Leistungsnachweis für den Entlastungsbetrag: Pflichtangaben, Unterschrift, Aufbewahrung

Kurzantwort

Für den Entlastungsbetrag schreibt das Gesetz kein Formular vor. § 45b Abs. 2 SGB XI verlangt für die Kostenerstattung „entsprechende Belege über entstandene Eigenbelastungen“. Auf diesen Belegen muss eindeutig erkennbar sein, zu welcher der vier Leistungsarten aus § 45b Abs. 1 Satz 3 die Aufwendungen gehören. Für zugelassene Pflegeeinrichtungen nennt § 105 SGB XI weitere Angaben: Art, Menge und Preis der Leistung einschließlich Tag und Zeit. Ob die Pflegekasse eine Unterschrift der versicherten Person verlangt und ob eine elektronische Unterschrift genügt, ist je nach Pflegekasse unterschiedlich. Liegt der Leistungsnachweis der Rechnung als Beleg bei, gilt für ihn die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Stand dieses Artikels: 6. Oktober 2026.

Was § 45b SGB XI zu den Belegen sagt

Der Entlastungsbetrag beträgt bis zu 131 Euro im Monat (§ 45b Abs. 1 Satz 1 SGB XI). Er ist eine Kostenerstattung: Die Pflegekasse erstattet Aufwendungen, die im Zusammenhang mit vier Leistungsarten entstehen (§ 45b Abs. 1 Satz 3):

• Nr. 1: Tages- oder Nachtpflege,
• Nr. 2: Kurzzeitpflege,
• Nr. 3: ambulante Pflegedienste im Sinne des § 36, in den Pflegegraden 2 bis 5 nicht für Leistungen im Bereich der Selbstversorgung,
• Nr. 4: nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag im Sinne des § 45a.

Einen Antrag vorab braucht es nicht: Der Anspruch entsteht, sobald die Voraussetzungen vorliegen (§ 45b Abs. 2 Satz 1). Gezahlt wird „gegen Vorlage entsprechender Belege über entstandene Eigenbelastungen“ (§ 45b Abs. 2 Satz 2). Satz 3 ergänzt: „Für Zwecke der statistischen Erfassung bei den Pflegekassen und den privaten Versicherungsunternehmen muss auf den Belegen eindeutig und deutlich erkennbar angegeben sein, im Zusammenhang mit welcher der in Absatz 1 Satz 3 Nummer 1 bis 4 genannten Leistungen die Aufwendungen jeweils entstanden sind.“

Für Betreuungsdienste mit Landesanerkennung heißt das: Auf jedem Beleg steht, dass es sich um eine Leistung eines anerkannten Angebots zur Unterstützung im Alltag nach § 45b Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 handelt. Hinzu kommt die Preisgrenze aus § 45b Abs. 4: Die Vergütung darf die Preise für vergleichbare Sachleistungen zugelassener Pflegeeinrichtungen nicht übersteigen.

Der Kabinettsentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz sieht vor, die Kennzeichnungspflicht aus Satz 3 zu streichen und den Entlastungsbetrag ab 2027 durch ein Sozialraumbudget zu ersetzen. Das ist ein Entwurf und kein geltendes Recht. Details: Sozialraumbudget ab 2027.

Pflichtangaben im Überblick

§ 105 Abs. 1 SGB XI verpflichtet die „an der Pflegeversorgung teilnehmenden Leistungserbringer“, also zugelassene Pflegeeinrichtungen, in den Abrechnungsunterlagen die erbrachten Leistungen „nach Art, Menge und Preis einschließlich des Tages und der Zeit der Leistungserbringung aufzuzeichnen“ und ihr Kennzeichen, die Beschäftigtennummer der Person, die die Leistung erbracht hat, sowie die Versichertennummer anzugeben. Für Angebote, die nur nach Landesrecht anerkannt sind, legt die jeweilige Pflegekasse fest, welche Angaben sie sehen will. Die Angaben aus § 105 beantworten die typischen Rückfragen zu Art, Umfang und Zeit und eignen sich deshalb als Grundgerüst.

Angabe	Grundlage
Leistungsart nach § 45b Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 bis 4	§ 45b Abs. 2 Satz 3 SGB XI, für alle Belege
Name und Versichertennummer der pflegebedürftigen Person	§ 105 Abs. 1 Nr. 2 SGB XI für zugelassene Einrichtungen, sonst je nach Pflegekasse
Name, Anschrift und Kennzeichen des Leistungserbringers	§ 105 Abs. 1 Nr. 2 SGB XI für zugelassene Einrichtungen, sonst je nach Pflegekasse
Datum, Beginn und Ende des Einsatzes	§ 105 Abs. 1 Nr. 1 SGB XI („des Tages und der Zeit“)
Art der Tätigkeit, Menge (Stunden) und Preis	§ 105 Abs. 1 Nr. 1 SGB XI
Beschäftigtennummer der leistungserbringenden Person	§ 105 Abs. 1 Nr. 2 SGB XI für zugelassene Einrichtungen
Fahrtkosten getrennt vom Stundenpreis	in NRW: § 7 Abs. 6 AnFöVO, Fahrtkosten „können gesondert in Rechnung gestellt werden“
Unterschrift der versicherten Person	nicht in § 45b geregelt, je nach Pflegekasse unterschiedlich

Voraussetzung für die Abrechnung über Nr. 4 ist die Anerkennung nach Landesrecht. In Nordrhein-Westfalen etwa „ermöglicht“ erst die Anerkennung die Abrechnung nach § 45a Abs. 4 und § 45b Abs. 1 SGB XI (§ 12 Abs. 2 AnFöVO). Wie die Anerkennung dort läuft, steht im Ratgeber Betreuungsdienst gründen in NRW.

Unterschrift: wer, wann, wie

§ 45b SGB XI nennt keine Unterschrift. Ob die Kasse eine Unterschrift je Einsatz oder eine Sammelbestätigung je Monat erwartet, ist je nach Pflegekasse unterschiedlich. Klären Sie das vor der ersten Abrechnung schriftlich mit den Kassen Ihrer Klientinnen und Klienten und halten Sie die Antwort fest.

Unterschreibt nicht die versicherte Person selbst, gehört die Rolle der unterschreibenden Person auf den Nachweis, zum Beispiel gesetzliche Betreuerin oder Bevollmächtigter. Die Pflegekasse kann sonst nicht prüfen, ob die Bestätigung von einer berechtigten Person stammt.

Digitale Unterschrift

Das BGB kennt drei Stufen. Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzt eine gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form (§ 126a BGB). Dazwischen liegt die einfache elektronische Unterschrift, etwa ein Namenszug auf dem Tablet.

§ 45b SGB XI schreibt für die Belege keine Schriftform vor. Ob eine Pflegekasse einen elektronisch unterschriebenen Leistungsnachweis annimmt, entscheidet sie selbst; das ist je nach Pflegekasse unterschiedlich. Für die Beweiskraft zählt, dass sich später zeigen lässt, wer wann unterschrieben hat und dass der Nachweis danach nicht verändert wurde.

Für die Aufbewahrung gilt § 147 Abs. 2 AO: Buchungsbelege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Beleg „bildlich“ übereinstimmt und während der gesamten Frist „jederzeit verfügbar“ ist, „unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden“ kann. Ein unterschriebenes PDF muss also unverändert und lesbar bleiben, auch nach einem Softwarewechsel.

Aufbewahrung: acht Jahre

Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO geordnet aufzubewahren, und zwar acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Fassung mit acht Jahren gilt seit dem 1. Januar 2025, und zwar auch für ältere Unterlagen, deren Frist nach der bis zum 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Beispiel: Ein Leistungsnachweis vom März 2026 liegt der Rechnung für März bei. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034. Sie läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Ob ein einzelnes Dokument Buchungsbeleg ist, hängt davon ab, ob es eine Buchung begründet. Ein Leistungsnachweis, der als Anlage zur Rechnung den Betrag begründet, fällt nach unserer Lesart darunter. Im Zweifel klären Sie die Einordnung mit Ihrer Steuerberatung.

Checkliste für Ihren Leistungsnachweis

• Leistungsart nach § 45b Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 auf jedem Beleg ausweisen.
• Datum, Beginn, Ende, Tätigkeit, Stunden und Preis je Einsatz aufführen.
• Name und Versichertennummer der Klientin oder des Klienten, Name und Anschrift des Dienstes angeben.
• Fahrtkosten getrennt vom Stundenpreis zeigen, wenn Landesrecht das vorsieht.
• Bei jeder Pflegekasse klären: Unterschrift je Einsatz oder je Monat, Papier oder elektronisch.
• Unterschriebene Nachweise unverändert und lesbar acht Jahre ab Jahresende aufbewahren.

Was Alltagora dabei übernimmt

In der Mitarbeiter-App dokumentieren Mitarbeitende den Einsatz und lassen den Leistungsnachweis mit einfacher elektronischer Signatur unterschreiben; dazu gehört eine Beweiskette. Leistungsnachweise und Rechnungen entstehen als PDF, die Kassenunterlagen (Rechnung mit Leistungsnachweis) gibt es als ein PDF. Das §45b-Budget wird je Klient mitgeführt, mit Übertrag bis 30.06. und Warnschwellen. Ob Ihre Pflegekasse die elektronische Unterschrift annimmt, müssen Sie mit der Kasse klären. Mehr unter §45b-Abrechnung.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung (Stand: 06.10.2026). Verbindlich sind die Vorgaben Ihrer Pflegekasse und die Auskunft Ihrer Steuerberatung.

Quellen

• § 45b SGB XI (geltende Fassung): gesetze-im-internet.de, abgerufen 06.10.2026
• § 105 SGB XI: gesetze-im-internet.de, abgerufen 06.10.2026
• § 147 AO: gesetze-im-internet.de, abgerufen 06.10.2026
• Art. 97 § 19a EGAO: gesetze-im-internet.de, abgerufen 06.10.2026
• § 126a BGB: gesetze-im-internet.de, § 126b BGB: gesetze-im-internet.de, abgerufen 06.10.2026
• Anerkennungs- und Förderungsverordnung NRW (AnFöVO), §§ 7, 12: recht.nrw.de, abgerufen 06.10.2026