Kilometer und Fahrtzeit erfassen und abrechnen

Für: Büro & Verwaltung, Mitarbeitende in der App

Kilometer und Fahrtzeit werden je Einsatz erfasst. Sind Sätze hinterlegt, erscheinen sie als eigene Positionen in der Rechnung. Rechne Fahrtkosten nur ab, wenn sie mit dem Klienten vereinbart sind.

Sätze festlegen

1. Dashboard → Einstellungen → Rechnung öffnen, Reiter Fahrtkosten
2. Kilometerpauschale (EUR je km) und Fahrtzeit (EUR je Stunde) eintragen
3. Fahrtkosten speichern

0 bedeutet: wird nicht berechnet. Nur Administratoren können die Sätze ändern.

Erfassen im Büro

1. Dashboard → Einsatzplanung und den Einsatz anklicken
2. Fahrt erfassen klicken
3. Gefahrene Kilometer (zum Beispiel 12,5) und Fahrtzeit in Minuten (ganze Minuten, 0 bis 600) eintragen
4. Speichern

Kilometer sind von 0 bis 99999,9 möglich. Der Button fehlt bei stornierten Einsätzen.

Erfassen in der App

Im Einsatz gibt es die Felder Gefahrene Kilometer und Fahrtzeit in Minuten mit der Schaltfläche Speichern. Ohne Netz merkt sich die App den Eintrag und sendet ihn später.

Was in der Rechnung steht

Für jeden Einsatz mit erfassten Werten kommen die Positionen Fahrtkosten (x km) und Fahrtzeit (x Min.) dazu, sofern der jeweilige Satz größer als 0 ist. Ist ein Satz 0, entfällt die Position.

Wer zahlt die Fahrtkosten

Im Reiter Fahrtkosten wählt der Administrator unter Wer zahlt die Fahrtkosten eine von drei Möglichkeiten:

• An den Klienten (privat) ist der Standard. Fahrtpositionen gehen immer an den Klienten als Selbstzahler, auch wenn die Leistung selbst über die Pflegekasse läuft. Beim Übernehmen der Einsätze in eine Kassenrechnung legt Alltagora dafür einen Rechnungsentwurf an den Klienten an oder ergänzt den vorhandenen. Das Budget bleibt unberührt.
• Über die Pflegekasse (Entlastungsbetrag, mindert das Budget) gibt es nur für reine Betreuungsdienste. Die Fahrtpositionen stehen auf der Kassenrechnung und verbrauchen Entlastungsbetrag nach § 45b. Passt eine Fahrtposition nicht mehr vollständig in das Restbudget des Monats, geht sie an den Klienten als Selbstzahler.
• Nicht berechnen, nur erfassen lässt keine Fahrtposition entstehen. Kilometer und Fahrtzeit werden weiter gespeichert.

Ob die Kasse Fahrtkosten erstattet, regelt das Landesrecht der Anerkennung. Der Betrag muss im Preisverzeichnis stehen. Frage im Zweifel beim Kostenträger nach, bevor du die Kassenvariante wählst.

Pflegedienste rechnen Fahrtkosten über die Wegepauschale der Vergütungsvereinbarung ab. Für sie ist die Kassenvariante gesperrt, die Fahrtpositionen laufen nur an den Klienten.

Welche Sätze gelten für meinen Dienst

Kilometerpauschale und Fahrtzeit trägst du im Reiter Fahrtkosten selbst ein. Alltagora kennt deine Vereinbarungen nicht und prüft die Werte nicht.

Ob und in welcher Höhe Fahrtkosten berechnet werden dürfen, hängt von drei Dingen ab:

• Bundesland: Bei anerkannten Angeboten zur Unterstützung im Alltag entscheidet das Landesrecht. NRW und Sachsen lassen Fahrtkosten ausdrücklich zu, Sachsen nur mit bestätigter Angemessenheit. Für andere Länder frage bei der zuständigen Landesbehörde nach.
• Vertrag oder Preisverzeichnis mit der Pflegekasse: Pflegedienste mit Versorgungsvertrag rechnen Fahrkosten nicht gesondert ab, sie sind Teil der Vergütungsvereinbarung. Ob eine Kasse eine Fahrtkostenzeile in einer Rechnung anerkennt, frage vorab bei der Kasse nach.
• Vereinbarung mit dem Klienten: Rechne Fahrtkosten nur ab, wenn sie mit dem Klienten vereinbart sind.

Stornierst du die Kassenrechnung, bleiben die Fahrten im Selbstzahler-Entwurf stehen. Übernimmst du die Einsätze danach neu, kommt nur die Leistung auf die neue Kassenrechnung, die Fahrt wird nicht doppelt berechnet.