Steuerberater-Zugang einrichten (Lese-Zugriff)

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Sie können einem Steuerberater einen separaten, sicheren Login geben. Dieser hat Lese-Zugriff auf:

• Finanz-Dashboard (Umsatz- und Gehaltszusammenfassung nach Jahr, monatliche Entwicklung)
• DATEV-Export (CSV-Download je Jahr)
• Abgeschlossene Einsätze (Liste, filterbar nach Jahr/Monat)

Eine Ausnahme vom Lese-Zugriff: Im Bereich Eingangsrechnungen kann der Steuerberater zusätzlich neue Rechnungen hochladen (siehe eigener Artikel).

Der Steuerberater kann nicht:

• Rechnungen bearbeiten oder löschen
• Klienten/Mitarbeiter verwalten
• DATEV-Einstellungen ändern
• API-Schlüssel sehen

Der Zugang ist zusätzlich technisch eingeschränkt: Er funktioniert nur Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten wird jede Anfrage abgelehnt. Optional können Sie den Zugang zusätzlich auf bestimmte IP-Adressen beschränken.

Für: Büro & Verwaltung (nur Admin)

Schritt für Schritt

1. Zur Benutzer-Verwaltung gehen

1. Klicken Sie auf Einstellungen → Benutzerkonten
2. Sie sehen eine Liste aller Benutzer mit Rollen

2. Neuen Steuerberater hinzufügen

1. Klicken Sie + Neuen Benutzer einladen
2. Ein Dialog öffnet sich:
   • E-Mail-Adresse: z.B. „stb@muellerstb.de“
   • Name: z.B. „Dr. Müller“
   • Rolle: Wählen Sie „steuerberater“ aus dem Dropdown
   • Weitere Optionen: Keine speziellen Optionen für diese Rolle
3. Klicken Sie Einladung senden

3. Steuerberater akzeptiert die Einladung

1. Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit einem Link zur Registrierung
2. Er klickt auf den Link und:
   • Setzt sein Passwort
   • Verifiziert optional seine Telefonnummer (für 2FA)
   • Akzeptiert die Nutzungsbedingungen
3. Er ist nun angemeldet und sieht das Dashboard

4. Steuerberater-Dashboard

Nach der Anmeldung sieht der Steuerberater:

• Dashboard: Umsatz- und Gehaltszusammenfassung für ein wählbares Jahr, mit monatlicher Entwicklung
• DATEV-Export: CSV-Datei für ein wählbares Jahr, direkt zum Herunterladen (kein separates Archiv bisheriger Exporte)
• Einsätze: Liste der abgeschlossenen Einsätze, filterbar nach Jahr und Monat

5. Steuerberater-Zugang deaktivieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerkonten
2. Klicken Sie auf den Steuerberater in der Liste
3. Klicken Sie Rolle ändern oder Benutzer deaktivieren
4. Wählen Sie Deaktivieren oder eine andere Rolle
5. Der Steuerberater kann sich mit seinen Zugangsdaten nicht mehr neu anmelden. Ein bereits ausgestelltes Zugangs-Token bleibt bis zum Ende seiner regulären Gültigkeit von 15 Minuten nutzbar; danach verweigert die Verlängerung den Zugriff, weil das Konto deaktiviert ist.

Tipps

• 2FA empfohlen: Weisen Sie Ihren Steuerberater an, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Das erhöht die Sicherheit seiner Zugangsrechte.
• Passwort-Manager: Der Steuerberater sollte ein starkes, eindeutiges Passwort nutzen (oder seine Passwort-Manager-Software).
• Mehrere Steuerberater: Sie können mehrere Steuerberater einladen (z.B. Partner in der Kanzlei). Jeder kann sich unabhängig anmelden.
• Offline-Zugang: Der Steuerberater kann alle Exporte herunterladen und offline mit seinem DATEV/Lexware arbeiten. Echte Online-Integration kommt später.

Häufige Fragen

Kann der Steuerberater Rechnungen ändern?
Nein. Die Rolle „steuerberater“ hat nur Lese-Zugriff. Änderungen müssen Sie (Admin) durchführen und dem Steuerberater dann mitteilen.

Was passiert, wenn der Steuerberater sein Passwort vergisst?
Er klickt auf „Passwort vergessen“ auf der Login-Seite und erhält einen Reset-Link per E-Mail.

Wie lange haben Exporte einen gültigen Download-Link?
Es gibt keinen zeitlich begrenzten Download-Link. Der DATEV-Export für ein Jahr lässt sich jederzeit erneut im Steuerberater-Dashboard abrufen.

Kann ich dem Steuerberater zeitlich begrenzte Zugänge geben?
Nicht direkt in der UI. Aber Sie können den Benutzer nach Bedarf aktivieren/deaktivieren.

Braucht der Steuerberater Zugriff auf das Basis-Abrechnung-Modul?
Nein. Er sieht stattdessen die Umsatz-Zusammenfassung im eigenen Dashboard sowie den DATEV-Export. Beides ist Teil der „steuerberater“-Rolle.