Datenschutz-Einstellungen & DSGVO-Löschfristen

Für: Admin, Compliance-Beauftragte

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Verwalten Sie DSGVO-Einwilligungen, erstellen Löschanfragen und dokumentieren Daten-Export für Auskunftsersuchen.

Schritt für Schritt

1. Navigieren zu Einstellungen > Datenschutz (DSGVO)
   • 4 Reiter: Einwilligungen, Löschanfragen, Anfragen (Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung, Widerspruch) und Datenpannen
2. Tab „Einwilligungen“:
   • Zeigt alle erfassten Einwilligungen pro Klient
   • Spalten: Klient, Typ (Datenverarbeitung/Weitergabe/Foto/Forschung/Newsletter), erteilt durch, Datum
   • Neue Einwilligung erfassen: Button + Einwilligung erfassen
     • Dialog: Klient (Suchfeld), Typ-Dropdown, erteilt durch (Name), optional Notiz
     • Speichern → Eintrag wird protokolliert
   • Einwilligung widerrufen: Icon X in Aktionen-Spalte
     • Bestätigung erforderlich → Status auf „widerrufen“ gesetzt
   • Daten exportieren: Symbol Download
     • JSON-Export aller Daten dieses Klienten für Auskunftsersuchen. Verfügbar nur, wenn der Tarif den DSGVO-Datenexport enthält; sonst bricht der Klick mit einer Fehlermeldung ab.
3. Tab „Löschanfragen“:
   • Zeigt eingegangene Löschanfragen (DSGVO Art. 17)
   • Spalten: Klient, Status (Ausstehend/Ausgeführt), Datum angefordert, Datum ausgeführt
   • Neue Löschanfrage erstellen: Eingabe-Feld + Button Löschanfrage erstellen
     • Klient über das Suchfeld auswählen → Anfrage wird registriert
   • Anfrage ausführen: Button Daten löschen (rot)
     • ACHTUNG: Löscht/anonymisiert alle personenbezogenen Daten unwiderruflich
     • Bestätigungs-Dialog mit Warnung
     • Nach Ausführung: Status wechselt zu „Ausgeführt“, Timestamp wird gespeichert
4. Audit: Alle Vorgänge werden in Audit-Log registriert
   • Compliance-Nachweis für Datenschutzbehörden

Tipps

• Proaktive Dokumentation: Einwilligungen sofort nach Erfassung registrieren (z.B. beim Klienten-Onboarding)
• Löschfristen planen: Nach Vertragsende kann 30-Tage-Frist ablaufen → dann Löschanfrage erstellen
• Foto-Erlaubnis separat: Widerspruch zur Fotoerlaubnis = separate Einwilligung-Widerruf
• Export bei Anfrage: Nutze Download-Icon, um ein Auskunftsersuchen zu erfüllen. Nur verfügbar, wenn der Tarif den DSGVO-Datenexport enthält, sonst bricht der Klick mit einer Fehlermeldung ab.
• Team-Schulung: Nur geschulte Mitarbeiter sollten Löschanfragen ausführen

Häufige Fragen

F: Was passiert bei Löschung?
A: Personendaten (Name, Adresse, Kontakt) werden anonymisiert oder gelöscht. Dokumentation bleibt (pseudonymisiert) für Compliance.

F: Kann ich Löschung rückgängig machen?
A: Nein, Backup muss vorab gemacht werden. Deswegen Bestätigungs-Dialog.

F: Wie lange müssen Einwilligungen gespeichert bleiben?
A: Alltagora führt für Einwilligungen keine eigene Aufbewahrungsfrist. Der Eintrag dient als Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO, solange die Einwilligung gilt, und wird mit den Klientendaten gelöscht. Die konkrete Frist gehört vor Veröffentlichung gegen den Gesetzestext geprüft; §303c SGB V trägt sie nicht. Individuelle Regelung für andere Daten.