DTA einrichten in 5 Schritten: IK, ITSG-Zertifikat, Vertragsdaten, Beschäftigtennummern, Testdatei

Was ist der Datenträgeraustausch (DTA)

Pflege- und Krankenkassen nehmen Abrechnungen nach § 105 SGB XI und § 302 SGB V nur als verschlüsselte EDIFACT-Datei an. Alltagora erzeugt diese Datei, signiert und verschlüsselt sie mit Ihrem ITSG-Zertifikat und schickt sie per E-Mail an die Annahmestelle der Kasse. Bevor die erste Datei gehen kann, brauchen Sie fünf Dinge. Rechnen Sie für Schritt 1 und 2 mit zwei bis vier Wochen Wartezeit bei den Stellen außerhalb von Alltagora.

Für: Administratoren (Berechtigung: admin)

Schritt 1: Institutionskennzeichen (IK)

Das IK ist Ihre neunstellige Betriebsnummer bei den Kassen. Ohne IK nimmt keine Annahmestelle eine Datei an.

1. Beantragen Sie das IK bei der ARGE IK (Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, Sankt Augustin). Der Antrag ist kostenlos, die Bearbeitung dauert einige Wochen.
2. Haben Sie schon ein IK aus dem Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen, tragen Sie dieses ein.
3. Eintragen unter Dashboard → Einstellungen → Firma, Feld IK-Nummer. Alltagora prüft die Prüfziffer und erinnert Administratoren, solange die Nummer fehlt.

Schritt 2: ITSG-Zertifikat

Die Kassen verlangen, dass jede Datei mit einem Zertifikat des ITSG-Trust-Centers signiert ist. Das Zertifikat gehört zu Ihrem IK, nicht zu Alltagora. Sie beantragen es selbst.

1. Antrag auf https://www.itsg.de (Trust Center, Registrierungsportal). Ein Erstantrag kostet 99,00 Euro netto (Preisliste ITSG, Stand 17.04.2025), das Zertifikat gilt drei Jahre.
2. Sie erhalten eine Schlüsseldatei im Format PKCS#12 (Endung .p12 oder .pfx) und ein Passwort.
3. Hochladen unter Dashboard → Einstellungen → ITSG-Zertifikate: IK eintragen, Datei wählen, Passwort eingeben. Alltagora speichert Datei und Passwort verschlüsselt und warnt 30 Tage vor Ablauf.

Ohne hochgeladenes Zertifikat kann Alltagora Testdateien bauen, aber keine Datei an eine Annahmestelle senden.

Schritt 3: Vertragsdaten je Kasse

Jede Kasse erwartet in der Datei Ihren Abrechnungscode, den Tarifbereich und die Leistungsart aus dem Versorgungsvertrag.

1. Öffnen Sie Dashboard → DTA-Lieferungen, Abschnitt Vertragsdaten.
2. Legen Sie einen Eintrag Alle Kassen (mandantenweit) an. Er gilt, solange keine Kasse etwas anderes vorgibt.
3. Weicht eine Kasse ab (anderer Tarifbereich, Sondertarif), legen Sie für diese Kasse einen eigenen Eintrag mit Gültig-ab-Datum an.

Die Werte stehen im Versorgungsvertrag oder in der Vergütungsvereinbarung. Fragen Sie bei Unsicherheit die Kasse, ein falscher Abrechnungscode führt zur Ablehnung der ganzen Datei.

Schritt 4: Beschäftigtennummern

Seit dem 01.10.2025 muss jede abgerechnete Leistung die Beschäftigtennummer der Pflegekraft tragen (§ 293 Abs. 8 SGB V). Die Nummer hat neun Ziffern und ist innerhalb Ihres Betriebs eindeutig.

1. Tragen Sie die Nummer bei jedem Mitarbeiter unter Dashboard → Mitarbeiter → Bearbeiten im Feld Beschäftigtennummer ein.
2. Fehlt die Nummer, setzt Alltagora den Ersatzwert 999999997 ein und meldet dies bei der Validierung als Warnung. Kassen akzeptieren den Ersatzwert nur vorübergehend.

Schritt 5: Testdatei und Erprobung

Keine Kasse nimmt eine Echtdatei an, bevor Sie nicht mit ihr einen Probelauf gemacht haben. Der Ablauf hat drei Stufen, die Alltagora über das Kennzeichen in der Datei unterscheidet.

1. Test (Dateiname beginnt mit T): Unter DTA-Lieferungen → Einstellungen eine Empfängeradresse für Testversand eintragen, zum Beispiel Ihr eigenes Postfach. Erzeugen Sie eine Lieferung, validieren Sie sie und senden Sie sie. Die Datei geht nur an diese Adresse, nie an die Kasse. So prüfen Sie, dass Zertifikat, IK und Vertragsdaten zusammenpassen.
2. Erprobung: Melden Sie sich bei der Annahmestelle Ihrer Kasse zur Erprobung an (AOK und Ersatzkassen über ein Formular, BKK und IKK per E-Mail an die Annahmestelle, die Knappschaft ohne Anmeldung). Die Annahmestelle sagt Ihnen, wie viele Dateien sie fehlerfrei sehen will, üblich sind zwei bis drei. Den Schalter Erprobung als Standard finden Sie in den DTA-Einstellungen.
3. Echt (Dateiname beginnt mit E): Erst nach schriftlicher Freigabe durch die Annahmestelle. Ein Administrator wählt Echt je Lieferung im Versanddialog.

Alltagora protokolliert jeden Versand (Empfänger, Dateiname, Uhrzeit) und meldet Ihnen, wenn nach fünf Werktagen keine Rückmeldung der Annahmestelle eingegangen ist.

Häufige Fragen

Reicht ein Zertifikat für mehrere Standorte?

Nein. Das Zertifikat ist an ein IK gebunden. Jeder Standort mit eigenem IK braucht ein eigenes Zertifikat, Sie laden es unter derselben Seite mit dem jeweiligen IK hoch.

Was passiert, wenn das Zertifikat abläuft?

Alltagora warnt 30 Tage vorher. Beantragen Sie rechtzeitig den Folgeantrag beim ITSG (online günstiger als der Erstantrag) und laden Sie die neue Datei hoch. Mit abgelaufenem Zertifikat lehnt die Annahmestelle jede Datei ab.

Muss ich die Annahmestelle selbst heraussuchen?

Nein. Alltagora kennt die Annahmestellen und ihre Verschlüsselungszertifikate aus der Liste des ITSG-Trust-Centers und wählt sie anhand des Kassen-IK aus.