Pflegesoftware-Auswahl: Welche Features sind Must-Have, welche nur Marketing?
Anbieter werben mit 200+ Features. Sechs Must-Haves für Betreuungsdienste — und welche Features oft nur Verkaufs-Argumente sind, die in der Praxis selten genutzt werden.
Must-Haves (ohne kommt nichts)
1. Klienten- und Mitarbeiterverwaltung
Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Manche Software trennt Klient und Pflegegrad-Tracker — was den §45b-Workflow umständlich macht. Achten Sie auf integrierte Datenstrukturen.
2. §302 SGB V DTA-Export
Pflegekassen-Abrechnung läuft elektronisch. Ohne DTA-Export müssen Sie manuell übertragen — Stundenfresser und fehleranfällig.
3. Mobile App für Mitarbeiter
Touren-Anzeige, Leistungsnachweise unterzeichnen, ggf. Foto-Anhang. Native App ist besser als „Web-App" — letztere funktioniert offline schlechter.
4. Audit-Log mit Vollständigkeit
Wer hat wann was geändert? Pflicht für QPR Teil 1b und allgemein gute Praxis. Audit-Logs müssen untouchable sein, also nicht editierbar.
5. Datenexport (CSV/JSON, vollständig)
Sie müssen Ihre Daten jederzeit komplett exportieren können — sonst sind Sie Geisel des Anbieters. Test im Demo: einmal alles als CSV exportieren, prüfen ob alle Felder dabei sind.
6. DSGVO-konforme Klienten-Löschung
Wenn Klienten-Akte nach 10 Jahren gelöscht werden muss, soll die Software das können — sonst manueller Aufwand bei jeder Löschung.
Nice-to-Have (wenn Budget erlaubt)
- Tourenoptimierung mit Geo-Routing
- Statistiken / Dashboards
- Angehörigen-Portal
- Schichttausch-Workflow
- Lexware/DATEV-Integration
Marketing-Features (oft Schein)
- "KI-gestützte Tourenoptimierung": meist normale Algorithmen, klingt nur cool
- "Echtzeit-Reporting": hört sich beeindruckend an, in der Praxis wird Reporting wöchentlich genutzt
- "Predictive Analytics": bei <100 Klienten kaum belastbare Datenmengen
- "Voice-Steuerung": in der Pflege selten praktikabel (Datenschutz, Lärm beim Klienten)
- "500+ Standardberichte": 95% nutzt niemand
Was im Demo abgefragt werden sollte
- Welche Pflegekassen sind angebunden? (Kasse-Liste)
- Letzte Update-Frequenz (zeigt aktive Weiterentwicklung)
- Time-to-First-Invoice nach Setup
- Datenexport-Demo (live, nicht versprochen)
- Was passiert, wenn ich kündige? (Daten-Übergabe)
Stand: April 2026.
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