Klienten-Aufnahme: Was im Erstgespräch dokumentiert sein muss

Pflichtangaben für die Klientenakte

• Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon
• Versicherungsdaten: Pflegekasse, Versicherungsnummer, Pflegegrad
• Hilfebedarf: konkrete Tätigkeiten, gewünschte Frequenz, gewünschte Zeiten
• Gesundheits-Hintergrund: relevante Diagnosen, Medikamente, Allergien (Achtung: besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO; Erfassung nur mit dokumentierter Einwilligung bzw. auf Grundlage des Betreuungsvertrags, Zugriff strikt rollenbasiert)
• Ansprechpartner: Angehörige mit Vollmacht, Hausarzt, Notfallkontakt
• Datenschutz-Einwilligung: schriftlich, mit Datum

Sinnvoll, aber kein Muss

• Biografische Eckdaten: Beruf, Hobbys, Vorlieben (extrem wertvoll für Beziehungspflege)
• Wohnsituation: alleine? mit Angehörigen? Treppen? Aufzug?
• Bevorzugte Sprache: bei nicht-deutschsprachigen Klienten essentiell
• Kulturelle/religiöse Wünsche: kann Tagesablauf stark beeinflussen

Was Sie NICHT abfragen sollten

• Politische Ansichten: irrelevant
• Sehr persönliche Familiengeheimnisse: kommen organisch im Pflegekontakt
• Finanzielle Details über das Notwendige hinaus

Wer führt das Erstgespräch?

Best Practice: Pflegedienstleitung führt das erste Gespräch, nicht eine wechselnde Pflegekraft. Das vermittelt Verbindlichkeit und schafft die Grundlage für Vertrauen. Erst danach wird die zugewiesene Stamm-Pflegekraft vorgestellt.

Schriftlich oder mündlich?

Mischform funktioniert am besten: Pflegedienstleitung notiert in einer Standard-Vorlage während des Gesprächs (zeigt Struktur), schreibt Details direkt nach Hause aus dem Gespräch (mehr Kontext). Klient bekommt eine schriftliche Zusammenfassung per Post oder über einen gesicherten digitalen Kanal (Portal/Ende-zu-Ende-verschlüsselt). Gesundheitsdaten gehören nicht in unverschlüsselte E-Mails. Das schafft Verbindlichkeit.

Wie lang darf es dauern?

60-90 Minuten ist sinnvoll. Kürzer wirkt es oberflächlich, länger ermüdet den oft schon überforderten Klienten/Angehörigen.

Rechtsquellen

• Art. 9 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679): Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (u. a. Gesundheitsdaten); Abs. 2 lit. a regelt die Ausnahme durch ausdrückliche Einwilligung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: August 2026. Verbindliche Auskünfte erteilen die zuständige Pflegekasse bzw. eine Rechts- oder Steuerberatung.

Stand: April 2026.