Betreuungsdienst gründen 2026: Welche Software vom ersten Tag an?

Phase 1 — Vor der Zulassung (Wochen 1-4)

Bevor der Versorgungsvertrag nach §72 SGB XI mit den Landesverbänden der Pflegekassen geschlossen ist (Betreuungsdienste: §71 Abs. 1a SGB XI), brauchen Sie keine spezialisierte Pflegesoftware. Diese Werkzeuge reichen:

• Standard-Office (Word, Excel) für Konzept und Antrag
• Mailprogramm mit professioneller Domain
• Buchhaltung wie Lexware oder DATEV (oder Steuerberater)

Phase 2 — Nach der Zulassung (Wochen 5-12)

Sobald die Zulassung kommt, brauchen Sie vor dem ersten Klienten:

• Klientenverwaltung mit Pflegegrad-Tracking und §45b-Budget pro Klient
• Leistungsnachweise — digital oder als bedrucktes Formular mit Unterschriftenfeld
• Abrechnungssystem mit DTA-Export für Pflegekassen
• Stundenerfassung der Mitarbeiter (auch wenn Sie selbst der einzige Mitarbeiter sind)

Phase 3 — Mit ersten Mitarbeitern (Monat 4+)

Spätestens beim zweiten Mitarbeiter wird Excel zur Belastung. Was jetzt zwingend dazu kommt:

• Dienstplanung mit Tausch-Funktion
• Mobile App für Mitarbeiter (Einsätze unterwegs sehen, Leistungsnachweis unterschreiben)
• QM-Dokumentation für die erste MDK-Prüfung (kommt typischerweise im 2. Jahr)

Was die Auswahl wirklich entscheidet

Drei Faktoren, die im Demo-Termin oft untergehen:

1. Time-to-First-Invoice

Wie lange dauert es vom Software-Start bis zur ersten gestellten Rechnung? Je nach Lösung dauert das 2–3 Tage bis hin zu 2–3 Wochen.

2. Datenexport

Können Sie alle Klienten- und Mitarbeiterdaten jederzeit als CSV exportieren? Wenn nicht, ist die Software ein Käfig. Achten Sie darauf, dass die Software jederzeit einen DSGVO-konformen Vollexport aller Klienten- und Mitarbeiterdaten ermöglicht.

3. Preismodell

Pro Mitarbeiter, pro Klient, pro Tenant? Bei kleinen Diensten unter 10 Mitarbeitern ist Pro-Tenant-Pricing fast immer günstiger.