Verfügbarkeitszeiten eintragen & verwalten

Was ist dieser Artikel?

<!-- screenshot: kb-verfuegbarkeit -->

Verfügbarkeitszeiten sind wöchentlich wiederkehrende Zeitfenster, in denen ein Mitarbeiter grundsätzlich für Einsätze zur Verfügung steht (z.B. Mo–Fr 06:00–18:00). Erfahren Sie, wie Sie diese eintragen und für die Einsatzplanung nutzen.

Für: Büro & Verwaltung | Einsatz: Rahmen-Verfügbarkeit, nicht für einzelne Abwesenheiten.

Verfügbarkeit anlegen

Variante 1: Im Detail-View (Empfohlen)

1. Öffnen Sie einen Mitarbeiter → Tab „Verfügbarkeiten“
2. Klicken Sie „+ Verfügbarkeit hinzufügen“
3. Wählen Sie:
   • Wochentag: Montag bis Sonntag
   • Von: Uhrzeit (z.B. 06:00)
   • Bis: Uhrzeit (z.B. 18:00)
   • Anmerkung (optional; z.B. „nur Sanitäter-Einsätze“, „bevorzugt morgends“)
4. Klicken Sie „Speichern“
5. Die Verfügbarkeit wird gespeichert und im Mitarbeiterprofil angezeigt. Die Einsatzplanung wertet sie derzeit nicht automatisch aus, sie dient dem Planungsteam als Orientierung.

Variante 2: Schnell-Eintrag im Kalender

Im Tab „Verfügbarkeiten“, Ansicht Kalender:

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter
2. Schalten Sie oben rechts auf die Ansicht Kalender um
3. Klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Wochentag. Das Eingabeformular öffnet sich mit vorbelegtem Wochentag und vorbelegter Uhrzeit, ergänzen Sie die Anmerkung und klicken Sie „Speichern“

Beispiele

Wochentag	Von	Bis	Anmerkung
Montag	06:00	18:00	–
Dienstag	06:00	18:00	–
Mittwoch	–	–	(freier Tag)
Donnerstag	06:00	18:00	–
Freitag	06:00	18:00	–
Samstag	–	–	–
Sonntag	–	–	–

Result: Diesen Mitarbeiter können Sie Mo, Di, Do, Fr von 06:00–18:00 einplanen.

Verfügbarkeit korrigieren

Ein bestehender Eintrag lässt sich nicht bearbeiten. Löschen Sie ihn über das Papierkorb-Symbol und legen Sie ihn mit den neuen Zeiten neu an.

Verfügbarkeit löschen

1. Öffnen Sie die Verfügbarkeit
2. Klicken Sie das Löschen-Icon (Papierkorb)
3. Bestätigen Sie

Der Wochentag gilt danach als gelöscht. Die Einsatzplanung wertet das nicht automatisch aus.

Unterschied: Verfügbarkeit vs. Abwesenheit

Aspekt	Verfügbarkeit	Abwesenheit
Zeitrahmen	Wöchentlich wiederkehrend	Einzelner Zeitraum (Tage/Wochen)
Zweck	Rahmen-Planung („kann generell Mo–Fr“)	Ausfall-Kennzeichnung („vom 15.–20.7. im Urlaub“)
Eingabe	Admin-Seite oder Mitarbeiter-Profil	Mitarbeiter selbst oder Admin
Genehmigung	Keine (wird direkt aktiv)	Optional (Admin genehmigt)
Beispiel	Montag 06:00–18:00	„15.7.–20.7.2026: Urlaub“

Tipps

Situation	Empfehlung
Mitarbeiter arbeitet 2 unterschiedliche Schichten pro Woche	Pro Schicht eine separate Verfügbarkeit eintragen (z.B. Mo 06:00–14:00 + Mo 15:00–23:00).
Kurzzeitige Änderung (diese Woche)	Nutzen Sie Abwesenheiten → „Sonstiges“ mit konkretem Datum. Verfügbarkeit bleibt gleich.
Mitarbeiter nur freitags verfügbar	Nur Freitag mit Zeitfenster eintragen. Alle anderen Tage haben keine Verfügbarkeit.
Unbegrenzte Verfügbarkeit	Tragen Sie „00:00–23:59“ ein (Planer kann auch außerhalb planen, aber das ist dann eine Ausnahme).
Besondere Notiz	„bevorzugt lange Einsätze“ oder „hohe Lärmempfindlichkeit“ → in der Anmerkung eintragen für Planung-Team.

Häufige Fragen

F: Überschreibt eine Abwesenheit (Urlaub) die Verfügbarkeit?
A: Ja. Ist ein Mitarbeiter im Urlaub, kann er nicht eingeplant werden, auch wenn die wöchentliche Verfügbarkeit sagt, er wäre verfügbar.

F: Kann ein Mitarbeiter selbst seine Verfügbarkeit ändern?
A: Nein. Momentan nur Büro-Mitarbeiter via Admin-Bereich. Eine Mitarbeiter-Selbstbedienung ist geplant.

F: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Verfügbarkeit eingetragen hat?
A: Das hat auf die Planung derzeit keine Auswirkung. Ein Mitarbeiter ohne Verfügbarkeitseintrag erscheint weiterhin in allen Planungsansichten, solange sein Status auf Aktiv steht.

F: Kann ich mehrere Verfügbarkeiten für denselben Wochentag eintragen?
A: Ja, wenn z.B. eine Pause dazwischen liegt: Mo 06:00–12:00 + Mo 13:00–18:00.