Privatabrechnung im Betreuungsdienst: Was Sie über Selbstzahler wissen sollten

Wer sind Selbstzahler?

Drei Gruppen:

1. Klienten ohne Pflegegrad: ohne anerkannten Pflegegrad besteht kein Anspruch auf den Entlastungsbetrag nach §45b SGB XI; diese Klienten zahlen die Leistung vollständig privat
2. Klienten ab Pflegegrad 1: sie haben Anspruch auf den Entlastungsbetrag von bis zu 131 € monatlich (§45b Abs. 1 SGB XI, alle Pflegegrade), zahlen aber alles privat, was darüber hinausgeht
3. Privatversicherte, deren Versicherung andere Modalitäten hat

Stundensätze festlegen

Im Gegensatz zu Pflegekassen-Vergütung sind Privatsätze frei verhandelbar. Erfahrungswerte 2026 (keine Erhebung):

• Hauswirtschaftliche Leistung: 28-35 €/h
• Betreuungsleistung: 32-42 €/h
• Hauswirtschaft + Betreuung kombiniert: 30-38 €/h
• Nacht-/Wochenend-Aufschlag: +20-50%

Diese Werte variieren stark nach Region: Großstädte 20-30% über Land-Niveau. Es handelt sich um Erfahrungswerte ohne Gewähr, nicht um eine amtliche Erhebung: die tatsächlichen Sätze hängen von Region, Anbieter, Qualifikation der Kräfte und Leistungsumfang ab.

Rechnungsstellung

Mindestangaben

• Ihre Firmierung mit Steuernummer
• Klientenadresse
• Zeitraum der Leistung
• Konkrete Tätigkeiten und Stunden
• Stundensatz und Rechnungssumme
• Umsatzsteuer-Hinweis (siehe unten)
• Bankverbindung und Zahlungsfrist

Umsatzsteuer

§4 Nr. 16 UStG befreit Leistungen, die eng mit der Betreuung oder Pflege körperlich, kognitiv oder psychisch hilfsbedürftiger Personen verbunden sind. Die Befreiung knüpft dabei nicht an den Klienten an, sondern an die Einrichtung: Sie greift nur, wenn der Anbieter einen der in §4 Nr. 16 Buchstaben a bis n genannten Status hat. Für Betreuungsdienste ist meist Buchstabe g einschlägig: Einrichtungen, „soweit sie Leistungen erbringen, die landesrechtlich als Angebote zur Unterstützung im Alltag nach §45a SGB XI anerkannt sind“. Daneben kommen unter anderem Buchstabe c (Vertrag nach §72 oder §77 SGB XI) und Buchstabe n (mindestens 25 % der Fälle werden von Sozialleistungsträgern vergütet) in Betracht.

Wichtig ist die Reichweite: Nach §4 Nr. 16 Satz 2 UStG sind die Leistungen nur befreit, soweit sie ihrer Art nach von der Anerkennung, dem Vertrag oder der Vereinbarung erfasst sind. Hauswirtschaftliche Tätigkeiten fallen also nicht pauschal unter die Befreiung. Sie sind nur begünstigt, wenn sie Bestandteil des anerkannten Angebots sind. Ohne landesrechtliche Anerkennung oder einen der anderen Status ist die Leistung umsatzsteuerpflichtig, unabhängig vom Pflegebedarf des Klienten; §45a SGB XI selbst regelt die Anerkennung der Angebote, nicht die Umsatzsteuer. Ob Ihr Dienst die Voraussetzungen erfüllt, sollten Sie vor der ersten Rechnung verbindlich mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung klären. Eine falsch ausgewiesene Steuerbefreiung führt zu Nachforderungen.

Zahlungsausfälle

Bei Selbstzahlern höher als bei Kassen-Klienten. Drei Schutz-Strategien:

1. Vorkasse-Modell

Bei größeren Einsätzen: monatliche Vorab-Rechnung mit nachträglicher Leistungs-Abrechnung. Reduziert Ausfälle erheblich.

2. Lastschriftmandat

SEPA-Lastschrift mit Mandat erleichtert Einzug. Pre-Notification vor dem Einzug ist Pflicht: Standard-Frist 14 Tage, per Vereinbarung mit dem Klienten verkürzbar.

3. Kurze Zahlungsziele

10 Tage statt 30: Zahlungsverhalten ist meist schon in der ersten Woche absehbar.

Gutscheine als Marketing-Tool

Geschenk-Gutscheine für Betreuungsleistungen sind beliebt. Angehörige schenken oft 5-10 Stunden Betreuung. Voraussetzung: rechtssicheres Gutschein-Konzept (Gültigkeit, Übertragbarkeit, Erstattung bei Nicht-Einlösung).

Umsatzsteuerlich unterscheidet §3 UStG zwei Fälle. Bei einem Einzweck-Gutschein (§3 Abs. 14 UStG) stehen Leistungsort und Steuersatz schon bei der Ausgabe fest. Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit dem Verkauf des Gutscheins, nicht erst bei der Einlösung. Bei einem Mehrzweck-Gutschein (§3 Abs. 15 UStG) ist das nicht der Fall; hier entsteht die Steuer erst mit der tatsächlichen Leistungserbringung. Welche Variante vorliegt, hängt vom Zuschnitt des Gutscheins ab und wirkt sich unmittelbar auf den Zeitpunkt der Versteuerung aus: vor Auflage eines Gutscheinprogramms mit der Steuerberatung abstimmen.

Rechtsquellen

• §45b SGB XI: Entlastungsbetrag, Anspruch auf bis zu 131 € monatlich, für alle Pflegegrade.
• §45a SGB XI: Angebote zur Unterstützung im Alltag, Anerkennung der Angebote nach Landesrecht.
• §4 Nr. 16 UStG: Steuerbefreiung für Betreuungs- und Pflegeleistungen, Buchstaben a bis n, Reichweite nach Satz 2.
• §14 UStG: Ausstellung von Rechnungen, Pflichtangaben nach Absatz 4, einschließlich Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• §3 Abs. 13 bis 15 UStG: Gutscheine, Abgrenzung Einzweck- und Mehrzweck-Gutschein.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: August 2026. Verbindliche Auskünfte erteilen die zuständige Pflegekasse bzw. eine Rechts- oder Steuerberatung.