Privatabrechnung im Betreuungsdienst: Was Sie über Selbstzahler wissen sollten

Wer sind Selbstzahler?

Drei Gruppen:

1. Klienten ohne Pflegegrad — können nicht über §45b abrechnen, zahlen privat
2. Klienten mit Pflegegrad 1+, die mehr Leistungen wollen, als der Entlastungsbetrag deckt
3. Privatversicherte, deren Versicherung andere Modalitäten hat

Stundensätze festlegen

Im Gegensatz zu Pflegekassen-Vergütung sind Privatsätze frei verhandelbar. Markt-Übliche Sätze 2026:

• Hauswirtschaftliche Leistung: 28-35 €/h
• Betreuungsleistung: 32-42 €/h
• Hauswirtschaft + Betreuung kombiniert: 30-38 €/h
• Nacht-/Wochenend-Aufschlag: +20-50%

Diese Werte variieren stark nach Region — Großstädte 20-30% über Land-Niveau.

Rechnungsstellung

Mindestangaben

• Ihre Firmierung mit Steuernummer
• Klientenadresse
• Zeitraum der Leistung
• Konkrete Tätigkeiten und Stunden
• Stundensatz und Rechnungssumme
• Umsatzsteuer-Hinweis (siehe unten)
• Bankverbindung und Zahlungsfrist

Umsatzsteuer

Betreuungs- und Entlastungsleistungen für pflege- oder unterstützungsbedürftige Personen im Sinne des §45a SGB XI sind nach §4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerbefreit, wenn sie eng mit der Betreuung verbunden sind — dazu zählt auch hauswirtschaftliche Unterstützung im Betreuungskontext. Bei Leistungen an Personen ohne Pflegebedarf oder rein haushaltsnahen Diensten ohne Betreuungsbezug ist die Befreiung fraglich — im Einzelfall mit dem Steuerberater klären.

Zahlungsausfälle

Bei Selbstzahlern höher als bei Kassen-Klienten. Drei Schutz-Strategien:

1. Vorkasse-Modell

Bei größeren Einsätzen: monatliche Vorab-Rechnung mit nachträglicher Leistungs-Abrechnung. Reduziert Ausfälle erheblich.

2. Lastschriftmandat

SEPA-Lastschrift mit Mandat erleichtert Einzug. Pre-Notification vor dem Einzug ist Pflicht — Standard-Frist 14 Tage, per Vereinbarung mit dem Klienten verkürzbar.

3. Kurze Zahlungsziele

10 Tage statt 30 — Zahlungsverhalten ist meist schon in der ersten Woche absehbar.

Gutscheine als Marketing-Tool

Geschenk-Gutscheine für Betreuungsleistungen sind beliebt — Angehörige schenken oft 5-10 Stunden Betreuung. Voraussetzung: rechtssicheres Gutschein-Konzept (Gültigkeit, Übertragbarkeit, Erstattung bei Nicht-Einlösung).