Betreuungsdienst gründen 2026: Welche Software vom ersten Tag an?

Phase 1: Vor der Zulassung (Wochen 1-4)

Bevor der Versorgungsvertrag nach §72 SGB XI mit den Landesverbänden der Pflegekassen geschlossen ist (Betreuungsdienste: §71 Abs. 1a SGB XI), brauchen Sie keine spezialisierte Pflegesoftware. Diese Werkzeuge reichen:

• Standard-Office (Word, Excel) für Konzept und Antrag
• Mailprogramm mit professioneller Domain
• Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware, DATEV oder vergleichbare Anbieter) oder Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Phase 2: Nach der Zulassung (Wochen 5-12)

Sobald die Zulassung kommt, brauchen Sie vor dem ersten Klienten:

• Klientenverwaltung mit Pflegegrad-Tracking und §45b-Budget pro Klient
• Leistungsnachweise: digital oder als bedrucktes Formular mit Unterschriftenfeld
• Abrechnungssystem mit DTA-Export für Pflegekassen
• Stundenerfassung der Mitarbeiter (auch wenn Sie selbst der einzige Mitarbeiter sind)

Phase 3: Mit ersten Mitarbeitern (Monat 4+)

Spätestens beim zweiten Mitarbeiter wird Excel zur Belastung. Was jetzt zwingend dazu kommt:

• Dienstplanung mit Tausch-Funktion
• Mobile App für Mitarbeiter (Einsätze unterwegs sehen, Leistungsnachweis unterschreiben)
• QM-Dokumentation für die erste Prüfung durch den Medizinischen Dienst (MD). Der Prüfzeitpunkt variiert je nach Bundesland und Einzelfall, häufig innerhalb der ersten 1–3 Jahre

Was die Auswahl wirklich entscheidet

Drei Faktoren, die im Demo-Termin oft untergehen:

1. Time-to-First-Invoice

Wie lange dauert es vom Software-Start bis zur ersten gestellten Rechnung? Das ist je nach Lösung sehr unterschiedlich, fragen Sie konkret nach.

2. Datenexport

Können Sie alle Klienten- und Mitarbeiterdaten jederzeit als CSV exportieren? Wenn nicht, ist die Software ein Käfig. Achten Sie darauf, dass die Software jederzeit einen DSGVO-konformen Vollexport aller Klienten- und Mitarbeiterdaten ermöglicht.

3. Preismodell

Pro Mitarbeiter, pro Klient oder pro Betrieb? Bei kleinen Diensten unter 10 Mitarbeitern ist ein Preis je Betrieb oft günstiger.

Rechtsquellen

• §71 SGB XI: Absatz 1a definiert Betreuungsdienste und erklärt die für Pflegedienste geltenden Vorschriften entsprechend anwendbar.
• §72 SGB XI: regelt den Versorgungsvertrag als Zulassungsvoraussetzung für Pflege- und Betreuungsdienste.
• §45b SGB XI: Entlastungsbetrag, aktuell bis zu 131 € monatlich je Klient.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: August 2026. Verbindliche Auskünfte erteilen die zuständige Pflegekasse bzw. eine Rechts- oder Steuerberatung.