Betreuungsdienst Software 2026: Was wirklich zählt

Warum allgemeine Pflegesoftware oft nicht passt

Viele ambulante Betreuungsdienste versuchen zunächst, allgemeine Pflegesoftware oder sogar Excel für ihre Verwaltung einzusetzen. Das Problem: Diese Tools wurden für Pflegepflege (§37 SGB XI) entwickelt, nicht für Betreuungsleistungen (§45a/§45b SGB XI).

Die Unterschiede sind erheblich: Andere Abrechnungslogik, andere Dokumentationspflichten, anderes Budget-System. Eine Software die §45b-Jahresüberträge nicht kennt, ist für Betreuungsdienste schlicht ungeeignet.

Die 5 wichtigsten Kriterien

1. §45b-Abrechnung nativ unterstützt

Die Software muss die Besonderheiten des §45b-Entlastungsbetrags kennen: Monatslimit (€131, Stand 2025 nach PUEG), Jahresübertrag, Pflegekassen-spezifische Exportformate, Leistungsnachweis-Anforderungen. Ohne das sind Sie auf manuelle Workarounds angewiesen.

2. Budget-Monitoring pro Klient

Überschreitungen des §45b-Budgets werden von Pflegekassen nicht erstattet. Das Risiko trägt der Dienst oder der Klient. Automatische Warnungen bei 75% und 90% sind keine Kür, sondern Pflicht.

3. Einsatzplanung mit Konflikterkennung

Doppelbuchungen und Überschneidungen kosten Zeit und Geld. Eine gute Software erkennt Konflikte in Echtzeit und schlägt Alternativen vor.

4. Digitale Leistungsnachweise

Papier-Leistungsnachweise verschwinden, werden unleserlich und kosten Archivierungsaufwand. Digitale Nachweise mit Klienten-Unterschrift (auch per Tablet) sind bei den meisten Pflegekassen akzeptiert.

5. Datenschutz und Hosting

Pflegedaten sind besonders sensibel (Art. 9 DSGVO). Achten Sie auf: Hosting in Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO, 2-Faktor-Authentifizierung, Audit-Logs.

Warum Alltagora?

Alltagora wurde von jemandem gebaut, der selbst einen ambulanten Betreuungsdienst geführt hat. Das bedeutet: Alle fünf Kriterien sind von Anfang an erfüllt, nicht als Add-on, sondern als Kern der Software.

Und der Anfang ist kostenlos: Der Start-Tarif ist 12 Monate gratis, keine Kreditkarte.