Dispatcher-Tagesüberblick: Schnelle Übersicht aller Einsätze

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Als Dispatcher brauchst du einen schnellen Überblick über den ganzen Tag: Wer macht was, wo gibt es Probleme, wen soll ich noch dazu nehmen? Diese Seite führt dich durch die besten Funktionen dafür.

Für: Büro & Verwaltung (Disponenten)

Wo du dich orientierst

Dashboard → Tourenplanung zeigt alles, was du brauchst:

1. Oben: Schnell-Statistiken

Statistik	Was es bedeutet	Aktion
Klienten mit Adresse	Wie viele deiner Klienten haben Koordinaten	Zu wenig? → Batch-Geocoding nutzen (siehe Artikel)
Einsätze am [Datum]	Gesamtzahl geplanter Besuche heute	Baseline für Kapazitätsplanung
Mitarbeiter eingeteilt	Wie viele MA haben Arbeit	Zu wenig? → Einsätze verteilen
Gesamte MA	Anzahl aktiver Mitarbeiter	Zur Kontrolle (Urlaub/Krank nicht abgezogen?)

2. Datum & Filter

Datum wechseln:

• Mit ← → Pfeilen Tag vor/zurück
• Oder Datumsfeld klicken → Kalender wählen
• „Heute“ Button springt auf aktuelles Datum

Nach Mitarbeiter filtern:

• Dropdown „Alle Mitarbeiter“ öffnen
• Einen MA auswählen → Liste zeigt nur seine Einsätze
• Nützlich, wenn du schnell für einen MA checken willst: „Sind deine Einsätze OK?“

3. Hauptbereich: Tour-Listenansicht

Standard-Ansicht zeigt pro Mitarbeiter einen Bereich mit:

Header (farbig unterlegt):

• Name des MA
• Summe Fahrtkilometer + Fahrtzeit (z.B. „2,3 km Fahrt · ~4 Min“)
• Anzahl Einsätze (rechts oben: „7 Einsätze“)

Jeder Einsatz in der Tour:

Spalte	Info
Nummer	1, 2, 3… (Reihenfolge heute)
Klient	Vorname + Nachname
Adresse	Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
Uhrzeit	geplant_von – geplant_bis (z.B. 09:00–09:30)
Status	geplant / in_bearbeitung / abgeschlossen / storniert (Farbabzeichen)
Pflegegrad	Farbcodierung (1–5, Farbe = Intensität)

Zwischen den Einsätzen:

• Fahrtzeit-Info (z.B. „0,8 km · ~2 Min“ mit Auto-Symbol)

4. Wechsel zu Karten-Ansicht

Klick oben rechts auf „Karte“ Button:

• Zeigt alle Klienten-Standorte geografisch
• Hilfreich, um visuell zu sehen: „Clustert sich ein MA wirklich auf engem Raum?“
• Mit Bezirks-Outlines (wenn konfiguriert): siehe Artikel „Bezirke konfigurieren“

Schnelle Dispatcher-Aktionen

Problem: Ein MA hat 12 Einsätze, der andere 2

Strategie:

1. Überbelastete MA filtern („Max Mustermann“)
2. Karte ansehen: clustert sich seine Tour?
3. Wenn ja: Nutze Tour-Optimierung (siehe Artikel): kann 10–20% Fahrtzeit sparen
4. Wenn überlastet bleibt: 2–3 Einsätze zu weniger belastetem MA verschieben

Problem: Ein MA meldet sich krank

Automatisch über die API, im Interface noch manuell:

• Für die Umverteilung nach einer Krankmeldung gibt es bereits eine automatische Funktion im Backend (POST /api/touren/reassign-ausfall, Rollen admin/buero, Feature touren_optimierung, ab Alltagora Einstieg enthalten, in Basis nicht); ein eigener Button im Interface fehlt dafür noch
• Bis dahin: Einsätze einzeln umverteilen, am besten nach geografischer Nähe

Danach überprüfen:

1. Öffne die Tourenplanung
2. Filterst nach dem kranken MA: sollte 0 Einsätze zeigen
3. Check die anderen MA: haben mehr Einsätze bekommen?

Problem: Fahrtzeiten sind viel zu kurz/lang

Diagnose:

1. Nimm einen kritischen Einsatz-Paar (z.B. Einsatz 1 → 2)
2. Notiert: Alltagora zeigt „3 Min“, aber Mitarbeiter brauchte 8 Min
3. Mögliche Gründe:
   • Koordinaten falsch (z.B. Stadtteil-Zentrum statt echte Adresse)
   • Große Entfernung in Luftlinie. Die Schätzung nutzt reine Luftlinie geteilt durch 30 km/h, Straßenkurven werden nicht berücksichtigt.
   • Ländliche Region (die Berechnung unterscheidet nicht zwischen Stadt und Land; für Dörfer ohne direkte Straßenverbindung kann die Schätzung zu niedrig liegen)

Lösung:

• Batch-Geocoding für alle Klienten (bessere Koordinaten)
• Feedback an Admin: „Immer 50% länger“, können Backend-Faktor anpassen
• Zukünftig: OSRM-Integration (echtes Straßen-Routing)

Disponent-Cockpit-Modus (Vollbild)

Für intensive Livetage (z.B. Urlaubsvertretung, Notfall):

1. Klienten-Karte öffnen (separate Seite)
2. Rechts oben führt der Cockpit-Button auf die eigene Seite /dashboard/cockpit
3. Dort öffnet sich die Vollbild-Karte
4. Rechts: Live-Mitarbeiter-Sidebar
   • Zeigt aktuelle GPS-Positionen
   • Nächster geplanter Einsatz je MA
   • Grüner/orange/grauer Status-Punkt
5. Links: Karte mit allen Standorten

Dieser Modus ist ideal für:

• Live-Monitoring während Einsätze laufen
• Schnelle Krise („MA sitzt im Stau. Schicke ich jemand anderen hin?“)
• Übersicht für externe Supervisor

Statuswechsel-Events

Wenn ein Mitarbeiter einen Einsatz startet/beendet, siehst du:

1. Live-Update im Cockpit (MA-Status ändert sich grün → orange → grün)
2. Fahrtzeit-Umlagerung: Nächster Einsatz rückt nach oben
3. Socket.IO-Event (kein Seite-Neuladen nötig)

Datenfluss im Detail:

• Mitarbeiter-App: Klick „Einsatz starten“ ruft POST /api/einsaetze/{id}/zeiterfassung/start auf.
• Backend: Speichert, sendet Socket einsatz:status an Tenant
• Frontend: Karte/Sidebar aktualisiert Live

Best Practices für Disponenten

Morgens um 7 Uhr

1. Tourenplanung öffnen
2. Statistiken checken: Sind alle MA verteilt? Gibt es Lücken?
3. Fehlersuche:
   • Zu viele Klienten ohne Koordinaten? → Batch-Geocoding START
   • Ein MA überlastet? → Umverteilung planen oder MA hinzunehmen
4. Zu Cockpit wechseln → bis 17:00 Uhr offen halten

Tagsüber

1. Cockpit beobachten (Hintergrund-Monitor)
2. Bei Problemen:
   • Sofort Filter nach dem betroffenen MA
   • Schau die nächsten 2 Einsätze an
   • Fahrtzeit realistisch? Wenn nicht, SMS an MA
3. Status-Updates akzeptieren (keine Actions nötig)

Nach 16:00 Uhr

1. Tourenunsicht aktualisieren (F5)
2. Status-Kontrolle: Wieviele Einsätze sind „abgeschlossen“ vs. „geplant“?
3. Morgen vorbereiten: Nächsten Tag planen?

Häufige Fragen

F: Kann ich die Einsatz-Reihenfolge manuell ändern?
A: Im jetzigen System: Nein, nicht direkt im UI. Workaround: Nutze Tour-Optimierung (siehe Artikel) oder verschiebe Einsätze einzeln in der Einsatzplanung.

F: Warum zeigt die Liste nicht „In Bearbeitung“ für Mitarbeiter XY?
A: Der MA hat entweder den Einsatz noch nicht als gestartet markiert (App-Seite), oder das Socket-Update ist noch nicht angekommen. Refresh die Seite (F5), sollte sich aktualisieren.

F: Kann ich Einsätze per Drag & Drop zwischen MA verschieben?
A: Aktuell nein (geplant für Phase D3+: „Touren-Drag-Drop“). Aktuell: Einsatz-Details öffnen → „Mitarbeiter ändern“ oder „Zeitfenster anpassen“ nutzen.

F: Werden Einsätze mit Status „storniert“ noch angezeigt?
A: Ja, mit grauem/rot markiertem Abzeichen. Sie zählen nicht zur Fahrtzeit-Berechnung. Das ist gewollt: Audit-Trail.