Arbeitszeiten-Berichte und Auswertungen erstellen

Was sind Arbeitszeiten-Berichte?

<!-- screenshot: kb-berichte-arbeitszeiten-auswertung -->

Der Arbeitszeiten-Bericht zeigt die tatsächlich geleisteten Stunden aller Mitarbeiter pro Monat: Soll-Stunden, Ist-Stunden, Überstunden und Auslastung auf einen Blick. Wichtig für Payroll, Lohnabrechnung und Personalplanung.

Bericht öffnen & Zeitraum wählen

1. Gehe zu Dashboard → Berichte (/dashboard/berichte)
2. Oben rechts siehst du Zeitraum-Filter für die Berichte-Übersicht:
   • Monat: Dropdown mit Jan bis Dez
   • Jahr: Dropdown von 2 Jahren zurück bis 2 Jahren voraus
3. Klicke auf die Sektion „Arbeitszeiten“ (Tab oder Schnellzugriff im Side-Panel)
4. Die Arbeitszeiten-Unterseite hat eine eigene Monats-Navigation (Datumsfeld mit Pfeiltasten), unabhängig von der Auswahl auf der Berichte-Übersicht. Wähle dort Monat und Jahr, dann laden die Daten automatisch (ca. 2 Sekunden)

Im Bericht lesen

Der Bericht zeigt eine Tabelle mit allen aktiven Mitarbeitern:

Spalte	Bedeutung
Mitarbeiter	Name des Mitarbeiters
Soll/Woche	Vertraglich vereinbarte Wochenstunden
Soll/Monat	Vertraglich vereinbarte Stunden im gewählten Monat
Ist	Tatsächlich geleistete Stunden (Einsätze summiert)
Auslastung	(Ist / Soll) × 100, als Balken dargestellt
+/- Std.	Differenz zu Soll/Monat (negativ = Fehlstunden, positiv = Überstunden)
Einsätze	Anzahl der gezählten Einsätze im Monat
Freigegeben	Anzahl der bereits freigegebenen Einsätze

Daten exportieren

Auf der Berichte-Übersicht (Dashboard → Berichte, nicht auf der Arbeitszeiten-Unterseite) gibt es fünf Export-Optionen:

1. Monatsabrechnung (Pflegekassen)

   • CSV-Export für die Abrechnung mit Krankenkassen
   • Button: „Generieren“

2. DATEV-Export

   • Lexware-kompatible CSV für Buchhaltungs-Software
   • Button: „Exportieren“

3. Einsatz-Protokoll (CSV)

   • Alle Einsätze mit Datum, Mitarbeiter, Klient, Stunden
   • Button: „Exportieren“

4. Klienten-Liste (CSV)

   • Alle aktiven Klienten mit Stammdaten
   • Button: „Exportieren“

5. Monatsbericht (PDF)

   • Kennzahlen-Übersicht des Monats
   • Button: „Erstellen“

Tipps & Best Practices

• Monatliche Routine: Überprüfe Arbeitszeiten am letzten Arbeitstag des Monats, bevor du abrechnet
• Fehlstunden checken: Unter 90% Auslastung deutet auf Krankmeldungen oder ungeplante Absagen hin, ggf. nachfragen
• Überstunden tracken: Speichere den Bericht für Lohnabrechnung und Steuer-Prüfung (10 Jahre)
• DATEV monatlich: Falls dein Steuerberater Lexware nutzt, exportiere DATEV nach jedem Monatsabschluss

Häufige Fragen

Warum stimmen Soll-Stunden nicht mit meinem Tarif überein?
Die Soll-Stunden werden aus den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter übernommen. Prüfe im Mitarbeiter-Profil, ob Wochendenarb./Teilzeitquoten korrekt erfasst sind.

Welche Einsätze werden mitgezählt?
Gezählt werden alle nicht stornierten Einsätze. Die tatsächlichen Stunden (Ist) stammen nur aus Einsätzen mit erfasster Ist-Zeit, unabhängig vom Status.

Kann ich Vorjahres-Berichte ansehen?
Ja! Wähle einfach Jahr und Monat aus der Vergangenheit. Die Daten werden aus dem Archiv geladen.

Warum gibt es Unterschiede zum Schichtplan?
Der Schichtplan ist geplant, der Arbeitszeiten-Bericht ist real. Falls es große Unterschiede gibt, wurden Einsätze storniert oder Zeiten manuell korrigiert, prüfe das Audit-Log.