Klientendaten-Aufbewahrung: Fristen für Betreuungsdienste nach DSGVO und SGB XI

Drei Fristen-Welten

1. Steuer- und handelsrechtliche Fristen

Nach §147 AO und §257 HGB: Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen: Pflegekassen-Abrechnungen, Privatrechnungen, Mahnungen, Quittungen.

2. Sozialgesetzliche Fristen

Die Landesrahmenverträge nach §75 SGB XI bzw. Rahmenverträge nach §§132, 132a SGB V zur Pflegedokumentation nennen keine einheitliche Frist — je nach Vertragswerk werden 3 bis 5 Jahre als Mindestaufbewahrung genannt. In der Praxis empfiehlt sich wegen der sozialrechtlichen Verjährung von Rückforderungsansprüchen der Pflegekassen dennoch eine Aufbewahrung von 10 Jahren für abrechnungsrelevante Unterlagen. Diese 10-Jahres-Frist ist eine Praxisempfehlung, keine feste SGB-XI-Pflicht.

3. DSGVO-Speicherbegrenzung

Art. 5 Abs. 1 e DSGVO: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck nötig sind. Bei Klienten ohne aktive Betreuung: nicht-pflichtbewahrte Daten sollten gelöscht oder anonymisiert werden.

Praktische Umsetzung

Eine 3-Schichten-Strategie hat sich bewährt:

1. Aktiv (laufende Betreuung): volle Datenverfügbarkeit für Mitarbeiter
2. Archiv (10 Jahre nach Ende): nur abrufbar bei Pflegekassen-Anfrage oder MDK-Prüfung; restriktiver Zugriff
3. Gelöscht/Anonymisiert (nach 10 Jahren): personenbezogene Daten gelöscht; statistische Daten ggf. anonym aufbewahrt

Spezialfälle

Verstorbene Klienten

Mit Tod endet die DSGVO-Schutzwürdigkeit der lebenden Person. Aber die Aufbewahrungsfrist nach AO/HGB läuft weiter. Daten dürfen also nicht sofort gelöscht werden, sind aber bzgl. DSGVO-Auskunftsrechten weniger relevant.

Beschwerden / Konflikte

Daten zu Beschwerden oder Konflikten sollten 10 Jahre über das normale Ende hinaus aufbewahrt werden — falls rechtliche Schritte folgen.

Was Software automatisieren sollte

• Reminder-System: Klienten-Akten, deren 10-Jahres-Frist abläuft
• Ein-Klick-Lösch-Workflow mit Audit-Log
• Anonymisierung statt Löschung (für Statistik-Erhalt)
• Datenexport-Funktion für Klienten/Erben (DSGVO Art. 15)