Pflegesoftware-Auswahl: Welche Features sind Must-Have, welche nur Marketing?

Must-Haves (ohne kommt nichts)

1. Klienten- und Mitarbeiterverwaltung

Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Manche Software trennt Klient und Pflegegrad-Tracker, was den Workflow rund um den Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI (131 Euro monatlich, alle Pflegegrade) umständlich macht. Achten Sie auf integrierte Datenstrukturen.

2. DTA-Export nach § 302 SGB V

Die Abrechnung mit den Kassen läuft elektronisch: § 302 SGB V verpflichtet die sonstigen Leistungserbringer, ihre Leistungen im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln. Ohne DTA-Export müssen Sie manuell übertragen: Stundenfresser und fehleranfällig.

3. Mobile App für Mitarbeiter

Touren-Anzeige, Leistungsnachweise unterzeichnen, ggf. Foto-Anhang. Native App ist besser als „Web-App". Letztere funktioniert offline schlechter.

4. Audit-Log mit Vollständigkeit

Wer hat wann was geändert? Für die Qualitätsprüfungen nach § 114 SGB XI (Prüfgrundlage der Qualitätsprüfungs-Richtlinien, QPR Teil 1b) müssen Änderungen an der Pflegedokumentation nachvollziehbar sein. Audit-Logs sollten deshalb unveränderlich (write-once) und nicht nachträglich editierbar sein.

5. Datenexport (CSV/JSON, vollständig)

Sie müssen Ihre Daten jederzeit komplett exportieren können. Sonst entsteht eine unerwünschte Anbieterabhängigkeit (Vendor Lock-in). Test im Demo: einmal alles als CSV exportieren, prüfen ob alle Felder dabei sind.

6. DSGVO-konforme Klienten-Löschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss die Klienten-Akte löschbar sein. § 630f Abs. 3 BGB nennt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, „soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen". Je nach Landesrecht, Trägerform und Abrechnungsunterlagen können abweichende Fristen gelten. Welche Frist für Ihren Dienst maßgeblich ist, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Verband. Die Software sollte die Löschung dann automatisiert unterstützen, sonst manueller Aufwand bei jeder Löschung.

Nice-to-Have (wenn Budget erlaubt)

• Tourenoptimierung mit Geo-Routing
• Statistiken / Dashboards
• Angehörigen-Portal
• Schichttausch-Workflow
• Lexware/DATEV-Integration

Features, die Sie im Demo hinterfragen sollten

Die folgenden Schlagworte tauchen in Produktbeschreibungen häufig auf. Sie sind nicht per se wertlos, aber ihr Nutzen hängt stark von der Größe und Arbeitsweise Ihres Dienstes ab. Lassen Sie sich im Demo konkret zeigen, was dahintersteht:

• „KI-gestützte Tourenoptimierung": fragen Sie nach, welches Verfahren tatsächlich eingesetzt wird und woran sich die Optimierung messen lässt
• „Echtzeit-Reporting": prüfen Sie, in welchem Rhythmus Ihre Leitung Auswertungen wirklich braucht
• „Predictive Analytics": bei kleinen Fallzahlen ist die Datenbasis für belastbare Prognosen oft zu schmal
• „Voice-Steuerung": im Pflegealltag stehen Datenschutz und Geräuschkulisse beim Klienten der Nutzung häufig entgegen
• „500+ Standardberichte": fragen Sie, welche Berichte Ihre Bestandskunden tatsächlich regelmäßig aufrufen

Was im Demo abgefragt werden sollte

1. Welche Pflegekassen sind angebunden? (Kasse-Liste)
2. Letzte Update-Frequenz (zeigt aktive Weiterentwicklung)
3. Time-to-First-Invoice nach Setup
4. Datenexport-Demo (live, nicht versprochen)
5. Was passiert, wenn ich kündige? (Daten-Übergabe)

Rechtsquellen

• § 302 SGB V: Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer: Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung an die Krankenkassen (Grundlage des DTA-Verfahrens).
• § 45b SGB XI: Entlastungsbetrag: bis zu 131 Euro monatlich für Pflegebedürftige aller Pflegegrade in häuslicher Pflege.
• § 114 SGB XI: Qualitätsprüfungen: Rechtsgrundlage der Regel-, Anlass- und Wiederholungsprüfungen, auf die sich die Qualitätsprüfungs-Richtlinien (QPR) stützen.
• § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung: zehnjährige Aufbewahrungsfrist der Behandlungsakte, soweit keine anderen Vorschriften abweichende Fristen vorsehen.

Stand: April 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: August 2026. Verbindliche Auskünfte erteilen die zuständige Pflegekasse bzw. eine Rechts- oder Steuerberatung. Hinweis in eigener Sache: Alltagora ist selbst Anbieter einer Pflegesoftware. Die hier genannten Auswahlkriterien sind anbieterneutral formuliert; prüfen Sie sie unabhängig gegen die Angebote mehrerer Hersteller.