Betreuungsdienst Software 2026: Was wirklich zählt

Warum allgemeine Pflegesoftware oft nicht passt

Viele ambulante Betreuungsdienste versuchen zunächst, allgemeine Pflegesoftware oder sogar Excel für ihre Verwaltung einzusetzen. Das Problem: Diese Tools wurden für Pflegepflege (§37 SGB XI) entwickelt, nicht für Betreuungsleistungen (§45a/§45b SGB XI).

Die Unterschiede sind erheblich: Andere Abrechnungslogik, andere Dokumentationspflichten, anderes Budget-System. Eine Software die §45b-Jahresüberträge nicht kennt, ist für Betreuungsdienste schlicht ungeeignet.

Die 5 wichtigsten Kriterien

1. §45b-Abrechnung nativ unterstützt

Die Software muss die Besonderheiten des §45b-Entlastungsbetrags kennen: Monatslimit (131 €, Stand 2025 nach Dynamisierung gemäß §30 SGB XI), Jahresübertrag, Pflegekassen-spezifische Exportformate, Leistungsnachweis-Anforderungen. Ohne das sind Sie auf manuelle Workarounds angewiesen.

2. Budget-Monitoring pro Klient

Überschreitungen des §45b-Budgets werden von Pflegekassen nicht erstattet. Das Risiko trägt der Dienst oder der Klient. Automatische Warnungen bei 75% und 90% sind keine Kür, sondern Pflicht.

3. Einsatzplanung mit Konflikterkennung

Doppelbuchungen und Überschneidungen kosten Zeit und Geld. Eine gute Software erkennt Konflikte und schlägt Alternativen vor.

4. Digitale Leistungsnachweise

Papier-Leistungsnachweise verschwinden, werden unleserlich und kosten Archivierungsaufwand. Digitale Nachweise mit Klienten-Unterschrift (auch per Tablet) sind bei den meisten Pflegekassen akzeptiert.

5. Datenschutz und Hosting

Pflegedaten sind besonders sensibel (Art. 9 DSGVO). Achten Sie auf: Hosting in Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO, 2-Faktor-Authentifizierung, Audit-Logs.

Warum Alltagora?

Und der Anfang ist kostenlos: Der Basis-Tarif ist 60 Tage gratis (die ersten 10 Betriebe: 6 Monate), keine Kreditkarte.