ITSG-Zertifikat für den Pflegedienst: Kosten, Dauer und die Jahresfrist ab 2026

Wofür Sie das Zertifikat überhaupt brauchen

Wenn Ihr Dienst mit Kranken- oder Pflegekassen elektronisch abrechnet, müssen die Abrechnungsdaten verschlüsselt und signiert übertragen werden. Dafür brauchen Sie ein Zertifikat. Das ist eine Datei, die Ihre Abrechnungssoftware verwendet, um die Daten zu verschlüsseln und Ihre Identität als Absender nachzuweisen.

Ausgestellt wird es vom Trust Center der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH mit Sitz in Offenbach. Ohne gültiges Zertifikat nimmt keine Datenannahmestelle Ihre Abrechnungsdateien an.

Was es kostet

Die ITSG weist ihre Preise netto aus, dazu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.

Achtung bei älteren Quellen: Im Umlauf sind noch die Beträge 117,81 Euro und 85,68 Euro brutto. Die stammen aus der Preisliste mit Stand 17.04.2025, als Zertifikate noch drei Jahre liefen. Mit der Umstellung auf ein Jahr Laufzeit hat die ITSG die Preise gesenkt. Prüfen Sie vor der Kalkulation immer das Datum der Quelle, die Sie vor sich haben.

Der Unterschied zwischen Erstantrag und Online-Folgeantrag

Den günstigeren Online-Folgeantrag über die Schnittstelle OSTC können Sie nur nutzen, wenn Sie bereits ein gültiges ITSG-Zertifikat zur elektronischen Signatur besitzen. Ihr laufendes Zertifikat unterschreibt dann den Antrag für das nächste. Lassen Sie das alte Zertifikat ablaufen, fällt dieser Weg weg und Sie zahlen wieder den vollen Satz für einen erneuten Antrag mit Registrierung. Das sind 30 Euro netto Unterschied, jedes Jahr.

Datenannahmestellen, Meldestellen und Teilnehmer mit Testbetriebsnummern sind vom Online-Folgeantrag ausgeschlossen und stellen immer den regulären Antrag.

Wie lange es dauert

Die ITSG nennt keine feste Frist. Ihre Auskunft lautet, dass die Erstellung des Zertifikats „nach einigen Werktagen" erfolgt, wenn alle Angaben vollständig und fehlerfrei vorliegen. Davor liegt eine zweite Wartestrecke, die das Trust Center ausdrücklich nennt: vom Eingang der Unterlagen bis zu ihrer Erfassung im System vergehen je nach Antragsaufkommen ebenfalls einige Werktage. Fehlende oder falsche Unterlagen verlängern das unbegrenzt, denn der Antrag bleibt liegen, bis Sie nachliefern.

Planen Sie deshalb nicht mit einer Tageszahl, und rechnen Sie nicht ab dem Moment, in dem Sie den Gedanken fassen, sondern ab dem Moment, in dem der vollständige Antrag beim Trust Center liegt. Davor steht bei Ihnen noch die Schlüsselerzeugung in der Abrechnungssoftware und die Registrierung im Portal.

Ein Fehler, der Geld kostet

Während die Beantragung läuft, darf in Ihrer Software keine erneute Schlüsselerzeugung angestoßen werden. Wer das aus Unsicherheit doch tut, weil er glaubt, der erste Versuch sei nicht durchgegangen, produziert Verarbeitungsprobleme und im Zweifel einen zweiten kostenpflichtigen Antrag. Einmal erzeugen, dann warten.

Ab 2026: nur noch ein Jahr gültig

Bis Ende 2025 liefen die Zertifikate drei Jahre. Seit dem 2. Januar 2026 werden sie nur noch mit einjähriger Gültigkeit ab dem Erstellungsdatum ausgestellt.

Der Grund liegt nicht im Abrechnungsverfahren, sondern in der Kryptografie. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik verlangt, dass die Migration auf Post-Quanten-Kryptografie bis 2030 abgeschlossen ist. Kurze Laufzeiten sind die Voraussetzung dafür: Wenn ein Zertifikat nur zwölf Monate gilt, ist der gesamte Bestand innerhalb eines Jahres auf ein neues Verfahren umgestellt, ohne dass jemand vorzeitig sperren muss.

Zertifikate, deren Zertifizierung bis zum 31.12.2025 abgeschlossen war, behalten ihre dreijährige Laufzeit und müssen nicht vorzeitig erneuert werden. Anträge aus dem Dezember 2025, die erst 2026 ausgestellt wurden, haben dagegen nur ein Jahr bekommen.

Was das praktisch für Sie ändert

Aus einem Vorgang alle drei Jahre wird ein Vorgang jedes Jahr. Drei Dinge folgen daraus:

• Wiedervorlage statt Erinnerung. Ein Ablaufdatum, das drei Jahre entfernt liegt, merkt sich niemand. Eines, das jährlich wiederkehrt, gehört in den Kalender, mit Frist und benannter Vertretung. Fällt die Person aus, die es sonst macht, läuft das Zertifikat trotzdem ab.
• Kosten laufen jährlich. 58,31 Euro brutto pro Jahr bei sauberem Folgeantrag statt der 117,81 Euro, die früher alle drei Jahre fällig waren (Preisliste bis April 2025). Unterm Strich zahlen Sie mehr als früher, aber der Betrag bleibt klein gegenüber dem, was ein Abrechnungsstillstand kostet.
• Der Puffer ist weg. Bei drei Jahren Laufzeit fiel ein verspäteter Antrag kaum auf. Bei zwölf Monaten trifft jede Verzögerung sofort den nächsten Abrechnungslauf.

Wann Sie den Folgeantrag stellen sollten

Das Trust Center empfiehlt, ein neues Zertifikat mit Registrierung zwei bis vier Wochen vor Ablauf des bestehenden zu beantragen. Für Online-Folgeanträge über die Schnittstelle genügt ein kürzerer Vorlauf.

Setzen Sie die Wiedervorlage trotzdem früher, etwa sechs Wochen vor Ablauf. Der Grund ist nicht die Bearbeitungszeit der ITSG, sondern Ihr eigener Betrieb: Urlaub, Krankheit, ein Softwareupdate, das die Schlüsselerzeugung an eine andere Stelle verschiebt. Der Vorlauf puffert nicht das Trust Center ab, sondern Sie.

Beachten Sie außerdem: Pro Betriebsnummer oder Institutionskennzeichen ist nur ein Zertifikat zulässig. Existieren mehrere gültige, verwenden die Datenannahmestellen laut Spezifikation nur das mit der jüngsten Gültigkeit. Alles andere führt zu Rückmeldungen und abgewiesenen Lieferungen.

Was Sie für den Antrag brauchen

• Ihr Institutionskennzeichen, für Leistungserbringer im Format IK123456789. Alternativ eine Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer oder Zahlstellennummer.
• Eine Abrechnungssoftware oder ein Verschlüsselungswerkzeug, das die Schlüsselerzeugung und den Zertifikatsantrag unterstützt.
• Firmenname und Ansprechpartner.
• Ein persönliches Kundenpasswort für die Autorisierung im Registrierungsportal.

Der Ablauf: Schlüssel in der Software erzeugen, im Registrierungsportal der ITSG identifizieren und authentifizieren, Antrag einreichen, Prüfung durch das Trust Center abwarten, Zertifikat entgegennehmen und in die Software einspielen.

Wenn das Zertifikat abgelaufen ist

Dann steht die elektronische Abrechnung still. Nicht die Leistungserbringung, nicht die Dokumentation, aber die Übertragung an die Kassen. Die Rechnungen sammeln sich, während Ihre Personalkosten weiterlaufen.

Ein abgelaufenes Zertifikat lässt sich nicht rückwirkend verlängern. Sie stellen einen erneuten Antrag mit Registrierung zum vollen Preis und warten die Bearbeitungszeit ab. Das ist der teure Weg, und er ist mit einer Kalendereintragung vermeidbar.

Eine Sperrung des Zertifikats ist im Gültigkeitszeitraum jederzeit möglich, etwa wenn der private Schlüssel kompromittiert wurde. Die anteiligen Kosten erstattet das Trust Center dabei nicht.

Prüfen Sie die Zahlen vor der Kalkulation

Preise und Laufzeiten beim Trust Center haben sich innerhalb eines Jahres geändert, und die alten Werte stehen weiter in Fachartikeln, Verbandsmitteilungen und Softwarehandbüchern. Die verbindliche Quelle ist die Seite der ITSG selbst. Die Angaben in diesem Artikel geben den Stand vom 20.08.2026 wieder.

Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Preise, Fristen und Verfahrensregeln der ITSG können sich ohne Vorankündigung ändern. Verbindlich ist die jeweils aktuelle Auskunft der ITSG.