Schichttausch: Wie ein Tausch von der Anfrage bis zur Umbuchung läuft

Wie eine Anfrage entsteht

Eine Pflegekraft öffnet in der App den eigenen Einsatz und tippt auf Schicht tauschen. Sie wählt eine Kollegin oder einen Kollegen aus der Team-Liste aus und kann eine kurze Nachricht dazuschreiben. Für einen Einsatz kann immer nur eine offene Anfrage gleichzeitig bestehen, ein zweiter Versuch wird abgelehnt, solange die erste noch läuft.

Für: Pflegekräfte (Anfrage stellen), Administratoren und Büro (Freigabe, Übersicht)

Wenn der Kollege antwortet

Die angefragte Person bekommt eine Benachrichtigung und eine E-Mail und sieht die Anfrage in der App unter Anfragen an mich.

• Lehnt sie ab, ist die Anfrage sofort beendet, die stellende Pflegekraft wird informiert.
• Stimmt sie zu, hängt der nächste Schritt von einer Kontoeinstellung ab: entweder wird der Einsatz sofort umgebucht, oder die Anfrage wartet zusätzlich auf eine Freigabe durch die Leitung.

Wenn die Leitung freigeben muss

Ist die Freigabepflicht aktiv, landet die Anfrage nach der Zustimmung des Kollegen im Reiter Schichttausch unter Dashboard → Abwesenheiten. Administratoren und Büro sehen dort alle Anfragen und können genehmigen oder ablehnen. Erst mit der Genehmigung wird der Einsatz umgebucht.

Ob die Freigabepflicht für Ihr Konto aktiv ist, stellen Administratoren und Büro selbst über den Schalter Tausch muss vom Büro freigegeben werden im Reiter Schichttausch unter Dashboard → Abwesenheiten ein. Im Standard ist die Freigabe nötig.

Was mit dem Einsatz passiert

Wird ein Tausch genehmigt, bucht Alltagora den Einsatz automatisch auf den übernehmenden Mitarbeiter um. Termin, Klient und Inhalt des Einsatzes bleiben unverändert, nur die zuständige Person wechselt. Hat der übernehmende Mitarbeiter zu dieser Zeit bereits einen anderen Einsatz, wird die Genehmigung mit einer Fehlermeldung verhindert, damit niemand doppelt verplant wird.

Status im Überblick

Status	Bedeutung
Wartet auf Antwort	Anfrage steht, der Kollege hat noch nicht geantwortet
Kollege hat zugestimmt, Büro prüft	Nur bei aktiver Freigabepflicht, wartet auf Admin oder Büro
Genehmigt	Der Einsatz ist umgebucht
Abgelehnt	Vom Kollegen oder von der Leitung abgelehnt
Zurückgezogen	Die stellende Pflegekraft oder die Leitung hat die Anfrage zurückgenommen

Zurückziehen

Eine noch offene Anfrage (wartet auf Antwort oder wartet auf Freigabe) kann die stellende Pflegekraft selbst oder die Leitung zurückziehen. Eine bereits genehmigte oder abgelehnte Anfrage lässt sich nicht mehr zurücknehmen.

Häufige Fragen

Wer darf einen Tausch für einen Einsatz vorschlagen?

Nur die Pflegekraft, der der Einsatz zugewiesen ist, oder stellvertretend Administratoren und Büro.

Bekommt der Klient eine Nachricht über den Tausch?

Nein. Benachrichtigt werden nur die beiden beteiligten Mitarbeitenden und, bei aktiver Freigabepflicht, die Leitung.

Kann ich einen Tausch rückgängig machen, nachdem er genehmigt wurde?

Nein, ein genehmigter Tausch ist abgeschlossen. Für eine Rückbuchung legen Sie einen neuen Schichttausch in die Gegenrichtung an.