Digitalisierung im Betreuungsdienst: Wann sich die Investition rechnet
Eine ehrliche ROI-Rechnung: Ab welcher Klienten- und Mitarbeiterzahl rechnet sich Pflegesoftware? Beispielrechnungen für 5, 15 und 50 Klienten.
Die unbequeme Wahrheit
Bei weniger als 8 Klienten rechnet sich Pflegesoftware ROI-mäßig nur knapp. Bei 5 Klienten und Excel ist die Stundenersparnis gegenüber spezialisierter Software unter 2h/Woche. Bei Software-Kosten von 99 €/Monat zahlt sich das nur bei klar mitarbeiter-bezogener Zeitersparnis aus.
Alle Zeit- und Kostenansätze in diesem Beitrag sind interne Schätzwerte als Rechenbeispiel, nicht in Kundenbetrieben gemessen. Individuelle Ergebnisse können erheblich abweichen.
Beispielrechnung: Kleinst-Dienst (5 Klienten, 2 Mitarbeiter)
| Tätigkeit | Excel | Software | Gewinn |
|---|---|---|---|
| Monatliche Abrechnung | 4h | 1h | 3h |
| Dienstplanung | 3h | 1h | 2h |
| MD-Vorbereitung (jährlich/12) | 2h | 0,5h | 1,5h |
| Reporting | 2h | 0,2h | 1,8h |
| Summe | 11h | 2,7h | 8,3h/Monat |
Bei 35€ Stundenkosten = 290 € Ersparnis. Software-Kosten: 99 € (Alltagora Einstieg). ROI im Rechenbeispiel: ca. 2,9x (Schätzwert, individuelle Ergebnisse können erheblich abweichen).
Beispielrechnung: Mittlerer Dienst (15 Klienten, 6 Mitarbeiter)
Ab dieser Größe steigt der Excel-Aufwand überproportional an. Ohne Software:
- Dienstplanung mit Tauschwünschen: 8h/Woche statt 1h
- Stundenkonten-Pflege: 4h/Woche
- Klienten-Kommunikation: unstrukturiert, Doppelanrufe
Ersparnis im Rechenbeispiel: ~50h/Monat = 1.750 € (Schätzwert, individuelle Ergebnisse können erheblich abweichen). Dem stehen die Kosten eines Tarifs mit Schichtplanung gegenüber, bei Alltagora der Enterprise-Tarif auf Anfrage.
Beispielrechnung: Großer Dienst (50 Klienten, 20 Mitarbeiter)
Ab dieser Betriebsgröße wird die Einhaltung von Dokumentations- und Austauschpflichten ohne digitale Unterstützung erheblich aufwendiger und fehleranfälliger, insbesondere der elektronische Datenträgeraustausch mit den Pflegekassen (§105 SGB XI).
Hier ist die Frage oft nicht mehr "ob Software", sondern "welche". Faktoren: API für Lexware/DATEV, mobile App für Mitarbeiter, mehrere Standorte zentral in einem System verwaltbar.
Rechtsquellen
- §105 SGB XI: Abrechnung der von Pflegekassen zu vergütenden Leistungen, einschließlich der Pflicht zum elektronischen Datenaustausch.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: August 2026. Verbindliche Auskünfte erteilen die zuständige Pflegekasse bzw. eine Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Angaben ohne Gewähr. Mehr dazu im Haftungsausschluss.
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