Kontenrahmen im Pflegedienst: SKR03, SKR04 oder SKR45?

Was ein Kontenrahmen ist

Jede Buchung landet auf einem Konto mit einer Nummer. Der Kontenrahmen legt fest, welche Nummer wofür steht: welches Konto die Bank ist, welches die Forderungen, welches die Erlöse. Die meisten Steuerkanzleien in Deutschland arbeiten mit den Standardkontenrahmen von DATEV. Die beiden verbreitetsten heißen SKR03 und SKR04.

Beide enthalten dieselben Arten von Konten, ordnen sie aber unterschiedlich. SKR03 ordnet die Konten grob nach dem Ablauf im Betrieb (Prozessgliederung). SKR04 folgt laut DATEV dem Abschlussgliederungsprinzip: die Kontenklassen stehen in der Reihenfolge von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Keiner der beiden ist für einen Pflegedienst besser geeignet. Entscheidend ist, dass Ihre Software und Ihre Kanzlei denselben verwenden.

Wer den Kontenrahmen festlegt

In der Praxis legt ihn die Steuerkanzlei fest, die Ihre Buchhaltung oder Ihren Jahresabschluss erstellt. Der Rahmen ist dort für Ihren Betrieb angelegt. Fragen Sie deshalb vor dem ersten Export nach, welcher Rahmen für Sie geführt wird, und stellen Sie Ihre Software genauso ein. Einen späteren Wechsel stimmen Sie immer mit der Kanzlei ab.

Gleiche Nummer, andere Bedeutung

Viele Kontonummern gibt es in beiden Rahmen, sie bedeuten aber etwas anderes. Zwei Beispiele aus den DATEV-Kontenrahmen:

Konto	SKR03	SKR04
1200	Bank	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
1400	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	Abziehbare Vorsteuer

Die Erlöskonten liegen in SKR03 in der Klasse 8, in SKR04 in der Klasse 4. Wer eine Datei mit SKR03-Nummern in einen SKR04-Bestand einliest, bucht Forderungen also auf das Vorsteuerkonto.

Wohin steuerfreie Pflegeumsätze gehören

Leistungen von Pflege- und Betreuungsdiensten sind in weiten Teilen von der Umsatzsteuer befreit. Rechtsgrundlage ist § 4 Nr. 16 UStG. Befreit sind die eng mit der Betreuung oder Pflege hilfsbedürftiger Personen verbundenen Leistungen, unter anderem von Einrichtungen mit einem Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI (Buchstabe c) und von Einrichtungen, soweit ihre Leistungen landesrechtlich als Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI anerkannt sind (Buchstabe g).

Die Befreiung reicht nur so weit, wie sich die Anerkennung, der Vertrag oder die Vereinbarung auf die jeweilige Leistung bezieht (§ 4 Nr. 16 Satz 2 UStG). Leistungen außerhalb davon können steuerpflichtig sein. Das beurteilt Ihre Steuerkanzlei im Einzelfall.

Unter den steuerfreien Erlöskonten der DATEV-Standardkontenrahmen gibt es keines nur für § 4 Nr. 16. Das passende Standardkonto heißt „Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 ff. UStG“: in SKR03 die 8100, in SKR04 die 4100. Nummer 16 gehört zu „Nr. 8 ff.“, also zu Nummer 8 und den folgenden.

Vorsicht bei den Nachbarkonten. Die 8120 steht in SKR03 für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1a UStG (Ausfuhrlieferungen), die 8125 für innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1b UStG. Auf diesen Konten würden Pflegeumsätze als Ausfuhr oder EU-Lieferung behandelt.

Automatikkonten und BU-Schlüssel

Die Erlöskonten 8100, 8300 und 8400 (in SKR04 4100, 4300 und 4400) tragen bei DATEV das Kennzeichen AM, „Automatische Errechnung der Umsatzsteuer“. Die Umsatzsteuer ergibt sich dort aus dem Konto selbst, ein BU-Schlüssel ist nicht nötig. Wird trotzdem einer gesetzt, muss er stimmen. Laut DATEV-Kontenrahmen steht 2 für Umsatzsteuer 7 %, 3 für Umsatzsteuer 19 %, 8 für Vorsteuer 7 % und 9 für Vorsteuer 19 %. Ein Vorsteuerschlüssel gehört nicht an eine Ausgangsrechnung.

Warum Pflegedienste selten Vorsteuer ziehen

Wer steuerfreie Umsätze ausführt, kann die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen, die er dafür verwendet, nicht als Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für den Einkauf zählt deshalb der Bruttopreis. Hat ein Dienst daneben steuerpflichtige Umsätze, wird die Vorsteuer aufgeteilt (§ 15 Abs. 4 UStG). Das übernimmt die Steuerkanzlei.

Und der SKR45?

DATEV bietet mit dem SKR45 einen eigenen Kontenrahmen nach der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) an. Er gliedert die Erlöse nach Pflegegrad und Kostenträger, zum Beispiel getrennt nach Pflegekasse und Selbstzahlern. Die PBV gilt für zugelassene Pflegeeinrichtungen, also ambulante und stationäre Einrichtungen mit Versorgungsvertrag nach SGB XI (§ 1 Abs. 2 PBV). Angebote zur Unterstützung im Alltag ohne Versorgungsvertrag fallen nicht darunter.

Auch zugelassene Pflegedienste sind von der PBV befreit, wenn sie im Durchschnitt des abgelaufenen Geschäftsjahres bis zu sechs Vollzeitkräfte beschäftigen (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 PBV). Die Befreiung entfällt, wenn ihre Umsätze aus dem Versorgungsauftrag nach SGB XI im abgelaufenen Geschäftsjahr 250.000 Euro übersteigen. Wer unter die Befreiung fällt, bucht in der Regel mit SKR03 oder SKR04. Alltagora bietet den SKR45 derzeit nicht an.

Was Sie vor dem ersten Export prüfen

1. Welchen Kontenrahmen die Kanzlei für Sie führt. Stellen Sie Ihre Software genauso ein.
2. Berater- und Mandantennummer von der Kanzlei erfragen und eintragen.
3. Die Konto-Zuordnung je Leistungsart mit der Kanzlei abstimmen: Pflegeleistungen, Entlastungsbetrag, private Zusatzleistungen.
4. Einen ersten Monat exportieren und von der Kanzlei probeweise einlesen lassen.

So ist es in Alltagora umgesetzt

Der DATEV-Export gehört zum Enterprise-Tarif (auf Anfrage). Unter Buchhaltung, Reiter DATEV-Einstellungen, wählen Sie SKR03 oder SKR04. Alltagora belegt Pflegekasse, § 45b, § 39, § 42, Privatzahler Pflege und Privatzahler Betreuung steuerfrei mit 8100 bzw. 4100. Nur Sonstiges, das keiner Pflege- oder Betreuungsleistung zugeordnet ist, verbucht Alltagora steuerpflichtig mit 8400 bzw. 4400, das prüft die Steuerkanzlei im Einzelfall. Forderungen liegen auf 1410 bzw. 1210 („Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent“). Weil die Erlöskonten Automatikkonten sind, schreibt der Export keinen BU-Schlüssel. Beim Wechsel des Rahmens stellt Alltagora nur die Standard-Zuordnungen um. Zuordnungen, die Sie selbst geändert haben, bleiben stehen und werden in der Meldung genannt. Einzelheiten stehen im Hilfeartikel DATEV-Export.

Häufige Fragen

Kann ich den Kontenrahmen selbst wählen?

Technisch ja. Er muss aber zu dem Kontenrahmen passen, den Ihre Steuerkanzlei für Sie führt. Sonst landen Buchungen auf Konten mit anderer Bedeutung.

Auf welches Konto gehören steuerfreie Pflegeumsätze?

Im DATEV-Standard auf das Konto „Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 ff. UStG“: 8100 in SKR03, 4100 in SKR04. Die 8120 ist in SKR03 für Ausfuhrlieferungen nach § 4 Nr. 1a UStG vorgesehen.

Braucht ein Pflegedienst den SKR45?

Der SKR45 folgt der Pflege-Buchführungsverordnung. Sie gilt für Pflegeeinrichtungen mit Versorgungsvertrag nach SGB XI (§ 1 PBV). Pflegedienste mit bis zu sechs Vollzeitkräften sind befreit, solange ihre Umsätze aus dem Versorgungsauftrag im abgelaufenen Geschäftsjahr 250.000 Euro nicht übersteigen (§ 9 Abs. 1 PBV).

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: 24.09.2026.