnungsgruppen und Kostenträger-Regeln definieren

Was sind Abrechnungsgruppen?

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Klienten-Verwaltung in Alltagora: Abrechnungsgruppen und Kostenträger-Regeln definieren

Ein Klient kann mehrere Kostenträger haben, die unterschiedliche Leistungen zahlen. Abrechnungsgruppen organisieren diese Kostenträger und ihre Regeln (welche Leistungsart zahlt wie viel). Beispiel: Ein Klient erhält sowohl Pflege von der Pflegekasse (§36 SGB XI) als auch Entlastungsleistungen (§45b) und privat finanzierte Zusatzleistungen.

Abrechnungsgruppe hinzufügen

  1. Klient öffnen → Tab „Abrechnungsgruppen“
  2. + Gruppe hinzufügen Button
  3. Gruppenname * (Pflicht): Beschreibender Name (z.B. „Pflegekasse AOK“, „Privat Zusatz“, „Entlastung §45b“)
  4. Kostenträger-Typ * (Pflicht): Wählen Sie aus:
    • Pflegekasse §36 SGB XI
    • Selbstzahler
    • Entlastung §45b SGB XI
    • Verhinderungspflege §39 SGB XI
    • Behandlungspflege §37 SGB V
    • Sozialhilfe (SGB XII)
    • Sonstiges
  5. Empfänger-Name * (Pflicht): Wer erhält die Zahlungen? (z.B. „Pflegekasse AOK“, Name des privaten Zahlers)
  6. Empfänger-Adresse * (Pflicht): Adresse der Empfänger-Institution
  7. Empfänger-IBAN (optional): Bankverbindung für Abrechnungen
  8. Budget monatlich/jährlich (optional): Maximales Budget für diese Gruppe pro Monat/Jahr
  9. Priorität: Abarbeitungs-Reihenfolge (z.B. 1 = zuerst abrechnen)
  10. Paragraph-Text (optional): Relevante Gesetzesreferenz (z.B. „§36 Abs. 3 SGB XI“)
  11. Aktiv?: Toggle, ob diese Gruppe aktuell gilt
  12. Speichern

Abrechnungsregeln definieren (Leistungsart-Zuordnung)

Jede Gruppe braucht Regeln, die festlegen, welche Leistungsarten wie abgerechnet werden (z.B. „30% der Pflegeeinsätze gehen an Pflegekasse, 70% privat“).

  1. In der Gruppe unter „Regeln“ den + Regel hinzufügen Button klicken
  2. Leistungsart * (Pflicht): Welche Art? (z.B. „Grundpflege“, „Hauswirtschaft“, „Betreuung“)
  3. Prozentual oder Fixbetrag?
    • Prozentual: „30%“ des Einsatzes gehen an diese Gruppe
    • Fixbetrag: „25 EUR“ pro Einsatz an diese Gruppe
  4. Reihenfolge: In welcher Abarbeitungsreihenfolge wird diese Regel abgerechnet?
  5. Speichern

Beispiel: Multi-Kostenträger

Klient: Maria Schmidt

Gruppe 1: AOK Bayern (Pflegekasse)
  - Kostenträger-Typ: Pflegekasse §36 SGB XI
  - Empfänger: AOK Bayern, Adresse: ...
  - Budget monatlich: 1500 EUR
  - Priorität: 1
  - Regeln:
    - Grundpflege: 100% → AOK zahlt alles

Gruppe 2: Entlastungsleistungen
  - Kostenträger-Typ: Entlastung §45b SGB XI
  - Empfänger: AOK Bayern, Adresse: ...
  - Budget monatlich: 131 EUR
  - Priorität: 2
  - Regeln:
    - Betreuung: 100% → AOK zahlt alles

Gruppe 3: Privat Zusatz
  - Kostenträger-Typ: Selbstzahler
  - Empfänger: Maria Schmidt (privat), Adresse: ...
  - Priorität: 3
  - Regeln:
    - Zusatz-Hauswirtschaft: 100% → privat bezahlt

Bei einem Einsatz von 60 EUR:

  1. Erst an AOK (Priorität 1): 50 EUR Grundpflege → AOK zahlt
  2. Dann Entlastung (Priorität 2): 10 EUR Betreuung → Entlastung zahlt
  3. Rest privat (Priorität 3): 0 EUR (passt noch ins Budget)

Best Practices

Szenario Einstellung
Nur Pflegekasse 1 Gruppe: Pflegekasse §36, 100% aller Leistungen
Pflegekasse + Entlastung 2 Gruppen: Pflegekasse (Priorität 1) + §45b (Priorität 2)
Privat + Selbstzahler Separate Gruppen, kein Durchmischung (Compliance)
Mehrere Krankenkassen Separat pro Kasse (z.B. Ehepartner mit anderer AOK)

Tipps

  • Prioritäten klar: Pflegekasse sollte meist Priorität 1 sein (abrechnen zuerst)
  • Budget-Monitoring: Setzen Sie realistische Budgets, um Überschreitungen zu vermeiden
  • Regeln überprüfen: Nach Pflegegrad-Änderung oder Arzt-Verordnung updaten
  • Dokumentation: Notieren Sie die Änderung (z.B. in Notizen), wenn Sie eine Gruppe ändern

Häufige Fragen

F: Was passiert, wenn eine Gruppe das Budget überschreitet?
J: Das System rechnet bis zum Budget-Limit ab; der Rest wird in die nächste Gruppe (Priorität) verschoben oder privat gemacht (je nach Konfiguration).

F: Kann ich eine Gruppe nachträglich ändern?
J: Ja, editieren Sie die Gruppe direkt. Wichtig: Dies beeinflusst nur zukünftige Einsätze, nicht bereits abgerechnete.

F: Was ist der Unterschied zwischen Prozentual und Fixbetrag?
J: Prozentual = 30% jedes Einsatzes (abhängig von Einsatz-Dauer). Fixbetrag = pauschal 25 EUR pro Einsatz (egal wie lang).

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