Abrechnung nach §302 SGB V: Grundlagen für die häusliche Krankenpflege

Was §302 SGB V verlangt

Der Paragraf verpflichtet Leistungserbringer, den Krankenkassen die erbrachten Leistungen nach Art, Menge und Preis im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln. Dazu gehören der Tag der Leistungserbringung, die Arztnummer des verordnenden Arztes und die Verordnung mit Diagnose. Für häusliche Krankenpflege nach §37 SGB V verlangt §302 Abs. 1 Satz 2 SGB V zusätzlich die Zeit der Leistungserbringung und die Beschäftigtennummer der Person, die die Leistung erbracht hat.

Der Paragraf erfasst ausschließlich Leistungen nach dem SGB V. Was Ihr Dienst nach dem SGB XI erbringt, rechnen Sie nicht hierüber ab, sondern nach §105 SGB XI mit der Pflegekasse.

Das ist keine Empfehlung und keine Option, die man zugunsten von Papier abwählen kann. Es ist eine gesetzliche Pflicht, und die Kassen sind nicht verpflichtet, Abrechnungen entgegenzunehmen, die dieses Format nicht einhalten.

Wen es in der ambulanten Pflege betrifft

Hier entsteht die häufigste Verwirrung, weil ambulante Dienste in zwei verschiedenen Verfahren abrechnen, je nachdem welche Leistung sie erbracht haben.

Ein Dienst, der beides erbringt, erzeugt beide Arten von Abrechnungsdateien. Sie unterscheiden sich technisch: §105 nutzt die Nachrichtentypen PLGA und PLAA, §302 die Typen SLGA und SLLA. Ein Betreuungsdienst nach §71 Abs. 1a SGB XI, zugelassen über einen Versorgungsvertrag nach §72 SGB XI, rechnet nur über SGB XI ab und berührt §302 gar nicht. Dasselbe gilt für Anbieter, die allein als Angebot zur Unterstützung im Alltag nach §45a SGB XI anerkannt sind.

Wer diese Trennung nicht sauber führt, produziert Abweisungen: Eine Behandlungspflege-Rechnung ohne Krankenversichertennummer wird ebenso zurückgewiesen wie eine Pflegeleistung ohne Pflegegrad.

Die Datenannahmestelle

Ihre Abrechnungsdatei geht nicht direkt an die Krankenkasse. Sie geht an eine Datenannahmestelle, die die Kasse mit dieser Aufgabe beauftragt hat.

Die Annahmestelle prüft die eingehenden Dateien technisch, quittiert den Eingang, weist fehlerhafte Lieferungen zurück und leitet die geprüften Daten an die Kasse weiter. Für Sie ist sie die Adresse, an die Sie liefern, und die Stelle, von der die Rückmeldungen kommen.

Mehrere Kassen können sich dieselbe Annahmestelle teilen. Kassen wechseln ihre Annahmestelle auch, und sie kündigen das über die offiziellen Kanäle des GKV-Datenaustauschs an. Diese Mitteilungen zu ignorieren heißt, ab dem Stichtag an eine Adresse zu liefern, die nicht mehr zuständig ist.

Empfänger-IK: die häufigste Verwechslung

Ein Institutionskennzeichen ist eine neunstellige Ziffernfolge. In einer §302-Abrechnung kommen mehrere davon vor, und sie bezeichnen verschiedene Beteiligte.

• Ihr Absender-IK. Das Kennzeichen Ihres Dienstes, das Sie bei der ARGE·IK beantragt haben.
• Die Kostenträger-IK. Das Kennzeichen der Krankenkasse, die zahlt. Es steht auf der Versichertenkarte des Klienten. Krankenversicherungsträger tragen die Klassifikation 10 an den ersten beiden Stellen.
• Die Empfänger-IK. Das Kennzeichen der Datenannahmestelle, an die die Datei geht.

Die Empfänger-IK ist nicht die IK der Kasse. Das ist der Punkt, an dem die meisten Erstabrechnungen scheitern. Es wirkt logisch, die Datei an die Kasse zu adressieren, die das Geld überweist. Technisch adressieren Sie aber die Annahmestelle, die für diese Kasse arbeitet, und deren Kennzeichen ist ein anderes.

Wo die richtige Empfänger-IK steht, regelt die Kostenträgerdatei. Sie ist als Anhang zur Technischen Anlage 1 Bestandteil des Verfahrens und legt fest, welche Daten an welche Abrechnungsstelle zu übermitteln sind. Ihre Abrechnungssoftware sollte diese Datei einlesen und aktuell halten.

Woran Sie merken, dass die Empfänger-IK falsch ist

Die Lieferung wird abgewiesen, oder sie verschwindet scheinbar. Was nicht passiert: eine Zahlung. Prüfen Sie im Fehlerfall zuerst, ob Ihre Software mit einer aktuellen Kostenträgerdatei arbeitet, und erst danach den Inhalt der Rechnung.

Ein Warnhinweis zur Software-Auswahl: Ein System, das für jede unbekannte Kassen-IK trotzdem eine Empfänger-Adresse anzeigt, statt die Lücke zuzugeben, ist gefährlicher als eines, das ehrlich nichts liefert. Im ersten Fall verschicken Sie Gesundheitsdaten an eine geratene Adresse.

Was Sie technisch brauchen

• Ein eigenes Institutionskennzeichen von der ARGE·IK, kostenfrei, aber mit mehreren Wochen Vorlauf.
• Ein gültiges Zertifikat des ITSG-Trust-Centers zum Verschlüsseln und Signieren. Seit dem 02.01.2026 werden neue Zertifikate nur noch mit einjähriger Gültigkeit ausgestellt, ältere dreijährige laufen bis längstens 2028 weiter.
• Eine Abrechnungssoftware, die die Technischen Anlagen in der jeweils gültigen Version erzeugt und die Kostenträgerdatei pflegt.
• Einen Übertragungsweg zur Annahmestelle, je nach Kasse und Verfahren.

Anlage 1 Version 22 ab Februar 2027

Die Technischen Anlagen zu §302 SGB V beschreiben das Dateiformat bis auf die Segmentebene. Sie werden fortlaufend weiterentwickelt, und jede neue Version hat ein festes Datum, ab dem sie anzuwenden ist.

Für die Technische Anlage 1 in der Version 22 mit Stand vom 21.05.2026 gilt: anzuwenden ab 01.02.2027. Für die Vorgängerversion 21 läuft eine Übergangsfrist von drei Monaten, sie verliert am 30.04.2027 ihre Gültigkeit. Ab dem 01.05.2027 werden Daten nur noch im Format der Version 22 angenommen. Für die Technische Anlage 3 gilt dieselbe Staffel.

Praktisch heißt das: Sie brauchen bis Anfang 2027 ein Softwareupdate, und Sie haben danach ein Quartal Puffer. Wer den 30.04.2027 verpasst, dessen Lieferungen werden ab dem 1. Mai abgewiesen, bis das Update eingespielt ist. Die Forderung selbst bleibt bestehen und lässt sich danach nachreichen, aber das Geld kommt entsprechend später. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter rechtzeitig, zu welchem Termin er Version 22 ausliefert, und lassen Sie sich das schriftlich geben.

Warum diese Termine nicht verhandelbar sind

Übergangsfristen im Datenaustausch sind keine Kulanzfenster, die man im Gespräch mit der Kasse verlängert. Die Annahmestellen prüfen maschinell gegen das jeweils gültige Format. Nach Fristende weist die Technik ab, unabhängig davon, wie berechtigt Ihre Forderung inhaltlich ist.

2027 wechselt der Übertragungsweg auf die Telematikinfrastruktur

Neben dem Versionswechsel läuft eine zweite Umstellung, die weiter reicht. Für die häusliche Krankenpflege gilt ab 01.02.2027 eine eigene Technische Anlage HKP. Nach ihrem eigenen Wortlaut ersetzt sie den Sammelgruppenschlüssel C der Technischen Anlage 1 bis Version 21. Das Datenformat ist XML statt der bisherigen EDIFACT-Nachrichten, und übertragen wird ausschließlich über die Telematikinfrastruktur im Verfahren KIM. Version 22 der Anlage 1 beschreibt den Schlüssel C weiterhin, denn für die Übergangszeit bleibt der alte Weg befahrbar.

Für die Pflegeabrechnung nach §105 SGB XI gilt dasselbe: die Technische Anlage 5 ist ab 01.02.2027 anzuwenden, ebenfalls XML über KIM. Sie deckt die ambulante Pflegesachleistung nach §36, die Verhinderungspflege nach §39, den Beratungsbesuch nach §37 Abs. 3 SGB XI und die Entlastungsleistung nach §45b ab.

Achten Sie darauf, dass hier zwei verschiedene Dinge Fristen haben. Der 30.04.2027 betrifft das Dateiformat der Anlage 1, der 01.10.2027 den Übertragungsweg. Wer im Mai 2027 auf Version 22 umgestellt hat, ist damit noch nicht in der Telematikinfrastruktur.

Die Termine des Wegwechsels sind in beiden Verfahren identisch:

• 01.02.2027: die neuen Technischen Anlagen sind anzuwenden. Das betrifft das Dateiformat, nicht den Übertragungsweg. Bis zum Beginn der Übergangsphase rechnen Sie weiter auf dem bisherigen Weg ab, denn die Kassen müssen die vollelektronische Abrechnung erst ab 01.06.2027 annehmen können.
• 01.06.2027 bis 30.09.2027: Übergangsphase. Ab diesem Datum müssen alle Kassen die vollelektronische Abrechnung annehmen können, Sie müssen sie aber noch nicht nutzen. Solange bleibt der bisherige Weg außerhalb der Telematikinfrastruktur zulässig: die Abrechnungsdaten weiterhin elektronisch nach der Technischen Anlage 1, die rechnungsbegründenden Unterlagen dazu auf Papier.
• Ab 01.10.2027: die Abrechnung erfolgt ausschließlich innerhalb der Telematikinfrastruktur.

Das ist kein Softwareupdate mehr, sondern ein Anschluss. Wer im Oktober 2027 abrechnen will, braucht bis dahin einen TI-Zugang und einen KIM-Dienst. Beides hat Vorlauf und Kosten. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, welchen Teil er stellt und welchen Sie selbst beschaffen müssen, und behandeln Sie den 01.10.2027 wie den harten Termin, der er ist.

Rückmeldungen ernst nehmen

Auf jede Lieferung folgen Rückmeldungen der Annahmestelle. Sie sagen Ihnen, ob die Datei angenommen wurde und welche Positionen beanstandet sind. Diese Nachrichten sind Ihr Frühwarnsystem.

Ein Dienst, der die Rückmeldungen nicht liest, merkt erst am ausbleibenden Zahlungseingang, dass etwas nicht stimmt, und das dauert Wochen. Bauen Sie in Ihren Ablauf einen festen Schritt ein, an dem jemand die Quittungen sichtet und Beanstandungen zuordnet, bevor der nächste Abrechnungslauf startet.

Wo Sie die verbindlichen Unterlagen finden

Die Technischen Anlagen, die Kostenträgerdateien und die Mitteilungen über Wechsel von Datenannahmestellen veröffentlicht der GKV-Spitzenverband auf gkv-datenaustausch.de im Bereich Sonstige Leistungserbringer. Das ist die maßgebliche Quelle, nicht die Zusammenfassung in einem Softwarehandbuch. Die Angaben in diesem Artikel geben den Stand vom 20.08.2026 wieder.

Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Abrechnungsberatung. Verbindlich sind die Technischen Anlagen in ihrer jeweils gültigen Fassung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter, Ihren Abrechnungsdienstleister oder eine Beratung für Sozialrecht.