Qualifikationen & Zertifikate verwalten

Was ist dieser Artikel?

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Hier erfahren Sie, wie Sie Qualifikationen und Zertifikate von Mitarbeitern (z.B. Erste Hilfe, Wundmanagement, Palliativ-Care) eintragen, aktualisieren und auf Gültigkeitsdaten prüfen.

Für: Büro & Verwaltung | Hintergrund: Pflegedienste müssen Qualifikationen dokumentieren (§43b SGB XI, MDK-Prüfung).

Qualifikation hinzufügen

1. Öffnen Sie einen Mitarbeiter → Tab „Qualifikationen & Zertifikate“
2. Klicken Sie „+ Qualifikation“
3. Füllen Sie aus:
   • Bezeichnung * (z.B. „Erste-Hilfe-Kurs“, „Praxisanleiter“, „Betreuungsassistent“)
   • Aussteller (optional; z.B. „Deutsches Rotes Kreuz“, „TÜV“, „Universitäts-Klinik Hamburg-Eppendorf“)
   • Erworben am (optional; Datum der Zertifikatsvergabe)
   • Gültig bis (optional; muss für Härtung angegeben werden, z.B. „2026-12-31“)
   • Anmerkung (optional; z.B. „Erneuerung geplant März 2026“)
4. Klicken Sie „Speichern“
5. Optional: Datei hochladen (Foto des Zertifikats/Urkunde als PDF oder Scan)

Zertifikats-Datei hochladen

1. Öffnen Sie die soeben erstellte Qualifikation
2. Klicken Sie „Datei hochladen“ neben der Qualifikation
3. Wählen Sie ein Dokument (PDF, JPG, PNG; max. 10MB)
4. Die Datei wird hochgeladen und ist später über die Qualifikation abrufbar

Verfallswarnung nutzen

• Qualifikationen, die in den nächsten 30 Tagen verfallen, werden im Mitarbeiter-Detail oben als gelbe Warnung angezeigt
• Eine mandantenweite Liste aller ablaufenden Zertifikate gibt es noch nicht: Prüfen Sie die Warnung im jeweiligen Mitarbeiter-Profil
• Erinnerung: Tragen Sie „Gültig bis“ immer ein, sonst kann das System keine Warnung aussprechen

Qualifikation ändern

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter → „Qualifikationen & Zertifikate“
2. Klicken Sie auf die Qualifikation
3. Bearbeiten Sie die Felder
4. Speichern Sie

Qualifikation löschen

1. Öffnen Sie die Qualifikation
2. Klicken Sie „Löschen“ (unten in der Ansicht)
3. Bestätigen Sie die Sicherheitswarnung

Tipps

Situation	Empfehlung
Zertifikat abgelaufen, Erneuerung ausstehend	„Gültig bis“ leer lassen, in Anmerkung „Erneuerung angemeldet, Termin 15.7.2026“ eintragen.
Fortbildung ohne Zertifikat	„Aussteller“ = Name der Einrichtung/Kurs, „Gültig bis“ optional, „Anmerkung“ = Kursinhalte
Qualifikation wird nicht mehr benötigt	Löschen (nicht archivieren: Archiv von gelöschten Einträgen ist nicht vorgesehen).
Datum-Missverständnis	„Erworben am“ = Tag, an dem das Zertifikat ausgestellt/bestanden wurde. „Gültig bis“ = Verfallsdatum (z.B. 3 Jahre später).
Mehrsprachige Zertifikate	Hochladen im Original, Bezeichnung/Aussteller auf Deutsch eintragen zur Übersicht.

Hintergrund: Anforderungen nach §43b SGB XI

Die Gesundheit und Sicherheit zu schützender Personen erfordert dokumentierte Qualifikationen:

• Examinierte Pflegekräfte: Staatliche Anerkennung (Fachkräfte-Quote)
• Betreuungskräfte: Qualifizierungskurs (300h) nach §43b SGB XI (2024 neugeregelt)
• Pflegehelfer: Branchengültige Kurse (z.B. DRK-Helfer, Altenpflegehelfer)
• Fortbildung: Mind. alle 2 Jahre (z.B. Erste Hilfe, Datenschutz, Hygiene)

MDK-Prüfung: Der MDK (Medizinischer Dienst) prüft Qualifikationen und Dokumentation. Fehlende Nachweise können zur Beanstandung führen.

Häufige Fragen

F: Muss jede Qualifikation ein Zertifikat haben?
A: Nein, die Text-Einträge genügen für die Übersicht. Zertifikat-Uploads sind optional, helfen aber bei MDK-Prüfungen.

F: Wo sehe ich alle abgelaufenen Qualifikationen im Tenant?
A: Im Tab „Qualifikationen“ (wenn implementiert) oder manuell via Büro-Bericht. Eine globale Abgelaufen-Liste ist geplant.

F: Kann ich Qualifikationen mehrfach hinterlegen (z.B. Erste Hilfe 2024 UND 2026)?
A: Ja, legen Sie beide Einträge an. Empfehlung: Alte Einträge löschen oder mit Nachtrag versehen, sobald eine neue Schulung abgeschlossen ist.

F: Wie erkenne ich, welche Mitarbeiter eine bestimmte Qualifikation haben?
A: Momentan manuell via Durchsuchen. Eine Such-/Filter-Funktion für Qualifikationen ist geplant (z.B. „Alle mit Wundmanagement-Kurs“).