Mitarbeiter anlegen und Stammdaten pflegen

Was ist dieser Artikel?

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Hier erfahren Sie, wie Sie neue Mitarbeiter in Alltagora anlegen, ihre Stammdaten (Adresse, Kontakte, Notfalladressen) pflegen und ein Profilbild hinterlegen.

Für: Büro & Verwaltung (Neuanlage ist Admin vorbehalten) | Dauer: ca. 5 Minuten pro Mitarbeiter

Neuen Mitarbeiter anlegen

Nur für Admin. Büro-Nutzer sehen den Button „+ Neuer Mitarbeiter“ nicht, Mitarbeiter neu anzulegen ist Admin vorbehalten.

1. Öffnen Sie Dashboard → Mitarbeiter
2. Klicken Sie auf „+ Neuer Mitarbeiter“ oben rechts
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Vorname *
   • Nachname *
   • E-Mail * (Login-Adresse, muss eindeutig sein)
   • Passwort * (mind. 8 Zeichen; nutzen Sie den Generator für sichere Passwörter)
   • Telefon (optional)
   • Qualifikation: Wählen Sie aus Pflegekraft, Betreuungskraft, Verwaltung oder Pflegedienstleitung
   • Rolle:
     • Pflegekraft = Einsatzplanung, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten (Standard für Stellen)
     • Büro = Einsatzplanung, Mitarbeiter-Stammdaten, Abwesenheiten, Abrechnung und Berichte (kein Zugriff auf Benutzer- und Rollenverwaltung, Pflegekassen-Stammdaten und die Neuanlage von Mitarbeitern)
     • Admin = Vollzugriff (Status-Archivierung, Systemkonfiguration)
   • Stunden/Woche (z.B. 40)
   • Gehalt in Euro (optional, wird für Kostenkalkulationen genutzt)
4. Klicken Sie „Mitarbeiter anlegen“
5. Der Mitarbeiter wird sofort aktiviert und kann sich mit der E-Mail anmelden

Stammdaten bearbeiten

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter über die Liste
2. Klicken Sie auf den Tab „Stammdaten“
3. Bearbeiten Sie:
   • Adresse (Straße, PLZ, Ort): wird für Fahrtplanung & Karte genutzt
   • Geburtsdatum
   • Einstellungsdatum
   • Mobilnummer
   • Führerschein-Besitz (Ja/Nein): Marker für Einsatzverfügbarkeit
4. Speichern Sie mit dem grünen Button

Notfalladressen hinzufügen

1. Im Tab „Stammdaten“ → Abschnitt „Notfallkontakte“
2. Klicken Sie „+ Kontakt hinzufügen“
3. Geben Sie ein: Name, Beziehung (z.B. „Ehepartner“, „Eltern“), Telefon
4. Speichern Sie

Profilbild hochladen

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter
2. Fahren Sie über den Avatar (Kreis oben links mit Initialen)
3. Klicken Sie das Kamera-Icon
4. Wählen Sie ein Bild aus (JPG, PNG, WebP; max. 2MB empfohlen)
5. Das Bild wird sofort gespeichert

Tipps

Thema	Hinweis
Passwort-Generator	Nutzen Sie den integrierten Generator (Sichersymbol im Passwort-Feld) für komplexe Passwörter
Rolle ändern	Im Mitarbeiter-Profil nicht möglich. Ein Admin kann sie jederzeit unter Benutzer & Rollen in den Einstellungen anpassen
Import	Für Massen-Anlage: CSV-Import via Upload-Button in der Mitarbeiterliste
Entwurf speichern	Ungespeicherte Änderungen werden als Draft gespeichert. Reload lädt Entwurf wieder
Mehrsprachigkeit	Notizen (z.B. in Stammdaten) unterstützen Sonderzeichen & Umlaute vollständig

Häufige Fragen

F: Kann ich die Qualifikation später noch ändern?
A: Ja, jederzeit im Tab „Stammdaten“ → Bereich „Qualifikation“. Der Eintrag wird sofort aktualisiert, Einsätze und Verfügbarkeiten bleiben erhalten.

F: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Passwort vergisst?
A: Ein Admin kann unter Benutzer & Rollen ein neues Passwort für den Mitarbeiter setzen, ohne dessen altes Passwort zu kennen.

F: Können mehrere Qualifikationen hinterlegt werden?
A: Aktuell nur eine primäre Qualifikation. Zusätzliche Befähigungen (z.B. Erste Hilfe) gehören in den Tab „Qualifikationen & Zertifikate“.