Die Herausforderung
Die Lösung
Das Ergebnis
„Mit Alltagora konnten wir unsere Dienstplanung von acht auf eineinhalb Stunden pro Woche reduzieren. Die Mobile App nutzen meine Mitarbeiter sofort intuitiv — die Akzeptanz war von Tag 1 hoch."
Ambulanter Betreuungsdienst · 15 Mitarbeiter · 149 Klienten · Wesel, NRW
Der Pilotbetrieb hatte mit wachsender Klientenzahl zunehmende Probleme: Excel-Tabellen wurden unübersichtlich, §45b-Budgets liefen oft über, Dienstplanung kostete jede Woche 6+ Stunden manueller Arbeit.
−75%
Dienstplanung-Zeit
−18%
Fahrtzeit pro Tour
0 €
Verfallene §45b-Budgets
2 Tage
MDK-Vorbereitung
„Mit Alltagora konnten wir unsere Dienstplanung von acht auf eineinhalb Stunden pro Woche reduzieren. Die Mobile App nutzen meine Mitarbeiter sofort intuitiv — die Akzeptanz war von Tag 1 hoch."
Der ambulante Betreuungsdienst Goldener Herbst betreut Klienten in Wesel und Umgebung. Bis Mitte 2024 wurden Klientendaten, Leistungsnachweise und Abrechnungen in Excel-Tabellen geführt — eine Lösung, die bei der Gründung 2022 mit 8 Klienten noch funktionierte.
Ab 25 Klienten und 8 Mitarbeitern gerieten die Prozesse an ihre Grenzen:
Im Januar 2026 entschied sich der Goldene Herbst für eine Migration zu Alltagora. Die Stammdaten wurden über den CSV-Import migriert, alle 28 aktiven Klienten waren binnen 3 Tagen im System.
Phase 1 umfasste:
Im März 2026 wurden die Geo-Tourenoptimierung und das QM-Modul aktiviert. Die Einsatzpläne werden seitdem aus den Klienten-Adressen automatisch nach Cluster-Strategie gebildet — Mitarbeiter sehen ihre Tour als sortierte Liste in der Mobile App.
Bereits nach 12 Wochen waren die Effekte messbar:
Im Q3/2026 sind Multi-Filial-Strukturen geplant: Eine zweite Filiale in Duisburg soll im selben Alltagora-Tenant betrieben werden, mit getrennter Pflegekassen-Abrechnung aber zentraler Mitarbeiter-Stammdatenpflege.