Klienten und Mitarbeiter per CSV importieren

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Mit dieser Funktion laden Sie Ihre Kundendaten und Mitarbeiter aus einer CSV-Datei in Alltagora. Das System prüft die Daten vorher (Dry-Run) und zeigt Fehler und Warnungen, bevor der tatsächliche Import erfolgt.

Für: Büro & Verwaltung

Schritt für Schritt

1. Zur Import-Seite gehen

1. Öffnen Sie das Dashboard
2. Klicken Sie auf Einstellungen → Import (oder nutzen Sie direkt Dashboard → CSV Import im Menü)
3. Wählen Sie den Importtyp: Klienten oder Mitarbeiter

2. Template herunterladen (optional, aber empfohlen)

1. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen für den gewählten Typ
2. Dies öffnet eine CSV-Datei mit den richtigen Spaltenköpfen und Beispieldaten
3. Befüllen Sie die Vorlage mit Ihren Daten in Excel, Google Sheets oder einem Text-Editor

3. CSV-Datei vorbereiten

Für Klienten: erforderliche und optionale Spalten

Spalte	Beispiel	Pflicht?	Hinweise
Kundennummer	101	Nein*	Wird auto-nummeriert, wenn leer. Modus wählbar: Auto oder CSV
Vorname	Max	Ja
Nachname	Mustermann	Ja
Geburtsdatum	01.01.1940	Nein	Format: TT.MM.YYYY
Straße	Musterstr.	Nein
Hausnummer	1	Nein
PLZ	40470	Nein
Ort	Düsseldorf	Nein
Bezirk	Düsseltal	Nein	Nur als Info, keine Validierung
Pflegegrad	3	Nein	Zahlen 1–5 oder leer
Pflegegrad_seit	01.03.2020	Nein	Format: TT.MM.YYYY
Krankenkasse	AOK NordWest	Nein	Name der Pflegekasse
Privatversichert	nein	Nein	„ja“ oder „nein“
Privatkostenträger	nein	Nein	„ja“ oder „nein“
Telefon	0211123456	Nein
Mobil		Nein
Email	max@example.de	Nein
Versicherungsnummer	A123456789	Nein
Status	aktiv	Nein	aktiv / ehemaliger_kunde / interessent / pausiert / verstorben
Vertragsbeginn	01.03.2020	Nein	Format: TT.MM.YYYY
Vertragsende		Nein	Format: TT.MM.YYYY
Notiz		Nein	Freier Text
Hausarzt	Dr. Müller	Nein
Hausarzt_Telefon	0211555123	Nein
Allergien		Nein
Haustiere		Nein
Zahlungsbedingung	14 Tage	Nein	„sofort“ oder Tage-Angabe wie „14 Tage“
IBAN	DE89370400440532013000	Nein
BIC	COBADEFFXXX	Nein
Kontoinhaber	Max Mustermann	Nein

Für Mitarbeiter: erforderliche und optionale Spalten

Spalte	Beispiel	Pflicht?	Hinweise
Vorname	Erika	Ja
Nachname	Musterfrau	Ja
Email	erika@example.de	Ja	Muss eindeutig sein (kein Duplikat pro Tenant)
Rolle	pflegekraft	Ja	pflegekraft / examinierte_pflegekraft / buero / admin
Telefon	0211654321	Nein
Mobil	015112345678	Nein
Stunden_pro_woche	40	Nein	Dezimalzahl erlaubt
Gehalt	2800	Nein	Netto-Gehalt, nur zur Information
Status	aktiv	Nein	aktiv / inaktiv (wird beim Import nicht ausgewertet, Mitarbeiter wird immer inaktiv angelegt)

4. CSV speichern: wichtige Punkte

• Trennzeichen: Semikolon oder Komma, wird automatisch erkannt (auch Tab und Pipe)
• Zeichensatz: UTF-8 wird empfohlen (die Vorlage enthält ein BOM), andere gängige Kodierungen wie Windows-1252 werden automatisch erkannt (unterstützt Umlaute ä, ö, ü, ß)
• Dateiformat: .csv

5. CSV hochladen und prüfen (Klienten nur)

1. Klicken Sie auf CSV-Datei auswählen oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Upload-Feld
2. Das System führt einen Dry-Run durch: es analysiert die Datei, ohne Daten zu ändern
3. Sie sehen:
   • Anzahl gültiger Zeilen
   • Anzahl ungültiger Zeilen
   • Spezifische Fehler pro Zeile (z.B. „Vorname fehlt“, „Geburtsdatum ungültiges Format“)
   • Warnungen (z.B. „Klient-Nummer bereits vorhanden“)
   • Spalten-Erkennung: welche Spalten das System erkannt hat
   • Status-Verteilung: wie viele Klienten in welchem Status importiert würden

6. Fehler beheben

1. Öffnen Sie die CSV erneut in Excel/Editor
2. Beheben Sie die angezeigten Fehler
3. Speichern Sie die Datei
4. Laden Sie die Datei erneut hoch

7. Import bestätigen

1. Wenn alle Fehler behoben sind, klicken Sie Importieren
2. Die Datei wird hochgeladen (mit Fortschrittsanzeige)
3. Das System bucht alle Daten
4. Sie sehen eine Zusammenfassung: „X von Y Datensätzen importiert“

8. Mitarbeiter: direkt importieren (kein Dry-Run)

• Beim Mitarbeiter-Import gibt es keinen vorherigen Dry-Run
• Nach dem Hochladen erfolgt der Import direkt
• Fehler werden danach angezeigt
• Eine aussagekräftige CSV-Vorlage ist daher besonders wichtig

Tipps

• Import-Historie ansehen: Unter der Upload-Section sehen Sie alle bisherigen Importe mit Datum, Dateiname, Erfolgsquote und ggf. Fehler-Details
• Duplikate vermeiden: Wenn Sie Kundennummern nutzen, darf jede Nummer nur 1x vorkommen
• Zahlungsbedingung: Gültige Werte sind „sofort“ oder Angaben wie „7 Tage“, „14 Tage“, „30 Tage“
• Datumformat: Nutzen Sie deutsches Format TT.MM.YYYY oder ISO 8601 (YYYY-MM-DD)
• Status: Achten Sie auf die genauen Werte (aktiv, ehemaliger_kunde, interessent, pausiert, verstorben)
• Plan-Limit: Ist beim Import Ihr Klienten-Limit erreicht, werden die übrigen Zeilen inaktiv angelegt statt übersprungen. Das System zeigt nach dem Import, wie viele das waren; nach einem Plan-Upgrade lassen sich diese Klienten mit einem Klick aktivieren

Häufige Fragen

Kann ich einen Import rückgängig machen?
Nein, ein Rückgängigmachen ist derzeit nicht vorgesehen. Wenden Sie sich an den Support, wenn ein Import fehlerhaft war.

Was passiert mit Klient-Nummern, wenn sie leer sind?
Das System vergibt automatisch die nächste fortlaufende Nummer. Sie können im Klienten-Modus zwischen „Auto“ (Alltagora vergibt Nummern) und „CSV“ (Sie geben Nummern an) wählen.

Können Mitarbeiter nach dem Import aktiviert werden?
Die Spalte „Status“ wird beim Mitarbeiter-Import nicht ausgewertet: Jeder importierte Mitarbeiter wird inaktiv angelegt. Schalten Sie ihn danach unter Einstellungen → Benutzerkonten frei.

Was kostet ein Import?
Der Import ist kostenlos und zählt nicht gegen die Leistungsabrechnung. Es ist reine Verwaltung.

Gut zu wissen

• Du erreichst den Import über CSV Import in der linken Seitenleiste.
• Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein.
• Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen, der Import bricht nicht ab. Den Import-Verlauf mit Fehlerdetails siehst du unten auf derselben Seite.