Budget-Warnungen konfigurieren und auf Überschreitungen reagieren

Für: Admin & Büro

<!-- screenshot: kb-budget-warnungen-konfigurieren-und-reagieren -->

Die automatische Budget-Warnung hilft, zu hohe Kosten rechtzeitig zu erkennen. Sie können konfiguriert werden.

Automatische Warnungen verstehen

Alltagora prüft die Klienten-Budgets laufend:

Ausführung	Timing	Aktion
Einsatz-Abschluss	Unmittelbar	Verbrauchte Stunden und Beträge werden auf den Monat gebucht. Der Auslastungs-Prozentsatz wird daraus jedes Mal neu gerechnet, ein Status wird nicht gespeichert
Warnungs-Prüfung	Alle 5 Minuten	Auslastung je Klient prüfen, Warnungen erzeugen und versenden
Täglicher Job	Einmal pro Tag (Zeitpunkt hängt vom Server-Neustart ab, keine feste Uhrzeit)	Legt fehlende Monats-Budgets an. Er berechnet bestehende Budgets nicht neu und versendet keine Warnungen

Warnungen werden als In-App-Notification angezeigt (Dashboard oben rechts) oder E-Mail versendet.

Warnschwellen verstehen

Die Warnschwellen 75% Verbrauch und 90% Verbrauch (kritisch) sind System-Standard und aktuell nicht über die Oberfläche konfigurierbar.

Budget-Warnung wiederholen verstehen

Der Umschalter liegt nicht im Klienten-Stamm, sondern unter Dashboard → Budget in der Klientenliste: ein kleines Symbol in der Klientenzeile, das erst ab 75% Auslastung erscheint.

• Aus (Standard) = die Warnung geht je Schwelle (75% und 90%) einmal pro Monat raus
• An = die Warnung wird wiederholt, solange die Schwelle erreicht bleibt. Die Prüfung läuft alle 5 Minuten, dieselbe Warnung wird dabei frühestens nach einer Stunde erneut erzeugt

Auf Überschreitung reagieren

1. Im Budget-Modul einen Klienten mit Status überschritten anklicken
2. Detail-Panel zeigt:
   • Wieviel Budget überschritten (z.B. EUR 150 über Budget)
   • Welche Einsätze das Budget aufgebraucht haben (Tabelle)
3. Optionen:
   • Mit Kostenträger abklären - ggf. Budget erhöhen (Pflegekasse anrufen)
   • Einsatz-Anzahl reduzieren - geplante Einsätze löschen/verschieben
   • Einsatz manuell bearbeiten - Leistungsumfang reduzieren